Financiële verordening gemeente Eersel

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• afdeling: Elke als zodanig door het college aangewezen organisatieonderdeel dat op grond van dit besluit een eigen verantwoordingsplicht heeft aan de algemeen directeur/ gemeentesecretaris;

• overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin de gemeente, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt.

2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode een programma-indeling vast.

• 2. De raad stelt per programma vast:

  • a. de beoogde maatschappelijke effecten (wat willen we bereiken?);

  • b. de te leveren prestaties (wat gaan we daarvoor doen?);

  • c. de baten en lasten (wat mag het kosten?).

• 3. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken wordt een overzicht van baten en lasten per programma weergegeven.

• 2. In de begroting en de jaarstukken wordt een programma overheadkosten opgenomen met daarin een nadere toelichting op de overheadkosten.

• 3. In de bijlage bij de begroting en de jaarstukken wordt een overzicht van de baten en lasten per taakveld weergegeven.

• 4. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 5. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Voorjaarsnota

Het college biedt jaarlijks aan de raad een voorjaarsnota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vast als richtinggevend document voor het opstellen van de begroting.

Artikel 5. Autorisatie begroting, investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

• 2. In de begroting worden afwijkingen ten opzichte van het vorige begrotingsjaar benoemd van € 15.000,- of meer.

• 3. De nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd door de raad. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen.

• 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel aan de raad voor. Met uitzondering van de bepalingen zoals opgenomen in de grondnota.

  Op basis van artikel 160 en 169 van de Gemeentewet heeft het college een aantal specifieke bevoegdheden.

• 5. Het college is bevoegd kleine kredieten/budgetten vrij te geven tot een maximum van in totaal € 15.000,- per rapportageperiode uit de P&C cyclus. Over uitgaven op basis van dit artikel wordt in de eerstvolgende bestuursrapportage/jaarstukken verantwoording afgelegd.

Artikel 6. Bestuursrapportage, jaarstukken en begrotingswijzigingen

• 1. Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages en jaarstukken over de realisatie van de begroting.

• 2. De bestuursrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid en een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a. de baten en lasten per programma;

  • b. de investeringen.

• 3. In bestuursrapportages en de jaarstukken wordt melding gemaakt van onder- en overschrijdingen van € 15.000,- of meer.

 

3. Financieel beleid

Artikel 7. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1. Op materiële vaste activa wordt, onder aftrek van bijdragen van derden, afgeschreven conform de afschrijvingstermijnen zoals opgenomen in de bijlage 1.

  • a. Materiële vaste activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 10.000,- worden niet geactiveerd.

  • b. Op immateriële vaste activa wordt afgeschreven in maximaal vijf jaar, of maximaal gelijk aan de looptijd van de lening, of maximaal gelijk aan die van de activa waarvoor de bijdrage aan derden wordt verstrekt.

• 2. Op investeringen wordt lineair afgeschreven over de verwachte economische levensduur van het actief. De raad is bevoegd in uitzonderingsgevallen een andere afschrijvingstermijn /-methodiek te hanteren.

• 3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4. In de begroting wordt de afschrijvingslast van een investering in het jaar van kredietvotering volledig opgenomen als structurele last. Het daadwerkelijk afschrijven start op 1 januari van het jaar na het in gebruik nemen van het actief. De rentelast met betrekking tot de activa worden in het jaar van kredietvotering volledig structureel begroot als last. Als onderuitputting wordt de helft van de rente als negatieve incidentele last geraamd. In de realisatie wordt de rente in het jaar waarin het actief in gebruik wordt genomen verantwoord.

Artikel 8. Reserves en voorzieningen

• 1. Voor nadere detaillering wordt verwezen naar de door de raad vastgestelde beleidsnota Reserves en Voorzieningen. Indien noodzakelijk wordt deze nota geactualiseerd.

• 2. De beleidsnota behandelt:

  • a. de vorming en besteding van reserves;

  • b. de vorming en besteding voorzieningen;

  • c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

Artikel 9. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) betrokken.

• 3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 4. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

• 5. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het derde en vierde lid betreffen, geschiedt door de totale overheadkosten te delen door het totaal aantal productieve uren. Vervolgens wordt het aantal productieve uren dat betrekking heeft op de onderwerpen voor de kostendekkende tarieven en de grondexploitatie vermenigvuldigd met dit bedrag.

• 6. De omslagrente voor de rentetoerekening aan de activa wordt bepaald door het rentetotaal van de uitstaande leningen en de bij begroting vastgestelde gecalculeerde rente over het eigen vermogen en de voorzieningen en de rente over het financieringsoverschot of –tekort. De hierdoor berekende totale rentelast, wordt gedeeld door 1% van de geraamde boekwaarde van de vaste activa per 1 januari van het begrotingsjaar.

• 7. Het rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen in de omslagrente voor de kostprijsberekening als bedoeld in het zesde lid, wordt jaarlijks met de uitgangspunten van de begroting vastgesteld.

• 8. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 10. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden waarbij de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden worden ten minste de geraamde integrale kosten in rekening gebracht. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of de garantie wordt gemotiveerd.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking vanwege een publiek belang doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4. Raadsbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als minder dan de integrale kostprijs in rekening wordt gebracht en sprake is van:

  • a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 11. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten en heffingen.

Artikel 12. Financieringsfunctie

Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen het door de raad vastgestelde Treasurystatuut in acht.

4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 13. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 14. Financiële organisatie

Het college zorgt voor en legt vast:

• a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de programma’s;

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

Artikel 15. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

5. Slotbepalingen

Artikel 16. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Financiële verordening gemeente Eersel 2011 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

• 2. Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2017 zijn gedaan, blijft de Financiële verordening gemeente Eersel 2011 van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.

Artikel 17. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2017.

Artikel 18. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam ‘Financiële verordening gemeente Eersel 2017’.

Bijlage 1

De volgende materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in:

Omschrijving	Afschrijvingstermijn in jaren
Gebouwen (exclusief grond) permanent: nieuwbouw/verbouw (inclusief algehele aanpassing)	40 jaar
Semi-permanent (noodlokalen)	15 jaar
Installaties (o.a. c.v., toiletruimte en pantry)	15 jaar
Meubilair/inventaris gebouwen	20 jaar
Brandveiligheidsvoorzieningen / inbraak- en brandbeveiliging	15 jaar
Gymmateriaal	25 jaar
Vervoermiddelen, inclusief gladheidsbestrijding	8 jaar
Overig materieel beheer en uitvoering	7 jaar
Kantoorapparatuur:
- Computerapparatuur/hardware	3 jaar
- Software	5 jaar
- Bekabeling netwerk	10 jaar
Rioleringen	Conform GRP
Aanleg wegen/fietspaden (asfalt)	25 jaar
Aanleg wegen/fietspaden (elementverharding)	40 jaar
Vervanging wegen/fietspaden	60 jaar
Openbare verlichting	20 jaar

Indien de verwachte technische en / of economische levensduur korter is geldt een afschrijvingstermijn die daarop is afgestemd. Afschrijvingstermijn kan bij afwijkende technische levensduur worden verruimd tot maximaal 5 jaar voor ICT middelen en maximaal 15 jaar voor zware vervoermiddelen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering

van de raad van de gemeente Eersel van 31 oktober 2017

De raad voornoemd

griffier, de heer J.W.G. van Bree

voorzitter, de heer J.A.M. Vos