Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein

het dagelijks bestuur van het openbaar lichaam UW Samenwerking en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Montfoort en IJsselstein, ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft;

gelet op artikel 14 van de financiële verordening gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking 2014, de financiële verordening gemeente Montfoort 2010 en de financiële verordening gemeente IJsselstein 2011;

Besluiten:

• I Vast te stellen de als bijlage bij dit besluit gevoegde budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein.

• II. De op 15 april 2014 door de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Montfoort en IJsselstein en op 7 april 2014 door het dagelijks bestuur van UW Samenwerking vastgestelde “Budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein”, in te trekken op 1 maart 2017.

• III Te bepalen dat deze regeling in werking treedt op de dag na de dag van bekendmaking en terug werkt tot en met 1 januari 2017.

Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van Montfoort, gehouden op 14 maart 2017.

M.P.C. Gadella-van Gils

de secretaris

P.J. van Hartskamp-de Jong

de burgemeester

Aldus besloten in de vergadering van burgemeester en wethouders van IJsselstein, gehouden op 28 februari 2017.

J. Pol

de secretaris

mr. P.J.M. van Domburg

de burgemeester

Aldus besloten in de vergadering van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling UW-Samenwerking, gehouden op 27 februari 2017.

J. Pol

de secretaris

mr. P.J. van Hartskamp-de Jong

de voorzitter

Inleiding

De budgethoudersregeling is gebaseerd op de wettelijke en interne grondslag(en) vastgelegd in:

• de Gemeentewet, art. 212 lid 1

• de financiële verordening 212 UW Samenwerking

• de financiële verordening 212 IJsselstein

• de financiële verordening 212 Montfoort

Doelstelling

Om een verantwoorde inzet van verkregen middelen te waarborgen is het van belang een goede budgetdiscipline in acht te nemen. Met de voorliggende regeling worden de hiervoor noodzakelijke kaders nader bepaald. Concreet gaan wij in op alle facetten van financieel beheer en de verantwoording die het budgethouderschap met zich meebrengt.

Reikwijdte

In deze budgethoudersregeling worden de spelregels bepaald voor:

• het openbaar lichaam UW Samenwerking;

• de gemeente IJsselstein;

• de gemeente Montfoort;

Begroting openbaar lichaam

Het algemeen bestuur van UW Samenwerking stelt jaarlijks voor 15 juli de begroting voor het komende jaar vast. Hierin is het beleid uitgestippeld en zijn de daarvoor noodzakelijke middelen op programmaniveau toegewezen.

Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de uitvoering binnen de door het algemeen bestuur van UW Samenwerking vastgestelde beleidskaders. Hiervoor wordt de begroting vertaald naar een programmaraming. Daarin wordt per onderdeel aangegeven welke taken worden gerealiseerd en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn gesteld.

Programmabegroting gemeenten

De gemeenteraden van IJsselstein en Montfoort stellen de programmabegroting jaarlijks voor 15 november vast. Hierin is het beleid voor het komende jaar uitgestippeld en zijn de daarvoor noodzakelijke middelen op programmaniveau toegewezen.

Het college van B&W draagt zorg voor de uitvoering binnen de door de gemeenteraad vastgestelde beleidskaders. Hiervoor wordt de programmabegroting vertaald naar taakvelden. Daarin wordt per onderdeel aangegeven welke taken worden gerealiseerd en welke middelen daarvoor beschikbaar zijn gesteld.

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepaling

In deze regeling wordt verstaan onder:

• begroting:

  de begroting omvat het geheel aan taken en activiteiten dat nodig is om een beoogd maatschappelijk effect te behalen. Ze heeft een kaderstellende functie: ze wijst financiële middelen toe aan programma’s en autoriseert de besteding van die middelen;

• -begrotingswijziging:

  betreft de verschuiving van budgetten tussen programma`s en dekkingsmiddelen. Deze worden door het dagelijks bestuur c.q. college ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur c.q. de gemeenteraad;

• college:

  het college van burgemeester en wethouders van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten;

• budget:

  een door het dagelijks bestuur dan wel het college in de taakveldraming van een bepaald jaar beschikbaar gesteld bedrag voor het realiseren van een taak binnen een door het algemeen bestuur dan wel de gemeenteraad vastgesteld programma en het daaraan gekoppelde beleid en/ of activiteiten of prestaties. Dit omvat zowel de exploitatie als investeringen;

• financieelmandaat:

  de bevoegdheid van een ambtenaar aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten en aan wie de bevoegdheid is gemandateerd om een overeenkomst tot levering van goederen en/of diensten en/of aanneming c.q. gunning van werken aan te gaan en om ten laste hiervan bestedingen te verrichten. Om budgetten te kunnen aanwenden kan het nodig zijn dat bepaalde bestuursrechtelijke, privaatrechtelijke of feitelijke handelingen worden verricht. De budgethouder mag niet automatisch op grond van zijn budgethouderschap de nodige bijbehorende rechtshandelingen verrichten, maar kan hiervoor aparte mandaten, volmachten en machtigingen nodig hebben van het ter zake bevoegd bestuursorgaan. Deze zijn te vinden in het mandaatregister UW Samenwerking.

• hoofdbudgethouder:

  de algemeen directeur van UW Samenwerking;

• programmaregisseur

  de door de hoofdbudgethouder aangewezen medewerker die eindverantwoordelijk is voor het hem toegewezen programma, het aanspreekpunt is van dit programma en die een of meerdere budgethouders aanwijst;

• budgethouder:

  de medewerker die verantwoordelijk is voor de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten en het aanwijzen van een of meerdere budgetbeheerders.;

• budgetbeheerder:

  de medewerker die onder verantwoordelijkheid van de budgethouder belast is met de realisering van de taakstellingen verbonden aan de hem toegewezen budgetten;

• taak:

  het resultaat van samenhangend handelen, meetbaar gemaakt in tijd, geld en kwaliteit (met product wordt hier ook kostenplaats of voorziening bedoeld of een combinatie van kostenplaats met een kostensoort);

• taakveldraming:

  een gedetailleerde uitwerking van de taakveldbegroting;

• technische begrotingswijziging:

  de verschuiving van budgetten binnen of tussen taakvelden binnen één programma;

• verplichtingen:

  de overeenkomsten tot de levering van goederen en/of verlening van diensten aan en/of door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten en het openbaar lichaam, de aanneming van werken voor of door de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten, of de besteding van de voor subsidies, gemeenschappelijke regelingen of anderszins beschikbaar gestelde bedragen.

Artikel 2 Vaststelling budgetten gemeenten

• 1. Jaarlijks, voor een door het college vast te stellen datum, leveren de hoofdbudgethouder en de programmaregisseurs aan het college de gegevens ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar op te stellen gemeentebegroting aan.

• 2. Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door de raad en/of het college vastgestelde kaders.

• 3. Indien in de begroting de prestaties, zowel kwantitatief als kwalitatief, niet of onvoldoende zijn te beschrijven zullen tussen het college en de hoofdbudgethouder specifieke afspraken worden gemaakt.

Artikel 3 Vaststelling budgetten openbaar lichaam UW Samenwerking

• 1. Jaarlijks, voor een door het dagelijks bestuur vast te stellen datum, leveren de hoofdbudgethouder en de programmaregisseurs aan het dagelijks bestuur de gegevens ten behoeve van de voor het volgende kalenderjaar op te stellen begroting aan.

• 2. Bij het opstellen wordt rekening gehouden met de door het algemeen bestuur en/of dagelijks bestuur vastgestelde begrotingsrichtlijnen.

Hoofdstuk 2 Budgethouderschap

Artikel 4 Hoofdbudgethouder (algemeen directeur), programmaregisseur en budgethouder

• 1. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting van het openbaar lichaam UW Samenwerking ligt in handen van het dagelijks bestuur.

• 2. De uitvoering wordt door het dagelijks bestuur opgedragen aan de hoofdbudgethouder. De hoofdbudgethouder draagt de uitvoering op aan een programmaregisseur. De programmaregisseur is ook de budgethouder, tenzij het budgethouderschap overgedragen wordt aan een budgethouder. Als budgethouder kunnen worden aangewezen:

  • a. Accounthouder (opdracht aan bedrijf)

  • b. Projectleider (opdracht aan project)

  • c. Regisseur (opdracht aan interne uitvoering)

De budgethouder kan voor de uitvoering een budgetbeheerder aanwijzen. De hoofdbudgethouder is verantwoordelijk voor voortgangs- en budgetbewaking en rapporteert, conform de Planning & Control cyclus, aan het dagelijks bestuur.

• 3. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de gemeentebegroting van de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten ligt in handen van het college.

Artikel 5 Budgetbeheerder

• 1. De budgetbeheerder is de medewerker die belast is met de uitvoering en besteding van de aan de taak toegewezen opdracht en budget. Hiermee wordt hij verantwoordelijk voor de besteding van de aan deze taak toegewezen middelen (= budget).

• 2. De budgetbeheerder informeert de budgethouder tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

• 3. De budgethouder informeert de programmaregisseur tijdig over dreigende over- en onderschrijdingen.

• 4. De hoofdbudgethouder blijft altijd eindverantwoordelijk.

Artikel 6 Functiescheiding

De functie van budgethouder en budgetbeheerder is onverenigbaar met:

• de registrerende functie;

• de betalingsfiatterende functie;

• de functie van kassier.

Artikel 7 Mandateren

• 1. De financiële mandaten worden schriftelijk vastgelegd. Dit geldt zowel voor de aanwijzing van de programmaregisseur door de hoofdbudgethouder als voor de budgetten die door het college dan wel het dagelijks bestuur, aan de hoofdbudgethouder, door de hoofdbudgethouder aan de programmaregisseur, door de programmaregisseur aan de budgethouders en door de budgethouders aan de budgetbeheerders zijn gemandateerd.

• 2. Doormandateren en het intrekken daarvan kan slechts geschieden met de schriftelijke instemming van de betreffende programmaregisseur.

• 3. Een kopie van de vastlegging van het mandaat of de intrekking ervan wordt verstrekt door services (financiële administratie).

• 4. De bepalingen van deze regeling zijn van toepassing op alle gemandateerde medewerkers.

Hoofdstuk 3 Invulling van het budgethouderschap c.q. -beheer

Artikel 8 Aangaan van verplichtingen betalingen

• 1. De hoofdbudgethouder, programmaregisseur, budgethouders en budgetbeheerders gaan namens UW Samenwerking dan wel namens de aan de gemeenschappelijke regeling deelnemende gemeenten verplichtingen aan. Daarbij nemen zij de binnen UW Samenwerking gehanteerde procedures (aanbesteding- en inkoopbeleid) en het bepaalde in de volgende leden in acht

• 2. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat is geconstateerd dat ter zake een toereikend budget beschikbaar is en dat ze passen binnen de taakstelling waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

• 3. Indien onvoldoende budget aanwezig is dient vooraf bij het college / het dagelijks bestuur aanvullende budgetruimte te worden aangevraagd.

• 4. Uitsluitend in geval van calamiteiten is het toegestaan, indien mogelijk na overleg met het college / het dagelijks bestuur verplichtingen aan te gaan zonder dat daarvoor een goedgekeurd dan wel toereikend budget aanwezig is.

• 5. Als van de bepaling onder lid 4. gebruik wordt gemaakt en geen overleg mogelijk was, wordt het college / het algemeen bestuur terstond geïnformeerd over de noodzaak van deze handelswijze en de gevolgen. Zo spoedig mogelijk wordt aan het college / het dagelijks bestuur een voorstel voorgelegd tot het beschikbaar stellen van een budget, alsmede voor de wijze waarop de betreffende uitgaven dienen te worden gedekt.

• 6. Alleen de desbetreffende budgethouder/budgetbeheerder codeert, dateert en accordeert facturen. Dit geldt zowel voor uitgaven als voor inkomsten.

• 7. De budgetbeheerder laat gecodeerde facturen groter dan € 10.000,- mede accorderen door de budgethouder.

• 8. Het is niet toegestaan dat de hoofdbudgethouder, programmaregisseur, budgethouder en budgetbeheerder betalingen aan zichzelf autoriseren (bv declaraties).

• 9. De hoofdbudgethouder, de budgethouders en budgetbeheerders mogen verplichtingen aangaan tot de onderstaande bedragen: 

Functie	Bevoegd tot maximaal
Burgemeester / voorzitter DB^*	Bedragen hoger dan € 400.000,-
hoofdbudgethouder	€ 400.000,-
Programmaregisseur	€ 200.000,-
budgethouder	€ 200.000
budgetbeheerder	€ 25.000,-

• 10. De hoofdbudgethouder kan per geval of in het algemeen instructies geven aan de budgethouders en budgetbeheerder en nadere regels stellen voor de administratieve vastlegging, verantwoording, autorisatie van verplichtingen en lagere maximale hoogtes van bevoegdheden.

Artikel 9 Verschuiving van budgetten

Aan het schuiven met budgetten wordt een aantal voorwaarden gesteld. In dit verband is het van belang de verschuivingen te onderscheiden in drie niveaus:

• a. verschuiving van inkomsten en of uitgaven tussen programma en algemene dekkingsmiddelen is in het kader van deze regeling niet relevant omdat het een bevoegdheid betreft van het algemeen bestuur respectievelijk van de betrokken gemeenteraad;

• b. verschuivingen van budgetten tussen taakvelden binnen het programma (productniveau);

• c. verschuiving van middelen binnen een taakveld.

ad. a. Voor verschuivingen van inkomsten en / of uitgaven tussen programma’s en / of van de algemene dekkingsmiddelen van of naar een programma is een besluit van het algemeen bestuur / gemeenteraad. Het vereist middels een raadsbesluit of besluit van het algemeen bestuur vastgestelde begrotingswijziging.

ad. b. Het dagelijks bestuur dan wel het betrokken college stelt, op voorstel van de programmaregisseur, een technische begrotingswijziging vast, waarbij wordt geschoven met budgetten tussen taakvelden binnen een programma. Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de budgetten verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden. De programmaregisseur is bevoegd binnen de samenstellende onderdelen van een investering te schuiven indien dit uit doelmatigheidsoverwegingen gewenst is.

ad. c. Het is de budgethouder toegestaan om te schuiven met middelen binnen een taakveld met dezelfde kostencategorie (dus schuiven binnen kostensoort). Hierbij geldt de voorwaarde dat de aan de middelen verbonden taakopdrachten wel gerealiseerd worden.

Hoofdstuk 4 Slotbepaling

Artikel 10 Toezicht

Onverminderd de verantwoordelijkheden van de verschillende programmaregisseurs, budgethouders en budgetbeheerders is de hoofdbudgethouder verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van deze regeling. Hij heeft in deze rol een aanwijzingsbevoegdheid.

Artikel 11 Informatievoorziening / registratie

• 1. Iedere programmaregisseur, budgethouder en budgetbeheerder heeft toegang tot financiële informatie over de toegewezen budgetten.

• 2. Services (financiële administratie) houdt een register bij waarin programmaregisseurs, budgethouders en budgetbeheerders per budget worden vastgelegd, alsmede tot welke bedragen zij verplichtingen mogen aangaan ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten.

Artikel 12 Overige bepalingen

• 1. De hoofdbudgethouder, programmaregisseurs, budgethouders, en budgetbeheerders zijn verplicht alles te doen wat voor een goede uitoefening van de functie noodzakelijk is. Zij kunnen zich niet op onvolledigheid van deze regeling of ander voorschrift beroepen bij het nalaten van wat normaal gesproken/naar redelijkheid tot de taak wordt geacht te behoren.

• 2. De hoofdbudgethouder, programmaregisseurs, budgethouders en budgetbeheerder handelen bij het toewijzen en uitvoeren van het budgethouderschap publiekrechtelijk en privaatrechtelijk volgens de geldende regels, zoals onder andere vastgelegd in:

  • a. deze budgethoudersregeling;

  • b. de mandaatbesluiten en mandatenlijsten;

  • c. het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

  • d. De Nederlandse wet;

• 3. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het dagelijks bestuur/college.

Artikel 13 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als budgethoudersregeling gemeenschappelijke regeling UW Samenwerking, gemeente Montfoort en gemeente IJsselstein.