Controleverordening Peelgemeenten 2017

Het Algemeen bestuur van het openbaar lichaam Peelgemeenten,

Gelet op:

Artikel 213 van de Gemeentewet, het besluit accountantscontrole decentrale overheden, de gemeenschappelijke regeling Peelgemeenten en de financiële verordening Peelgemeenten;

Besluit:

vast te stellen de controleverordening Peelgemeenten 2017

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.Accountant: een door het Algemeen bestuur benoemde:

• registeraccountant of

• accountant-administratieconsulent of

• organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken,

belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

b.Accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de benoemde accountant van:

• het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• het in overeenstemming zijn van de door het Dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• a. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

• b. Deelverantwoording: een in opdracht van het Algemeen bestuur ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de organisatie van de gemeenschappelijke regeling, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het Algemeen bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor de periode die wordt vastgesteld bij de aanbesteding.

• 2. Het Dagelijks bestuur bereidt in overleg met het Algemeen bestuur de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. Het Algemeen bestuur stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a. De toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  • b. De apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties);

  • c. De inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. De eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. De frequentie en inrichtingseisen van de eventuele aanvullende tussentijdse rapportering (niet zijnde het door het Dagelijks bestuur jaarlijks vastgestelde interne controleplan); en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar;

  • f. De posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • g. De producten van de gemeenschappelijke regeling of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 4. In afwijking van het gestelde in lid 3, letters d en e kan het Algemeen bestuur in het programma van eisen opnemen, dat het Algemeen bestuur jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststelt welke posten van de jaarrekening, producten van de gemeenschappelijke regeling en de organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringstoleranties hij daarbij dient te hanteren.

• 5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt het Algemeen bestuur voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging.

Artikel 3. Informatieverstrekking door Dagelijks bestuur

• 1. Het Dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het Dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het Dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni aan het Algemeen bestuur.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het Algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het Dagelijks bestuur aan het Algemeen bestuur en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant zal de controlewerkzaamheden in afstemming met de organisatie uitvoeren.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeenschappelijke regeling.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het Dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de gemeenschappelijke regeling zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het Dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het Dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.

• 2. Het Dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het Dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het Algemeen bestuur benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeenschappelijke regeling is.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het Algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het Dagelijks bestuur.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn uit aan de algemeen directeur en aan de adviseur control dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het Algemeen bestuur door de accountant aan het Dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het Dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt, voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in het Algemeen bestuur, het verslag van bevindingen met een voor dit doel door het Algemeen bestuur ingestelde vertegenwoordiging van het Algemeen bestuur, in aanwezigheid van de portefeuillehouder Financiën van het Dagelijks bestuur en ambtelijke ondersteuning.

Artikel 8. Bekendmaking en inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2017, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening van het verslagjaar 2017 en later.

Artikel 9. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: “Controleverordening Peelgemeenten 2017”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen bestuur van 21 december 2016.

Algemeen bestuur,

H.J. Mak

de voorzitter

H.J. Woltring

de secretaris