Regeling Buurtbudget 2018 e.v.

Artikel 1

1. Inleiding

Sinds 2012 kent de gemeente Best het buurtbudget, sinds 2013 structureel in de begroting opgenomen onder de post Integrale wijkontwikkeling, met een jaarlijks bedrag van € 40.000,00. Voor u ligt de Regeling Buurtbudget 2018.

Met de Regeling Buurtbudget wil de gemeente Best stimuleren dat actieve bewoners zelfstandig activiteiten ontwikkelen en uitvoeren die de leefbaarheid en / of sociale verbondenheid in de buurt verbeteren. Het beleidsakkoord 2014-2018, ‘Verbinden met daadkracht’, vermeldt: “Er komt meer ruimte voor eigen initiatieven, waarbij in overleg bekeken wordt hoe voor dit doel de diverse beschikbare budgetten in de begroting worden ingezet.” Ook in het vastgestelde Wmo-beleidskader en de notitie Inwoners- en overheidsparticipatie is het stimuleren en faciliteren van inwonersinitiatieven verankerd.

Het buurtbudget kent de gemeente toe aan initiatieven van inwoners en/of buurt- of wijkorganisaties. Het bedrag staat als budget onder beheer van de gemeente, maar door het toetsen van draagvlak voor hun initiatief bepalen inwoners mee wat ermee gebeurt.

De voorwaarden worden zo eenvoudig mogelijk gehouden, zodat de regeling én het algemeen belang dient én draagvlak en zelfwerkzaamheid stimuleert.

Allerlei soorten initiatieven zijn mogelijk, zolang ze bijdragen aan de doelstellingen van het buurtbudget (genoemd onder 2.). Voorbeelden: buurtsportmiddag, aanbrengen van meer groen in de buurt, straat- en buurtfeesten, een blikvanger, bankje, kunstproject, bloembollen in het gemeentegazon, tegels tegen zinloos geweld, minibieb, een bijdrage aan het opknappen van speeltoestellen/speelplein, … .

Evaluatie Regeling Buurtbudget 2017

De Regeling Buurtbudget 2017 is geëvalueerd onder de initiatiefnemers van 2017 en de bewonersoverleggen. Van de 58 benaderde mensen hebben er 30 gereageerd, dit is ruim 50%.

Uit deze evaluatie zijn de volgende aandachtspunten voor de regeling gekomen:

• Ruim driekwart van de respondenten vindt de aanvraagprocedure eenvoudig genoeg en vindt het belangrijk dat men niet zomaar geld krijgt.

• Ruim twee derde van de respondenten vindt de rol van WBO prima. Vooral de – indien nodig - ondersteunende rol wordt daarbij als toegevoegde waarde gezien.

• Bijna de helft van de respondenten heeft geen ervaring met het Bewonersoverleg in het proces van het buurtbudget. Respondenten geven aan het goed te vinden dat het Bewonersoverleg geen extra schakel is in het proces, maar wel op de hoogte worden gebracht van de lopende aanvragen.

• Ruim 90% van de respondenten is positief over de rol van de gemeente. Enkelen vragen wel aandacht voor integrale beoordeling van aanvragen – ook met de aanvrager -, zodat later over de uitvoering geen discussie is.

• Men is verdeeld over de vorig jaar ingevoerde 50%-regel. Breed wordt wel belangrijk gevonden dat meerdere initiatieven in een wijk de kans moeten krijgen.

• Twee derde van de respondenten is tevreden over de deadlines van vorig jaar (1 maart en 1 mei, daarna open) en ruim 80 % is voor het behoud van de verdeling van budget per wijk in het eerste deel van het jaar.

• Twee derde van de respondenten vindt het redelijk om een maximum bedrag per initiatief in te stellen. Over de hoogte van dit maximum is men verdeeld. De suggestie wordt gedaan om die te laten afhangen van het doel en de reikwijdte van een initiatief en een goede onderbouwing te vragen van het gevraagde bedrag.

• Bijna 90% van de respondenten is van mening dat de huur van serviesgoed, tafels, stoelen en tenten niet uit het buurtbudget moet worden vergoed.

Regeling Buurtbudget 2018 e.v.

In de Regeling Buurtbudget 2018  e.v. zijn de uitkomsten van deze evaluatie verwerkt.

Deze beschrijft:

- de doelstellingen en voorwaarden van het buurtbudget in Best;

- het beschikbare budget en de verdeling ervan;

- de toetsing en besluitvorming;

- de rollen van de diverse betrokkenen;

- de aanvraagprocedure.

Bovendien vermeldt de regeling meer over de communicatie en rapportage.

2. Doelstellingen en voorwaarden

Doelstellingen

Met de Regeling Buurtbudget wil de gemeente Best bijdragen aan de volgende doelstellingen:

• Stimuleren en ondersteunen van zoveel mogelijk en zo divers mogelijke inwonersinitiatieven die de leefbaarheid en sociale verbondenheid in de wijken/buurten vergroten.

• Zaken die inwoners realiseren of activiteiten die zij uitvoeren kennen een breed draagvlak onder inwoners.

• Vergroten van de betrokkenheid van bewoners bij hun buurt en buurtgenoten.

• De gemeente sluit meer aan bij de behoefte in de buurt/wijk: meer vraaggericht werken.

• (Meer) bewoners en (nieuwe) groepen in de buurt krijgen de kans om mee te doen.

• Bewoners krijgen een grotere beslissingsbevoegdheid door draagvlakonderzoek en (indien noodzakelijk) wijkraadpleging.

Voorwaarden algemeen

Indiener

• Alleen inwoners en vrijwilligersorganisaties uit Best kunnen buurtbudget aanvragen.

Indienen en uitvoering

• Aanvragen moeten schriftelijk of digitaal met het op de website van de gemeente

• Aanvragen moeten tijdig voor het plaatsvinden van de activiteit (richtlijn: minimaal 3 weken vooraf) compleet bij WBO worden aangeleverd.

• Indienen kan het gehele jaar, zolang er nog budget beschikbaar is. Aanvragen worden in 3 periodes beoordeeld: januari – februari, maart – april, mei – december. Nadere details over de verdeling van het budget staan onder

• Indiener dient bij de aanvraag een begroting in, die duidelijk de uitgaven én inkomsten van het initiatief inzichtelijk maakt. De uitgaven zijn onderbouwd met prijsopgaven / offertes en inclusief BTW vermeld. WBO kan desgewenst de aanvrager ondersteunen om dit goed te doen.

• Het initiatief moet in het jaar van toekenning worden uitgevoerd en in Best plaatsvinden (bij voorkeur in de eigen buurt).

• Het initiatief mag pas plaatsvinden en te declareren kosten mogen pas worden gemaakt ná goedkeuring van de buurtbudgetaanvraag. Kosten die al vóór goedkeuring worden gemaakt, kunnen níet worden gedeclareerd.

• Toegekende bedragen zijn inclusief BTW.

Inhoudelijk

• Aanvragen moeten bijdragen aan de doelstellingen van het buurtbudget.

• Het is niet mogelijk om te sparen voor investeringen die niet uit het budget van één jaar kunnen komen.

• Binnen het buurtbudget kunnen bedragen niet voor meerdere jaren vooraf worden geclaimd. Hiervoor kan wellicht een subsidieaanvraag uitkomst bieden (bv. wmo-subsidie).

• Initiatieven mogen niet strijdig zijn met het algemeen geldend recht en het gemeentelijke beleid (bijvoorbeeld het geldende bestemmingsplan, beleidsnota’s).

• Initiatieven zijn ten gunste van meer bewoners dan alleen de initiatiefnemer(s).

• Er moet draagvlak zijn voor het initiatief. Bij het indienen van de aanvraag toont de aanvrager dit aan. WBO kan hierbij ondersteunen.

• De bewoners leveren zelf een actieve bijdrage aan het initiatief. Bij het indienen van de aanvraag geeft de aanvrager duidelijk aan hoe.

• WBO kan aanvragers desgewenst ondersteunen bij het goed opstellen van hun aanvraag en bij de draagvlaktoets.

• Per initiatief wordt maximaal € 1.500,00 toegekend. Indien meer geld nodig is voor een initiatief zoekt de initiatiefnemer aanvullende bronnen van inkomsten. Wil hij of zij toch een hogere bijdrage uit het buurtbudget? Dan moet de initiatiefnemer bij het indienen van de aanvraag toelichten waarom dit gezien de doelstellingen van het buurtbudget redelijk zou zijn. De gemeente neemt hierover dan een besluit.

• Buurtbarbecues etc.:

• a. Van een buurtbarbecue, straat-, buurt- of wijkfeest (of een vergelijkbaar initiatief) worden alleen eten en drinken (excl. alcohol) en gebruik van barbecue, gas en/of kolen vergoed.

• b. Alcoholische dranken worden niet vergoed.

• c. Vanaf het tweede jaar dat een buurtbarbecue, straat-, buurt- of wijkfeest (of een vergelijkbaar initiatief) wordt georganiseerd moet hieraan gekoppeld een andere activiteit plaatsvinden. Deze moet bijdragen aan de doelstellingen van het buurtbudget.

• d. Voor een buurtbarbecue, straat-, buurt- of wijkfeest (of een vergelijkbaar initiatief) is maximaal € 7,50 per deelnemer beschikbaar. Wanneer dit initiatief voor het eerst wordt georganiseerd is hiervoor maximaal € 500,00 beschikbaar. Vanaf het tweede jaar dit bedrag maximaal € 250,00, én moet hieraan gekoppeld een andere activiteit plaatsvinden die bijdraagt aan de doelstellingen van het buurtbudget. Voor deze activiteit kan maximaal € 200,00 buurtbudget worden aangevraagd.

Voorwaarden openbare ruimte

Bij ingrepen/voorzieningen in de openbare ruimte gelden aanvullend op de Voorwaarden algemeen de volgende voorwaarden:

• 1. Er is altijd overeenstemming met de gemeente nodig.

• 2. De ingreep of voorziening moet omkeerbaar zijn.

• 3. De gemeente is verantwoordelijk voor de veiligheid en verzekering van aangebrachte voorzieningen. Het beheer en onderhoud maken deel uit van het initiatief. Vooraf maken gemeente en initiatiefnemer(s) hierover afspraken en de gemeente legt deze vast in een brief aan de initiatiefnemer en het Bewonersoverleg (opties zijn: initiatiefnemers doen het zelf, schakelen een derde in of vragen de gemeente het onderhoud te doen). Kosten die voor dit onderhoud moeten worden gemaakt (ook indien dit door de gemeente gebeurt), kunnen, binnen redelijkheid, uit het buurtbudget worden betaald.

• 4. Is

3. Beschikbaar budget en verdeling

Beschikbaar budget

• In de gemeentebegroting is een jaarlijks budget opgenomen van € 40.000,00 voor het buurtbudget.

• Buurtbudget dat niet is besteed vloeit terug naar de algemene middelen van de gemeente.

Verdeling budget

Het buurtbudget wordt in 3 periodes toegekend:

• januari – februari

• maart – april

• mei - december

In de eerste twee periodes (januari tot en met april) is per wijk een wijkbedrag beschikbaar op basis van het aantal wijkbewoners per peildatum 1 januari van het voorafgaande kalenderjaar en is het streven om minimaal twee initiatieven per wijk mogelijk te maken. Wil een initiatiefnemer in de eerste twee periodes toch aanspraak maken op het gehele wijkbudget? Dan neemt de gemeente hierover een beslissing, op basis van input van de wijkbewoners (via een wijkraadpleging door het betreffende Bewonersoverleg, evt. met ondersteuning van WBO).

• Januari – februari: bedrag beschikbaar per wijk; na de

• Maart – april: restant wijkbedrag beschikbaar per wijk; na de

• Mei – december: restanten van alle wijkbedragen worden samengevoegd en zijn voor geheel Best beschikbaar. Beoordeling en

4. Toetsing en besluitvorming

Om recht te doen aan de doelstellingen van het buurtbudget is het vanzelfsprekend dat in ieder geval een deel van de besluitvorming bij de bewoners ligt. Dit gebeurt via het vereiste aan te tonen draagvlak bij elke aanvraag.

WBO toetst vervolgens inkomende aanvragen op volledigheid, juistheid en of deze passen binnen de doelstellingen van het buurtbudget. Ook ondersteunt WBO aanvragers om te komen tot een volledig en goed ingevulde aanvraag. Na akkoord op de te toetsen punten stuurt WBO de aanvraag door naar de gemeente.

De gemeente toetst de aanvragen op diverse aspecten:

• recht en regelgeving;

• mate van bijdrage aan de doelstellingen van de Regeling buurtbudget;

• het aangetoonde draagvlak.

Op basis van deze toetsing neemt de gemeente een besluit over de aanvraag en informeert hierover de initiatiefnemer, WBO en het betreffende Bewonersoverleg.

Mocht een situatie daartoe aanleiding geven, dan organiseert het Bewonersoverleg van de betreffende wijk overleg. Soms volstaat een overleg met alleen de betreffende initiatiefnemers, een andere keer kan een wijkraadpleging nodig zijn om een besluit te nemen. De vorm waarin deze plaatsvindt is aan het betreffende Bewonersoverleg vrij in te vullen, in samenspraak met de initiatiefnemers, andere bewoners en desgewenst WBO. Voorbeelden: een stemformulier, een prioriteringsavond of een stemming via internet.

Zo’n wijkraadpleging wordt vooraf breed bekend gemaakt zodat iedereen in de wijk de kans heeft om mee te beslissen over de besteding van het beschikbare budget.

Onvoorziene situaties

In situaties waarin deze regeling niet voorziet beslist de gemeente (coördinator integrale wijkontwikkeling). Deze beslissing wordt genomen na voorafgaande afstemming met de betreffende initiatiefnemer(s), WBO en het betreffende bewonersoverleg. Ook vragen, knelpunten en problemen kunnen aan de gemeente worden voorgelegd.

5. Rollen

Bewoners

• initiatief nemen;

• zorgen voor en aantonen van draagvlak;

• indienen van complete aanvraag;

• uitvoeren van het initiatief;

• regelen dat de kosten op juiste wijze worden betaald cq. gedeclareerd. 

  Bewonersoverleg

• communicatie over het buurtbudget: stimuleren gebruik;

• organiseren wijkraadpleging indien noodzakelijk – in samenspraak met initiatiefnemers en desgewenst WBO en terugkoppeling van de uitkomst van de wijkraadpleging aan initiatiefnemers en bewoners;

• desgewenst ondersteunen van initiatiefnemers;

• inspireren van initiatiefnemers om aan hun initiatief meer bekendheid te geven (via nieuwsbrieven, website, artikel in Groeiend Best).

WBO

Binnen de subsidieafspraken uitvoeren van de volgende taken:

Ondersteuning

• aanvragers -indien nodig en gewenst- helpen bij het indienen van hun aanvraag en desgewenst ondersteunen bij de uitvoering, zonder het initiatief over te nemen.

• het Bewonersoverleg desgewenst ondersteunen bij het organiseren van een wijkraadpleging.

• geven van handreikingen, zonder het initiatief over te nemen.

Behandelen aanvragen

• toetsen van inkomende aanvragen op volledigheid, juistheid en of deze passen binnen de doelstellingen van het buurtbudget.

• bij akkoord op deze punten de aanvragen direct doorsturen naar de gemeente en hierover de initiatiefnemers en het betreffende Bewonersoverleg informeren.

• bijhouden van een overzicht van de ingediende buurtbudgetaanvragen en van de voortgang van de uitvoering (inhoudelijk). Waar relevant betrekt WBO het betreffende Bewonersoverleg.

Gemeente (coördinator integrale wijkontwikkeling)

Behandelen aanvragen

• tijdige toetsing van en beslissing over de door WBO doorgestuurde aanvragen;

• terugkoppelen van het besluit naar de initiatiefnemers en de betreffende bewonersoverleggen;

Communicatie

• verzorgen van gemeentebrede communicatie over buurtbudgetten;

• volgen van de uitvoering van initiatieven;

Betaling

• facturen / declaraties tijdig betalen

• bijhouden van een (o.a. financieel) overzicht.

GOEB

Stimuleren van een uitwisseling van ideeën en ervaringen tussen de bewonersoverleggen op gebied van wijkraadpleging, communicatie, geslaagde initiatieven et cetera.

6. De procedure, schematische weergegeven

6.1. Wie kan de aanvraag indienen?

Bent u een bewoner van Best op niet-commerciële intstantie?

- nee: helaas, u kunt geen aanvraag indienen.

Ja: Voldoet uw voorstel aan de doelstellingen en voorwaarden van het buurtbudget?

- nee: helaas, u kunt geen aanvraag indienen.

Ja: u kunt een aanvraag indienen, ga naar stap 2.

6.2. Hoe verloopt het indienen van een aanvraag?

Vul uw voorstel in op het aanvraagformulier (www.gemeentebest.nl/buurtbudget).

- Dien uw aanvraag in bij WBO (buurtbudget@wbo.nl). Dit kan heel het kalenderjaar.

Kort na 1 maart en 1 mei worden de tot dan ingediende aanvragen per wijk in behandeling genomen en wordt een besluit genomen. Blijkt dat na 1 mei nog budget over is, dan worden de wijkbedragen samengevoegd en (complete) aanvragen voor initiatieven uit heel Best op volgorde van binnenkomst behandeld.

- WBO toetst of uw aanvraag aan de voorwaarden voldoet, of u het formulier goed hebt ingevuld en de gevraagde bijlagen hebt bijgevoegd (buurtbudget@wbo.nl). 

Indien nodig ondersteunt WBO u bij het indienen van uw aanvraag.

- De gemeente toetst uw aanvraag op diverse aspecten:

• 1. recht en regelgeving;

• 2. mate van bijdrage aan de doelstellingen van de Regeling buurtbudget;

• 3. het aangetoonde draagvlak.

Op basis van deze toetsing neemt de gemeente een besluit over de aanvraag.

- Bij voorstellen waarin zaken in de openbare ruimte worden geplaatst maken gemeente en initiatiefnemer vooraf afspraken over het onderhoud.

- Indien een situatie hiertoe aanleiding geeft organiseert het bewonersoverleg afstemming met de initiatiefnemers. Eventueel vindt een wijkraadpleging plaats: de wijkbewoners kiezen het beste voorstel/de beste voorstellen.

- Uitvoering van het initiatief

- Financiële afhandeling

7. Communicatie

Gemeente

Primair communiceert de gemeente over de buurtbudgetten. Daarbij nodigt ze alle bewoners van Best uit met initiatieven te komen en deze in te dienen bij WBO. Ze wil hierbij zoveel mogelijk doelgroepen bereiken en zet daarom diverse media in.

Bewonersoverleggen

Ook het Bewonersoverleg communiceert over het buurtbudget om wijkbewoners te stimuleren ervan gebruik te maken. Indien het Bewonersoverleg daarvoor geld nodig heeft, wordt dit gehaald uit de jaarlijkse beschikbare subsidie voor het Bewonersoverleg en niet uit het buurtbudget.

8. Rapportage

De gemeente stelt jaarlijks voor het college een jaarrapportage op over de totale bestedingen per wijk en de aard van de bestedingen.