/1/png-2/lelystad.png)
Gemeenteblad van Lelystad
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Lelystad | Gemeenteblad 2017, 209186 | Overige besluiten van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Archiefverordening Gemeente Lelystad 2017
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
De raad van de gemeente Lelystad,
op voorstel van het college van de gemeente Lelystad d.d. 17 oktober 2017
- 1.
- 2.
Artikel 2. Taken gemeentearchivaris
- 1.
De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
- 2.
Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders
Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:
- a.
- b.
- c.
Artikel 4. Beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording, toezicht en publicatie
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het beschikbaar stellen en uploaden van gegevens ten behoeve van de verantwoording aan de gemeenteraad en het interbestuurlijke archieftoezicht. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het informatiesysteem dat het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten of diens opvolger daarvoor ter beschikking stelt.
Artikel 5. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren
De gemeentearchivaris kan met instemming van de rechthebbende bescheiden van instellingen of personen, ongeacht hun vorm, in de archiefbewaarplaats opnemen als deze naar zijn oordeel van historische waarde zijn.
De Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) legt de zorg voor de archiefbescheiden van de
gemeentelijke overheidsorganen (zoals de gemeenteraad, het college van burgemeester en
wethouders, de burgemeester, de griffie en gemeentelijke privaatrechtelijke rechtspersonen
zoals bedoeld in artikel 160 van de Gemeentewet met één of meer publiekrechtelijke
bevoegdheden) alsmede de gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente
deelneemt zonder openbaar lichaam en/of die taken in mandaat uitvoeren, bij burgemeester
en wethouders, zie artikel 30, eerste lid, in samenhang met artikel 1, onderdeel b. Artikel 30
bevat bovendien de opdracht voor de gemeenteraad om een verordening vast te stellen, die
aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld, overeenkomstig waarvan
burgemeester en wethouders deze zorgplicht moeten uitvoeren. Uiteraard tevens met
inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de
Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder
meer de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet.
[Verder bevat artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet een opdracht aan de gemeenteraad
bepaalde bij of krachtens Archiefwet door de gemeentearchivaris ten aanzien van het beheer
van archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.]
Aspecten die al in deze ‘hogere regelgeving’ zijn geregeld en die (automatisch) doorwerken,
worden uit het oogpunt van goede regelgeving niet ‘herhaald’ in deze verordening. Ook
bevat deze verordening geen regels ten aanzien van taken en bevoegdheden die
rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de
gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Dit betreft o.a.
de bevoegdheid om een gemeentelijke archiefbewaarplaats aan te wijzen (volgt al uit artikel
31 van de Archiefwet), de taak ervoor zorg te dragen dat het beheer van de
archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door burgemeester en wethouders
toe te passen kwaliteitssysteem (volgt al uit artikel 16 van de Archiefregeling) en het
benoemen, schorsen en ontslaan van personeel (bevoegdheid is al geregeld in artikel 160,
Deze verordening bevat geen begripsbepalingen, aangezien deze hier overbodig zijn. Dit
geldt in de eerste plaats voor die begrippen die al in de Archiefwet gedefinieerd zijn (zoals
‘archiefbescheiden’). Deze gelden onverminderd ook voor deze verordening, afwijken is niet
mogelijk. Ten aanzien van andere (in het verleden wel opgenomen) begrippen geldt dat het
gebruik in de context van deze verordening niet tot misverstanden zal leiden (zoals
‘gemeentearchivaris’), dat ze dermate weinig worden gebruikt dat voluit schrijven de
voorkeur heeft (zoals ‘wet’) of dat ze zelfs helemaal niet meer voorkomen in deze sterk
gedereguleerde verordening (zoals ‘beheerder’).
Voor de goede orde, het begrip ‘archiefbescheiden’ kan ten onrechte de suggestie wekken
dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Dit is echter niet het geval, zoals
ook blijkt uit een nauwkeurige lezing van het begrip. Onder archiefbescheiden wordt
overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet verstaan:
1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt
en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of
opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig
overheidsorgaan zijn overgegaan;
3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of
beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een
archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn
gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het
bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd.
Het gaat dus niet alleen om papieren, maar ook digitale archiefbescheiden waaronder
databases, websites, agenda’s en berichten via sociale media. Om misverstanden te
voorkomen wordt in de praktijk ook vaak de meer neutrale term ‘informatie’ gehanteerd als er
Het begrip ‘zorg’ is niet gedefinieerd in de wet. In het algemeen – en in artikel 1 van deze
verordening – wordt hieronder verstaan de (kaderstellende) bestuurlijke verantwoordelijkheid
voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de
archiefbescheiden (die daarvoor in aanmerking komen) op een wijze waarmee de goede,
geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is
gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan
worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het ‘beheer’ van de archiefbescheiden: de
ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de beheerwerkzaamheden, te weten
het behouden, bewerken, benutten en ter raadpleging of gebruik ter beschikking stellen aan
de ambtelijke organisatie en het publiek.
Door het informatiebeheer op orde te hebben wordt een efficiënte en effectieve
bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van
anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het gemeentelijk handelen en kan
de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.
Raadplegen archiefbescheiden, opmaken afschriften, bewerkingen e.d.
De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar, behoudens
enkele uitzonderingsgevallen (zie de artikelen 15, 16 en 17 van de Archiefwet). Iedereen is,
behoudens die uitzonderingsgevallen, bevoegd die archiefbescheiden kosteloos te
raadplegen en daarvan of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te
maken of op zijn kosten te doen maken. De tarieven die hiervoor in rekening worden
gebracht zijn opgenomen in de Legesverordening Lelystad 2017.
Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders
Dit artikel vormt een uitwerking van de zorgplicht van burgemeester en wethouders.
Naast de algemene bepalingen van de Archiefwet zijn verder in hoofdstuk 3 van de
Archiefregeling voorschriften gesteld ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat
van archiefbescheiden. De Archiefregeling bevat tevens de verplichting voor burgemeester
en wethouders om ervoor zorg te dragen dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan
Dit onderdeel verplicht burgemeester en wethouders ervoor zorg te dragen dat beleid wordt
geformuleerd en dat interne regels (zoals ‘beheersregels’ of een ‘werkinstructie’) worden
opgesteld, beide ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke
De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het
gemeentelijk informatiebeleid in den brede. Burgemeester en wethouders dienen de zorg
voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als
informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en
persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Hierop ziet het
Artikel 2. Taken gemeentearchivaris
Het eerste lid regelt de verplichting voor de gemeentearchivaris om periodiek verslag uit te brengen aan burgemeester en wethouders over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen [en particulieren] die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Zo nodig kunnen burgemeester en wethouders (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg.
Ten behoeve van het opstellen van dit verslag heeft de Vereniging van Nederlandse
Gemeenten een raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) van de Archiefwet
ontwikkeld (een kapstok voor structurering van het verslag). Uiteindelijk hebben deze mede
tot doel de versterking van het horizontale toezicht door de gemeenteraad op de zorg over
en het beheer van archiefbescheiden conform de Archiefwet. Het verslag wordt door
burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 3 ter beschikking gesteld aan de
Uit de Archiefwet volgt verder dat als er een gediplomeerde gemeentearchivaris is benoemd,
deze de gemeentelijke archiefbewaarplaats beheert en dat deze tevens – voor zover het
betreft de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar
een archiefbewaarplaats – belast is met toezicht op de naleving van het bij of krachtens de
wet bepaalde (artikel 32, eerste en tweede lid).
Het opstellen van het verslag over het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte
archiefbescheiden vraagt om een samenspel tussen de gemeentearchivaris en de feitelijk beheerders van de niet-overgebrachte archiefbescheiden.
Deze laatsten beschikken immers over informatie over de prestaties in het kader van de
Op grond van het tweede lid kan de gemeentearchivaris ook op verzoek of eigen initiatief advies uitbrengen aan burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats (en de daarheen overgebrachte archiefbescheiden) en het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om – in het belang van een goed beheer of toezicht – bepaalde voorzieningen te treffen.
Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders
Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van hun zorgplicht voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval: a) het verslag van de gemeentearchivaris (of de verslagen, als de verslaglegging neerslag krijgt in meerdere, afzonderlijke verslagen), b) de op verzoek of eigen initiatief van de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen (zo die er zijn geweest in de periode
waarop ook de verslaglegging betrekking heeft) en c) een voorstel voor de in het kader van
de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een
kostenraming. Als er op te lossen knelpunten zijn, zal het onder c bedoelde voorstel
neerkomen op een verbeterplan, dat gepaard kan gaan met een plan van aanpak. Als er aan
de te treffen maatregelen extra kosten zijn verboden, dan zullen deze meegenomen moeten
worden in de begrotingscyclus. Hierdoor wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld
burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van hun wettelijke zorgplicht. Ook
wordt op deze wijze een cyclisch proces van beleidsvorming, begroting en financiering,
uitvoering, controle en (financiële) verantwoording en bijstelling geborgd.
De informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht
gedeputeerde staten te informeren. Op 1 oktober 2012 is de Wet revitalisering generiek
toezicht in werking getreden, waarmee het toezicht door de provincie is gewijzigd. Dit betreft
onder meer de bevoegdheid om systematische toezichtinformatie op te vragen, op grond van
het aan de Gemeentewet toegevoegde artikel 124h. Het Besluit verstrekking systematische
toezichtinformatie – dat uitvoering geeft aan artikel 124h – stelt verder regels aan het
opvragen van deze toezichtinformatie, opdat gemeenten niet worden geconfronteerd met
bovenmatige informatieverplichtingen. Daarbij past dat zoveel mogelijk wordt aangesloten bij
de gegevens die burgemeester en wethouders in het kader van hun horizontale
Artikel 4. Beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording, toezicht en publicatie
In het provinciale Aanvullend beleidskader voor interbestuurlijk archieftoezicht is gesteld dat
wanneer de archief-KPI’s op de juiste wijze worden ingevuld, burgemeester en wethouders
voldoen aan de informatieverplichting aan gedeputeerde staten. Als gebruik gemaakt wordt
van de informatievoorziening van het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) is
daarvan sprake. De gegevens worden dan gepubliceerd op www.waarstaatjegemeente.nl en
zijn voor eenieder raadpleegbaar. Burgemeester en wethouders zijn dan bovendien
vrijgesteld van de verplichting tot verstrekking van de informatie aan gedeputeerde staten.
Artikel 5. Opname in de archiefbewaarplaats van bescheiden van particulieren
Veel particulieren, zoals personen, families, bedrijven, verenigingen, Geloofsgenootschap-pen, particuliere instellingen en stichtingen, hebben bescheiden (documenten, foto’s, prenten e.d.) met belangrijke historische waarde. Deze kunnen een goede aanvulling zijn voor het gemeentearchief en kunnen daarmee een bredere kijk geven op het beeld van de maatschappij. Tevens kunnen bescheiden van particulieren een aanvulling vormen op overheidsarchieven over bijzondere gebeurtenissen of kwesties die van historisch belang zijn (zogenoemde ‘hotspots’). Als het dergelijke bescheiden betreft en opname naar oordeel van de gemeentearchivaris gewenst is, kunnen ze worden opgenomen in het gemeentearchief. De eigenaar van de bescheiden bepaalt de vorm van overdracht aan de gemeente (schenking, bruikleen of inbewaringgeving). Afspraken over o.a. de openbaarheid kunnen worden vastgelegd in een overeenkomst (artikel 16 van de Archiefwet).
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2017-209186.html