Gewijzigde verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016

Z-2017/054370

 

De raad van de gemeente Aalsmeer;

 

gelet op het advies van het seniorenconvent;

gelet op artikel 33, lid 3 van de Gemeentewet;

 

besluit

  • artikel 9 lid 2 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016 te wijzigen in “De griffier voert de interne controle uit op de uitgaven van de fracties. De accountant brengt een rapport van bevindingen uit over deze interne controle.”

  • artikel 9 lid 4 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016 te wijzigen in “Het verschil tussen de door de raad vastgestelde uitgaven en het reeds ontvangen voorschot over dat jaar wordt verrekend met het voorschot van het lopend jaar.”

Met dit besluit komt de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016 als volgt te luiden:

 

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1  

  • 1.

    Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

    • c.

      bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

  • 2.

    De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

  • 3.

    Als de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de gemeentesecretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist.

  • 4.

    De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Als de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2. Verlenen van ambtelijke bijstand

  • 1.

    Ambtelijke bijstand wordt aan een raadslid verleend, tenzij:

    • a.

      het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      dit het belang van de gemeente kan schaden;

    • c.

      inwilliging een te grote aanslag op de ambtelijke capaciteit tot gevolg heeft.

Artikel 3. Weigering verzoek om ambtelijke bijstand

  • 1.

    De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van artikel 2 wordt geweigerd.

  • 2.

    Als de gemeentesecretaris de bijstand op grond van artikel 2 weigert deelt hij zijn besluit gemotiveerd mee aan de voorzitter van de raad, de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

  • 3.

    Als het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan het betrokken raadslid via de griffier het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

  • 1.

    Als een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand kan het betrokken raadslid via de griffier hierover in overleg treden met de gemeentesecretaris.

  • 2.

    Als overleg met de gemeentesecretaris als bedoeld in lid 1 niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Paragraaf 2: Fractiebudgetten

Artikel 5. Recht op financiële vergoeding

  • 1.

    Binnen de begroting wordt jaarlijks ruimte vrijgemaakt voor een financiële vergoeding voor de fracties.

  • 2.

    De fracties, zoals bedoeld in artikel 7 van het reglement van orde voor de raad van Aalsmeer, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

  • 3.

    Deze bijdrage bestaat uit een vast jaarlijks budget van € 32.825,00. De fracties ontvangen een vast deel per fractie en een bedrag per raadszetel. Een bedrag van € 15.000,00 wordt verdeeld over het aantal in de raad deelnemende fracties. Naast een bedrag per fractie, wordt een bedrag van € 17.825,00 gedeeld door het aantal raadszetels.

Artikel 6. Besteding financiële vergoeding

  • 1.

    Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

  • 2.

    De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen.

Artikel 7. Voorschot bijdrage fractieondersteuning

  • 1.

    De bijdrage voor fractieondersteuning wordt voor 30 april van een kalenderjaar, als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

  • 2.

    In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 8. Gevolgen wijzigen fractie

  • 1.

    Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage:

    • a.

      Bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

    • b.

      Bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • 2.

    Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 5, derde lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken gesplitste fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

  • 3.

    Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit artikel 5, derde lid.

Artikel 9. Verantwoording, controle en verrekening

  • 1.

    Elke fractie legt, binnen drie maanden na afloop van een kalenderjaar verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning door middel van een format onder overlegging van een verslag aan de griffier, met de onderliggende betalingsbewijzen.

  • 2.

    De griffier voert de interne controle uit op de uitgaven van de fracties. De accountant brengt een rapport van bevindingen uit over deze interne controle.

  • 3.

    De vastgestelde verantwoording wordt gepubliceerd op de website van de gemeente Aalsmeer.

  • 4.

    Het verschil tussen de door de raad vastgestelde uitgaven en het reeds ontvangen voorschot over dat jaar wordt verrekend met het voorschot van het lopend jaar.

Paragraaf 3. Slotbepalingen

Artikel 10. Inwerkingtreding

Deze gewijzigde verordening treedt in werking de dag nadat de wijziging is vastgesteld.

Artikel 11. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als "Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Aalsmeer 2016".

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 december 2017.

De griffier,

O. van Kolck

De voorzitter,

J.J. Nobel

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1. Ambtelijke bijstand

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijkt. Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard, dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid contact opnemen met de griffier die het verzoek kan neerleggen bij een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie. Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Deze rechten zijn veelal uitgewerkt in het reglement van orde voor de raad, het reglement van orde voor het college en de verordening op de raadscommissies.

 

Er is voor gekozen de griffier te noemen als centrale functionaris. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal de gemeentesecretaris de ambtenaar die de bijstand verleent moeten aanwijzen. De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

 

In de gehele verordening is er voor gekozen een onderscheid aan te brengen tussen ambtenaren en medewerkers van de griffie. Als er over ambtenaren gesproken wordt, worden ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie bedoeld die onder gezag van het college staan en worden dus niet griffiemedewerkers bedoeld.

 

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de gemeentesecretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

 

Artikelen 2 en 3. Verlenen / weigeren ambtelijke bijstand

Beoordeling of een van de in artikel 2 en 3 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie.

 

Wat verstaan moet worden onder art. 2 lid 1b "het belang van de gemeente" is niet te definiëren. Het is een ruim begrip dat per situatie en dan ook in combinatie met het woord "schaden" moet worden beoordeeld. Wordt een verzoek om ambtelijke bijstand om reden van art. 2 lid 1b geweigerd, dan zal dat nadrukkelijk gemotiveerd worden. Die motivering kan desgewenst betwist worden via de geschillenregeling, genoemd in artikel 4.

 

In artikel 4 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede dat hij hierover overleg voert met de gemeentesecretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover de burgemeester verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

 

Artikel 4. Geschil over ambtelijke bijstand

Ook indien - naar de mening van het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de gemeentesecretaris.

 

Artikel 5. Recht op financiële vergoeding

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. De vergoeding is gebaseerd op het bestaande maximum.

 

Artikel 6. Besteding financiële vergoeding

De fracties wordt grotendeels de vrijheid gelaten wat betreft de inhoudelijke besteding van de fractieondersteuning. Minimumvoorwaarde is wel dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Verder is een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet mag worden gebruikt. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden kun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. Omdat het bij uitstek om politieke ondersteuning gaat, kan deze inhoudelijk niet te zeer gedetailleerd geregeld worden. Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van de personen die de fracties eventueel ondersteunen.

 

In de volgende gevallen is wel sprake van geoorloofde uitgaven in het kader van de toepassing van deze verordening:

-   uitgaven aan politieke verenigingen als daar een aanwijsbare tegenprestatie tegenover staat;

-   kosten voor teambuilding, coaching, workshops en trainingen voor leden van de fractie;

-   vergoedingen aan de fractieassistenten, onbelast en conform de maximale norm vrijwilligersvergoeding van de belastingdienst (thans € 1.500,00 maximaal per jaar).

 

Artikel 7. Voorschot bijdrage fractieondersteuning

De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst. Het is logisch dat het aangepast wordt aan de nieuwe verhoudingen in de raad. Als blijkt dat het geld onrechtmatig is besteed zal dat moeten worden terugbetaald.

 

Artikel 8. Gevolgen wijzigen fractie

Het spreekt vanzelf dat de bijdrage aangepast zal moeten worden aan veranderde politieke verhoudingen in de raad.

 

Artikel 9. Verantwoording en controle

De verantwoording van de besteding van de fractiebijdragen van de fracties zijn openbare stukken. Het is een verantwoording van de fracties hoe zij om gaan met de hun ter beschikking gestelde publieke gelden.

 

De griffie controleert de uitgaven van de fracties aan de hand van de voorgeschreven regels. De accountant rapporteert aan de griffie over de door de griffie gedane controle en bevindingen. De griffie stelt vervolgens de totale rapportage op over de verantwoording.

 

De vastgestelde verantwoording wordt gepubliceerd op de website van de gemeente Aalsmeer.

 

Naar boven