Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT)

Versie 2016

Hoofdstuk I Algemeen deel

Artikel 1. Begrippen

In deze Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) worden de navolgende begrippen met een (begin)hoofdletter gebruikt:

• 1. Acceptatie: De formele goedkeuring van (onderdelen van) de ICT Prestatie, afzonderlijk en in samenhang met elkaar, door middel van een succesvol uitgevoerde (integrale) Acceptatieprocedure.

• 2. Acceptatieprocedure: De testprocedure waarmee kan worden aangetoond dat de ICT Prestatie geen Gebrek(en) bevat.

• 3. Applicatielandschap: het geheel van interne en externe systemen, software, databanken, koppelingen, apparatuur, ICT-infrastructuur en hulpmiddelen die voor de Opdrachtgever de geautomatiseerde informatievoorziening vormt waarbinnen de ICT Prestatie ingepast wordt.

• 4. Beschikbaarheid: de mate waarin de ICT Prestatie daadwerkelijk beschikbaar is voor Opdrachtgever en gebruikt kan worden.

• 5. Conversie: Het converteren en migreren van gegevensbestanden van Opdrachtgever van het oude systeem naar de nieuwe ICT Prestatie, zonder daarbij de volledigheid, de integriteit en de metadata van de gegevens aan te tasten.

• 6. Correctief Onderhoud: het opsporen en herstellen door Leverancier van Gebreken die Opdrachtgever hem heeft gemeld of die Leverancier anderszins bekend zijn geworden.

• 7. Derdenprogrammatuur: Programmatuur waarvan (a) de intellectuele eigendomsrechten geheel niet bij Leverancier en/of een aan Leverancier gelieerde vennootschap rusten en (b) waarbij Leverancier niet in staat is bepaalde ontwikkelingen aan / wijzigingen in die programmatuur af te dwingen.

• 8. Functiehersteltijd: de periode gelegen tussen het moment waarop een Gebrek bij Leverancier wordt gemeld en het moment waarop dit is verholpen.

• 9. Gebrek: Een storing of het niet of niet volledig voldoen van de ICT Prestatie aan het Overeengekomen gebruik.

• 10. Gebruiksrecht: het recht op grond waarvan Opdrachtgever bevoegd is tot het gebruik van de ICT Prestatie.

• 11. Gemeentelijke ICT-kwaliteitsnormen: de door Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) en Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) op www.gibit.nl gepubliceerde en van tijd tot tijd bijgewerkte normen en standaarden voor ICT-producten en diensten.

• 12. GIBIT: de onderhavige Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT, zoals vastgesteld door de VNG d.d. 8 december 2016.

• 13. Hosting: het door Leverancier door middel van technieken voor communicatie op afstand aan Opdrachtgever ter beschikking stellen van de ICT Prestatie.

• 14. ICT Prestatie: alle door Leverancier op grond van de Overeenkomst te leveren goederen (waaronder begrepen Gebruiksrechten) en diensten.

• 15. Implementatie: Het geheel van handelingen en activiteiten dat nodig is om alle onderdelen van de ICT Prestatie, afzonderlijk en in onderlinge samenhang, in gebruik te kunnen nemen in de organisatie van Opdrachtgever, zodanig dat alle gebruikers van Opdrachtgever ermee kunnen werken overeenkomstig het Overeengekomen gebruik. Tot de Implementatie behoort tevens de Conversie, het realiseren van de voor het Overeengekomen gebruik noodzakelijke Koppelingen en het uitvoeren van de Acceptatieprocedure.

• 16. Implementatieplan: Het plan van aanpak voor de Implementatie, waarin een concrete uitwerking is opgenomen van de door de betrokken partijen in dit kader te verrichten activiteiten, de te implementeren en/ of te ontwikkelen ICT Prestatie, de verantwoordelijkheden van Leverancier en Opdrachtgever en de tijdsplanning.

• 17. Innovatief Onderhoud: het beschikbaar stellen door Leverancier aan Opdrachtgever van Updates en/of Upgrades van de ICT Prestatie.

• 18. Interoperabiliteitseisen: de in de Overeenkomst opgenomen eisen die aan de ICT Prestatie worden gesteld om gegevens uit te kunnen wisselen met of anderszins samen te kunnen werken met andere onderdelen van het Applicatielandschap.

• 19. Koppeling: de systematiek voor uitwisseling van gegevens tussen enerzijds de ICT Prestatie en anderzijds (onderdelen van) het Applicatielandschap.

• 20. Leverancier: de partij waarmee Opdrachtgever een Overeenkomst gesloten heeft.

• 21. Onderhoud: het geheel van Correctief Onderhoud, Preventief Onderhoud, Innovatief Onderhoud en gebruikersondersteuning, een en ander zoals nader uitgewerkt in de GIBIT, de Overeenkomst en de SLA.

• 22. Opdrachtgever: de partij ten behoeve waarvan de Overeenkomst wordt gesloten.

• 23. Overeengekomen gebruik: het door Opdrachtgever beoogde gebruik van de ICT Prestatie zoals dat ten tijde van het sluiten van de Overeenkomst voor Leverancier (al dan niet op basis van de offerteaanvraag of andere aan de Overeenkomst voorafgaande documenten) bekend was of op grond van artikel 3 voor Leverancier bekend behoorde te zijn, een en ander voor zover dat gebruik in de Overeenkomst niet uitdrukkelijk is uitgesloten of beperkt.

• 24. Overeenkomst: de afspraken tussen Opdrachtgever en Leverancier met betrekking tot de levering van de ICT Prestatie, waarvan de GIBIT onderdeel uitmaakt. Overeenkomsten die worden gesloten onder een mantel- of raamovereenkomst worden voor deze voorwaarden steeds als afzonderlijke Overeenkomst beschouwd.

• 25. Personeel: de door partijen bij de uitvoering van de Overeenkomst in te schakelen personeelsleden en/of hulppersonen.

• 26. Preventief Onderhoud: het treffen van maatregelen door Leverancier ter voorkoming van Gebreken en andere technische problemen en andere daarmee verband houdende vormen van dienstverlening.

• 27. Programmatuur: het geheel van de door Leverancier te leveren programmatuur (software).

• 28. Reactietijd: de tijd waarbinnen Leverancier op een melding door Opdrachtgever van een Gebrek en andere verzoeken van Opdrachtgever om dienstverlening, adequaat moet reageren.

• 29. Service levels: ten aanzien van Onderhoud en andere overeengekomen vormen van dienstverlening in de Overeenkomst opgenomen eisen en prestatienormen zoals Reactie- en Functiehersteltijden.

• 30. Update(s): een opvolgende versie van de ICT Prestatie waarin Gebreken zijn hersteld en/of de werking van de ICT Prestatie anderszins is verbeterd.

• 31. Upgrade(s): een opvolgende versie van de ICT Prestatie met in overwegende mate nieuwe of gewijzigde functionaliteiten, al dan niet onder een andere naam uitgebracht.

• 32. Vergoeding: de in totaal voor de ICT Prestatie overeengekomen prijs, te berekenen op basis van de initieel beoogde looptijd van de Overeenkomst en inclusief de initiële begroting van de werkzaamheden waarvoor geen vaste prijs is overeengekomen (alles ex. BTW).

Artikel 2. Toepasselijkheid

• 1. De GIBIT is van toepassing op en maakt deel uit van alle aanvragen, offertes, aanbiedingen, opdrachtbevestigingen, bestellingen, overeenkomsten en alle andere rechtshandelingen tussen Opdrachtgever en Leverancier die betrekking hebben op de in de Overeenkomst gespecificeerde en daarmee samenhangende ICT Prestatie.

• 2. De GIBIT bestaat uit drie hoofdstukken:

  • a. hoofdstuk I (dat altijd van toepassing is); en

  • b. hoofdstuk II inzake privacy, beveiliging en archiefbeheer (dat van toepassing is indien met de ICT Prestatie gegevens van Opdrachtgever worden verwerkt); en

  • c. hoofdstuk III inzake Hosting (dat van toepassing is bij het verlenen van Hosting).

• 3. De toepasselijkheid van enige algemene of specifieke voorwaarden of bedingen van Leverancier, onder welke benaming ook, wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

• 4. Mocht enige bepaling van de GIBIT nietig zijn of vernietigd worden, of mocht enige bepaling van de GIBIT naar het oordeel van de rechter niet van toepassing of ongeldig zijn, dan zal slechts de betreffende bepaling als niet geschreven worden beschouwd, maar zullen de GIBIT voor het overige volledig van kracht blijven. Partijen zullen in overleg treden om de betreffende niet toepasselijke of ongeldige bepaling te vervangen door een nieuwe bepaling, waarbij zoveel mogelijk het doel en de strekking van de eerdere bepaling in acht zal worden genomen.

• 5. In geval van strijdigheid tussen het bepaalde in de GIBIT en het bepaalde in de Overeenkomst prevaleert het bepaalde in de Overeenkomst boven het bepaalde in de GIBIT.

• 6. Wijzigingen van en aanvullingen op de GIBIT gelden slechts indien deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen. De wijziging en/of aanvulling geldt slechts voor de in artikel 2.1 bedoelde Overeenkomst.

Artikel 3. Totstandkoming overeenkomst

• 1. Een aanvraag voor een offerte of een andere uitnodiging tot het doen van een aanbod bindt Opdrachtgever niet. Offertes zijn kosteloos en hebben een geldigheidsduur van minimaal 90 dagen.

• 2. Alvorens een aanbod aan Opdrachtgever te doen heeft Leverancier zich in voldoende mate op de hoogte gesteld van:

  • a. de doelstellingen, in verband waarmee Opdrachtgever de Overeenkomst wil aangaan;

  • b. de organisatie en het Applicatielandschap van Opdrachtgever, voor zover van belang voor de Overeenkomst.

• 3. Indien en voor zover Leverancier beschikt over onvoldoende informatie om aan de in het vorige lid bedoelde verplichting te voldoen, dient zij hieromtrent navraag te doen bij Opdrachtgever. Opdrachtgever zal alle in redelijkheid verlangde informatie aan Leverancier verstrekken (tenzij deze vertrouwelijk van aard is en in redelijkheid ook niet onder een geheimhoudingsovereenkomst verstrekt kan worden).

• 4. Leverancier houdt bij het doen van een aanbod tot het verrichten van de ICT Prestatie rekening met de in de vorige twee leden bedoelde informatie.

• 5. Leverancier dient, tenzij anders overeengekomen en onverminderd het bepaalde in artikel 4.2, voorafgaand aan de totstandkoming van de Overeenkomst een risicoanalyse uit te voeren met betrekking tot de door Opdrachtgever beoogde ICT Prestatie. Deze risicoanalyse is met name gebaseerd op de in de leden 2 en 3 bedoelde informatie. Leverancier dient de eventueel gesignaleerde risico's en de in dat kader benodigde beheersmaatregelen te adresseren in het aanbod aan Opdrachtgever.

• 6. In geval van een aanbesteding in de zin van de Aanbestedingswet worden de in de leden 2 t/m 5 bedoelde verplichtingen begrensd door de inhoud, aard en omvang van de in de aanbestedingsdocumenten verstrekte informatie.

• 7. Indien de ICT Prestatie (deels) de levering van Derdenprogrammatuur behelst, of van Derdenprogrammatuur afhankelijk is, geldt tevens het bepaalde in artikel 19.

• 8. Een overeenkomst komt eerst tot stand nadat hetzij (1) Opdrachtgever een schriftelijk aanbod van Leverancier schriftelijk heeft aanvaard, (2) partijen een schriftelijk opgemaakte overeenkomst hebben ondertekend of (3) Leverancier uitvoering geeft aan een schriftelijke opdracht van Opdrachtgever.

Artikel 4. Uitvoering van de overeenkomst

• 1. Overeengekomen termijnen voor levering en/of andere prestaties gelden als vast en fataal, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Indien niet binnen de overeengekomen termijnen is gepresteerd, is Leverancier zonder nadere ingebrekestelling in verzuim, tenzij Leverancier bewijst dat het niet halen van de termijnen niet aan Leverancier is toe te rekenen.

• 2. De in artikel 3.5 bedoelde risicoanalyse kan ook behoudens bij een aanbesteding als bedoeld in artikel 3.6 eerst na totstandkoming van de Overeenkomst, doch voorafgaand aan de Implementatie, worden uitgevoerd. Indien het voorstel van Leverancier over de wijze waarop met gesignaleerde risico's wordt omgegaan voor Opdrachtgever niet aanvaardbaar is, is Opdrachtgever gerechtigd de Overeenkomst per direct te ontbinden, zonder schadeplichtig te zijn, doch tegen vergoeding van de tot dan toe door Leverancier gemaakte kosten (waaronder de kosten voor het uitvoeren van de risicoanalyse).

• 3. Voor zover uit de Overeenkomst voortvloeit dat Leverancier het transport van de bij de ICT Prestatie behorende zaken verzorgt, rust het risico van beschadiging of verlies gedurende het transport bij Leverancier.

• 4. Opdrachtgever zal zijn verplichtingen uit de Overeenkomst en de daarmee samenhangende nadere overeenkomsten (Implementatieplan, SLA, etc.) nakomen en steeds de vereiste medewerking verlenen.

Artikel 5. Implementatie ICT Prestatie

• 1. Tenzij in de Overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald, of de ICT Prestatie naar zijn aard niet geïmplementeerd kan worden, zal Leverancier zorgdragen voor de Implementatie van de ICT Prestatie in de organisatie van Opdrachtgever, overeenkomstig het (voor zover van toepassing) hieromtrent bepaalde in de Overeenkomst en het Implementatieplan.

• 2. Indien er ten tijde van ondertekening van de Overeenkomst nog geen Implementatieplan is opgesteld, zal dit op eerste verzoek van een der partijen binnen redelijke termijn alsnog in onderling overleg tussen partijen worden opgesteld. Leverancier is penvoerder van het Implementatieplan. De kosten voor het opstellen van het Implementatieplan liggen besloten in de Vergoeding.

• 3. Indien wordt overgegaan tot het opstellen van een Implementatieplan, zal dit plan het navolgende vermelden (voor zover van toepassing):

  • a. Gedetailleerde beschrijving van de doelstellingen van het project om te komen tot de Implementatie van de ICT Prestatie alsmede de randvoorwaarden en de geldende kaders en normen, mede in het licht van de uitgevoerde risicoanalyse;

  • b. De projectorganisatie inclusief de wijze van verslaglegging en de wijze van projectmanagement;

  • c. De werkverdeling en verdeling van verantwoordelijkheden, waaronder de van Opdrachtgever verlangde inzet en beschikbaarheid;

  • d. Een overzicht van de benodigde Koppelingen, de functionele specificaties daarvan en de eventuele medewerking van derde partijen die voor het aanleggen daarvan vereist is;

  • e. De deelleveringen (‘milestones') van het project en de functionele specificaties voor de deelleveringen waaraan moet worden voldaan (in relatie tot het Overeengekomen gebruik);

  • f. Het tijdschema van de Implementatie (inclusief de deelleveringen), overeenkomstig de eisen die in de Overeenkomst aan de planning zijn gesteld;

  • g. De wijze waarop iedere deellevering wordt opgeleverd;

  • h. De wijze waarop de Acceptatieprocedure zal worden uitgevoerd;

  • i. De wijze waarop de Conversie zal plaatsvinden;

  • j. De wijze waarop Opdrachtgever middels opleidingen/trainingen vertrouwd zal worden gemaakt met het gebruik en het (technisch en functioneel) beheer van de ICT Prestatie, voor zover overeengekomen.

• 4. Indien tijdens de Implementatie blijkt dat aanpassingen aan het Applicatielandschap noodzakelijk zijn die Leverancier niet heeft voorzien in het aanbod en/of de in artikel 3.5 bedoelde risicoanalyse, doch wel had behoren te voorzien, komen de kosten voor de betreffende aanpassingen voor rekening van Leverancier.

• 5. Tenzij anders overeengekomen zijn tussentijdse opleverdata, in afwijking van artikel 4.1, niet fataal, doch is de in de Overeenkomst en/of het Implementatieplan opgenomen einddatum voor de Implementatie wel fataal.

• 6. Leverancier verklaart zich reeds nu voor alsdan bereid en in staat om na afloop van de (initiële) Implementatie, op verzoek van Opdrachtgever, gedurende de looptijd van de Overeenkomst aan de Implementatie gerelateerde werkzaamheden te verrichten. Deze werkzaamheden zullen alsdan worden verricht tegen de in de Overeenkomst daartoe vermelde tarieven (met inachtneming van artikel 9.6) dan wel, bij gebreke daarvan, tegen de gebruikelijke tarieven van Leverancier. Artikel 5 is van overeenkomstige toepassing op deze werkzaamheden.