Gewijzigde Procedureregels schaarse evenementen per 1 januari 2018

Inleiding

In deze procedureregels staat beschreven op welke wijze de burgemeester een selectie maakt bij schaarse evenementen. Onder Schaarse evenementen worden in dit beleid verstaan: evenementen die worden gehouden op een locatie waarvoor in het bestemmingsplan een maximumstelsel is opgenomen.

Wanneer is er sprake van een selectieprocedure?

De burgemeester past deze selectie toe indien het aantal aanvragen/meldingen voor de organisatie van evenementen in een jaar op een bepaalde locatie, het aantal dat daar is toegestaan op grond van het vigerende bestemmingsplan, overstijgt.

Systematiek

• a. Plaatsing op het evenementenschema

Een organisator van een evenement moet zijn evenement vóór 1 augustus van het voorafgaande jaar melden bij de afdeling Uitvoering, vakgroep Vergunningen van de gemeente Best voor plaatsing op het evenementenschema. Dit moet door verzending van een mail naar de vergunningenpostbus: vergunningen@gembest.nl. In de mail moet de organisator de volgende punten vermelden:

- de naam van het evenement,

- de omschrijving van het evenement,

- de exacte locatie van het evenement,

- de datum of data en de op- en afbouwdagen.

• b. Aantal evenementen per organisator

Indien blijkt dat het aantal evenementen dat is gemeld op de wijze zoals omschreven onder a, het aantal in het bestemmingsplan toegestane evenementen overstijgt, dan geldt een maximering van het aantal evenementen per organisator. Het aantal toegestane evenementen wordt gelijk onder de gegadigden verdeeld. Indien dit geen uitkomst biedt (bijvoorbeeld in verband met oneven aantallen of meer organisatoren dan beschikbare evenementen) dan wordt er geloot onder toezicht van de burgemeester. Ook bij deze loting is een zo gelijk mogelijke verdeling van evenementen onder de gegadigden het uitgangspunt. De afgevallen organisator(en) moet(en) een andere locatie zoeken of een omgevingsvergunning aanvragen voor het afwijken van het bestemmingsplan.

• c. Evenementen op de kalender hebben voorrang

  Indien een organisator een evenementvergunning aanvraagt of een melding indient op grond van artikel 2.25 APV en zich niet op de onder a beschreven wijze heeft gemeld, dan geldt het volgende. Er is slechts ruimte voor dit evenement indien het bestemmingsplan, na aftrek van de wel gemelde evenementen, nog ruimte biedt. De afgevallen organisator(en) moet(en) een andere locatie zoeken of een omgevingsvergunning aanvragen voor het afwijken van het bestemmingsplan.

Overgangsbepaling

Deze gewijzigde regels treden per 1 januari 2018 in werking.

Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 19 december 2017.