Financiële verordening GR OGZ Amstelland 2017

Gemeente Aalsmeer is deelnemer aan de gemeenschappelijke regeling Openbare Gezondheidszorg Amstelland. Als deelnemer maakt gemeente Aalsmeer het volgende besluit van de gemeenschappelijke regeling bekend.

 

Het bestuur van de GR OGZ Amstelland (GR) besluit,

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet, vast te stellen:

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de Gemeenschappelijke Regeling OGZ Amstelland.

 

De uitvoering van het takenpakket van de GR is uitbesteed aan de GGD Amsterdam.

 

Titel 1. Begroting en verantwoording

Kaderstellen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de GR en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • b.

    financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de GR, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • 1.

      de financieel-economische positie;

    • 2.

      het financiële beheer;

    • 3.

      de uitvoering van de begroting;

    • 4.

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • 5.

      alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • c.

    administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  • d.

    financieel beheer: het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de GR.

  • e.

    rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder bestuursbesluiten.

Artikel 2. Programmabegroting

  • 1.

    Het bestuur stelt in ieder geval bij de aanvang van het nieuwe begrotingsjaar de indeling vast.

  • 2.

    Het bestuur stelt vast:

    • a.

      de beoogde kengetallen en indicatoren;

    • b.

      de te leveren goederen en diensten;

    • c.

      de baten en lasten.

  • 3.

    De GGD Amsterdam stelt indicatoren voor met betrekking tot de beoogde de te leveren diensten.

  • 4.

    Het bestuur stelt de indicatoren, bedoeld in het derde lid, vast.

  • 5.

    De GGD Amsterdam draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde diensten en de maatschappelijke effecten, opdat het beleid, vastgesteld door het bestuur, kan worden getoetst.

Artikel 3. Producten

  • 1.

    Bij iedere begroting en bij de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de Producten.

  • 2.

    De onderverdeling van de programma's in de producten staat voor het kalenderjaar vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet vermeld.

Artikel 4. Kaders begroting

  • 1.

    De GGD Amsterdam biedt de begroting inclusief het meerjarenbeleidsplan aan voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren aan het bestuur. In deze stukken worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken bedoeld in artikel 8.

  • 2.

    Het bestuur stelt dit plan vast na de periode waarop de gemeenten hun zienswijze kunnen indienen.

Uitvoering

Artikel 5. Uitvoering begroting door GGD Amsterdam

  • 1.

    Het bestuur van de GR stelt regels die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig verloopt.

  • 2.

    De GGD Amsterdam draagt ten aanzien van de productenraming er zorg voor dat:

    • a.

      de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de producten van de productraming;

    • b.

      de budgetten uit de productraming en financiering voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie;

    • c.

      de lasten van de producten niet dusdanig worden overschreden dat de realisatie van andere producten binnen hetzelfde programma onder druk komt.

  • 3.

    De GGD Amsterdam draagt er zorg voor dat de lasten van de programma's zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) begroting niet worden overschreden.

Beheersing en interne controle

Artikel 6. Interne controle

De GGD Amsterdam draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheers handelingen. Bij afwijkingen neemt de GR maatregelen tot herstel.

Rapportage en verantwoording

Artikel 7. Tussentijdse rapportage en informatie

  • 1.

    De GGD Amsterdam informeert het bestuur door middel van de tussentijdse managementrapportage over de realisatie van de begroting van de GR.

  • 2.

    De inrichting van de tussentijdse management rapportage over de realisatie van het eerste halfjaar sluit aan bij de indeling van de begroting.

  • 3.

    De rapportage gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de baten en lasten, de geleverde goederen en diensten en indien daar aanleiding voor is de maatschappelijke effecten.

Artikel 8. Jaarstukken

  • 1.

    Het bestuur van de GR draagt zorg voor een adequate vertaling van de verantwoording van de uitgevoerde taken naar de productenrealisatie en naar de programma verantwoording.

  • 2.

    De GGD Amsterdam legt verantwoording af over de uitvoering van de programma's. In de verantwoording geeft de GGD Amsterdam aan:

    • a.

      wat is bereikt;

    • b.

      welke goederen en diensten zijn geleverd;

    • c.

      wat de kosten zijn

    • d.

      hoe de resultaten zich verhouden tot de in de begroting gestelde doelen.

  • 3.

    Het bestuur bepaalt aan de hand van de uitvoering van de programma's of de beleidsdoelen van de programma's voor het lopende jaar bijstelling behoeven.

Titel 2. Financiële positie

Kaderstellen

Artikel 9. Financiële positie

  • 1.

    De GGD Amsterdam draagt er zorg voor, dat al het beleid waartoe het bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie en de meerjarenramingen is opgenomen.

  • 2.

    Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de financiering van de investeringen.

Artikel 10. Waardering & afschrijving vaste activa

De GGD Amsterdam draagt, voor zover en indien van toepassing, zorg voor waardering en afschrijving van vaste activa.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

Op basis van een beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen ouder dan drie

maanden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd, met uitzondering van die oninbare

vorderingen waar een budget ter financiering tegenover staat.

Artikel 12. Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de GR wordt door de GGD Amsterdam systeem van kostentoerekening gehanteerd. Voor de economische activiteiten, in overeenstemming met het gestelde in de wet Markt en overheid, worden bij de kostentoerekening naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken op basis van integrale kostprijs.

Artikel 13. Financieringsfunctie

De GR draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor het aantrekken van voldoende financiële middelen om de programma's binnen de door het bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

Artikel 14. Registratie activa en vermogen

  • 1.

    De GGD Amsterdam draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van de activa.

  • 2.

    Bij afwijkingen in de registratie van de activa neemt de GGD Amsterdam maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het bestuur aangeboden.

Titel 3. Paragrafen

Artikel 15. Weerstandsvermogen en risicomanagement

De GGD Amsterdam geeft zowel bij begroting als jaarrekening een overzicht van de bestaande risico’s.

Artikel 16. Onderhoud kapitaalgoederen

De GGD Amsterdam biedt regelmatig een meerjarenonderhoudsplan voor de gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door het dagelijks bestuur. Bijstelling van het plan vindt op basis van noodzakelijkheid plaats. Het plan bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gebouwen. Het bestuur stelt het plan vast.

Artikel 17 Financiering

In de paragraaf financiering bij de begroting en de jaarstukken neemt de GGD Amsterdam naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 13 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

  • a.

    de schulden met een looptijd korter dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;

  • b.

    de schulden met een looptijd langer dan een jaar en het verschuldigde rentepercentage;

  • c.

    de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende vier jaar.

Titel 4. Financiële organisatie en administratie

Artikel 18. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a.

    het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de GR als geheel en in de onderdelen;

  • b.

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

  • c.

    het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

  • d.

    het bevorderen van en het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • e.

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 19. Financiële administratie

De GGD Amsterdam draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de gemeente, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de GR.

Artikel 20. Financiële organisatie

De GGD Amsterdam draagt de zorg voor en legt (in een besluit) vast:

  • a.

    een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidig toewijzing van de GR taken aan de onderdelen;

  • b.

    een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

  • c.

    de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en financiering van investeringen;

  • d.

    de te maken afspraken met de onderdelen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

Artikel 21. Aanbesteding en inkoop

De GGD Amsterdam draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen, dat wordt gehandeld conform de richtlijnen binnen de gemeente Amsterdam.

Titel 5. Slotbepalingen

Artikel 22. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking per 1 januari 2017, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie voor derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2018 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

Artikel 23. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening GR OGZ Amstelland 2017".

Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur d.d. 9 november 2017.

Voorzitter

Dhr. H.J.W. Raat

Secretaris

Mw. I. Brugman

Naar boven