Besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Eemnes houdende vaststelling van het Handboek Vervanging BEL Combinatie 2016

Burgemeester en wethouders van Eemnes,

Gelet op Artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling,

BESLUITEN

Tot vervanging van de documenten (archiefbescheiden), zoals onder de noemer van het postproces worden ontvangen of verzonden door reproducties ingevolge artikel 6, lid 1 van het Archiefbesluit 1995

Van de navolgende archiefbescheiden, waarvan ingevolge de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (Selectielijst 2012) een percentage voor vernietiging – en een percentage voor blijvende bewaring in aanmerking komt.

Omschrijving van de te vervangen bescheiden:

De vervanging (voorheen substitutie) door reproducties omvat de archiefbescheiden zoals die de organisatie binnenkomen en uitgaan als onderdeel van het algemene postproces. Daartoe wordt per toe te kennen proces of zaaktype, op basis van de bovenvermelde selectielijst 2012 en de eigen zaaktypecatalogus, beoordeeld in hoeverre de informatie vernietigbaar, dan wel permanent te bewaren is.

Waarborgen van de belangen:

• a) De reproductie geschiedt op de wijze omschreven in het Handboek Vervanging BEL Combinatie 2016, zoals door ons vastgesteld d.d. 15 november 2016

• b) De reproductie van het desbetreffende archiefbescheiden is wenselijk vanuit oogpunt van ‘digitaal- en flexibel kunnen werken’ alsmede een efficiënte bedrijfsvoering en ruimtebesparing

• c) Het belang van de gegevens voor de gemeente Eemnes is gewaarborgd; de analoge documenten worden op een dusdanige wijze gescand dat er geen enkel verlies van gegevens optreedt

• d) Ook het belang van de gegevens voor recht- en bewijszoekenden, historisch onderzoek en de waarde als bestanddeel van het cultureel erfgoed is door het scanproces gewaarborgd

• e) De vervanging van analoge bestanden zullen periodiek worden vernietigd. De vernietiging gebeurt onder verantwoordelijkheid van het team Documentaire Informatie Voorziening

De gemeentearchivaris van Eemnes is bij de totstandkoming van het Handboek Vervanging betrokken geweest; diens opmerkingen zijn hierin opgenomen.

Tegen dit besluit kan iedere belanghebbende op grond van de artikelen 8:1 en 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht binnen 6 weken na de datum van bekendmaking schriftelijk bij burgemeester en wethouders bezwaar maken.

Aldus besloten in de vergadering van 15 november 2016

Burgemeester en wethouders van Eemnes

De secretaris

E.Ruizeveld de Winter

de burgemeester

R. van Benthem RA