Verordening van de Raad van Leidschendam-Voorburg tot wijziging van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

De raad van de gemeente Leidschendam-Voorburg;

Gezien het voorstel van het presidium van 14 september 2017 (1968215);

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet en de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning;

Besluit:

vast te stellen de volgende wijzigingen van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Artikel I

Artikel 7, 8, 11 en 12 van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning worden gewijzigd zoals opgenomen in de Bijlage van dit besluit.

Aan alle artikelen wordt een opschrift toegevoegd zoals opgenomen in de Bijlage van dit besluit.

De toelichting op de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning wordt gewijzigd zoals opgenomen in de Bijlage van dit besluit.

Artikel II

Deze wijzigingsverordening treedt in werking op 1 januari 2018.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de

gemeente Leidschendam-Voorburg van 31 oktober 2017.

de griffier, de voorzitter,

mr. G.A. van Egmond K. Tigelaar

Bijlage

Behorende bij besluit wijziging verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

A

Artikel 7 wordt gewijzigd als volgt:

Bestaande tekst

Nieuwe tekst

1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De bijdrage mag niet worden aangewend voor partijpolitieke doeleinden dan wel voor uitgaven die strijdig zijn met wettelijke bepalingen. Tevens mag de bijdrage niet worden aangewend voor uitgaven die betaald dienen te worden uit de vergoedingen als bedoeld in artikel 95 en 96 van de Gemeentewet. Aan de besteding van de bijdrage dienen concrete bewijsstukken ten grondslag te liggen. Uit de bewijsstukken moet blijken voor welk doel betalingen zijn verricht. Indien bewijsmiddelen ontbreken, bestaat geen recht op een bijdrage. 2. De bijdrage mag uitsluitend gebruikt worden ter bekostiging van: a. kosten van assistentie van de fractie, mits voorzien van een ondertekende specificatie van de werkzaamheden (factuur/declaratie); b. kosten ten behoeve van het communiceren van de fractie, zoals het opzetten en onderhouden van een website, het plaatsen van advertenties en overige communicatiemiddelen; c. kosten van excursies; d. kosten ten behoeve van het door de fractie nemen van initiatieven zoals onderzoekskosten en de kosten ten behoeve van het organiseren van themabijeenkomsten; e. kosten die samenhangen met een mogelijke bijdrage ten behoeve van het afvaardigen van een vertegenwoordiging van de fractie in het kader van het gemeentelijk internationaal beleid; f. kosten die samenhangen met een bijdrage van de fractie ten behoeve van lokale en interlokale initiatieven waarin de fractie deelneemt; g. overige kosten, uitsluitend voorzover deze verband houden met het optreden van de raadsfractie in of buiten de gemeenteraad en deze door de fractie of door fractieleden in opdracht van de fractie zijn gemaakt. 3. Tot de in het tweede lid opgenomen kosten behoren: a. reis-, verblijf- en andere kosten, gemaakt door de fractie of door fractieleden in verband met bijeenkomsten van raadsfracties of politieke partijen, om de fractie te vertegenwoordigen; b. bureaukosten van de fractie, waaronder begrepen die van abonnementen op bestuurlijke tijdschriften en losbladige uitgaven en van aankoop van bestuurlijke boeken op naam en ten behoeve van het functioneren van de fractie; c. scholingskosten, door de fractie of door fractieleden ten behoeve van het functioneren van de fractie gemaakt; d. contributies en kosten van donateurschappen van de fractie. 4. De fracties zijn verantwoordelijk voor alle fiscale of andere wettelijke verplichtingen die verband houden met uitbetaalde vergoedingen voor verrichte werkzaamheden en verrichten daartoe alle noodzakelijke handelingen.

1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van: a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen; b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie; c. giften; d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen; e. algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers. 3. De bijdrage mag uitsluitend gebruikt worden ter bekostiging van: a. kosten van assistentie van de fractie, mits voorzien van een ondertekende specificatie van de werkzaamheden (factuur/declaratie); b. kosten ten behoeve van het communiceren van de fractie, zoals het opzetten en onderhouden van een website (50% van de werkelijk gemaakte kosten tot een maximaalbedrag van € 1000,-),  het plaatsen van advertenties en overige communicatiemiddelen; c. kosten van excursies; d. kosten ten behoeve van het door de fractie nemen van initiatieven zoals onderzoekskosten en de kosten ten behoeve van het organiseren van themabijeenkomsten; e. kosten die samenhangen met een mogelijke bijdrage ten behoeve van het afvaardigen van een vertegenwoordiging van de fractie in het kader van het gemeentelijk internationaal beleid; f. kosten die samenhangen met een bijdrage van de fractie ten behoeve van lokale en interlokale initiatieven waarin de fractie deelneemt; g. reis-, verblijf- en andere kosten, gemaakt door de fractie of door fractieleden in verband met bijeenkomsten van raadsfracties of politieke partijen, om de fractie te vertegenwoordigen; h. bureaukosten van de fractie, waaronder begrepen die van abonnementen op bestuurlijke tijdschriften en losbladige uitgaven en van aankoop van bestuurlijke boeken op naam en ten behoeve van het functioneren van de fractie; i. scholingskosten, door de fractie of door fractieleden ten behoeve van het functioneren van de fractie gemaakt; j. kleine attenties of geschenken, mits daar een tegenprestatie aan ten grondslag ligt. 4. De fracties zijn verantwoordelijk voor alle fiscale of andere wettelijke verplichtingen die verband houden met uitbetaalde vergoedingen voor verrichte werkzaamheden en verrichten daartoe alle noodzakelijke handelingen. 5. Aan de besteding van de bijdrage dienen concrete bewijsstukken ten grondslag te liggen. Uit deze bewijsstukken moet blijken voor welk doel betalingen zijn verricht. Indien bewijsmiddelen ontbreken, bestaat geen recht op een bijdrage.

B

Artikel 8 wordt gewijzigd als volgt:

Bestaande tekst

Nieuwe tekst

1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, vóór 31 januari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt. 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwe gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. 3. Vervallen.

1. De bijdrage voor fractieondersteuning wordt, vóór 31 januari van een kalenderjaar als voorschot op dat kalenderjaar verstrekt. 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuwe gekozen raad plaatsvindt, wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar. 3. Het deel van de bijdrage dat in het betreffende kalenderjaar niet door een fractie is gebruikt, moet voor 1 juli van het daaropvolgende kalenderjaar worden teruggestort op de rekening van de gemeente. 4. Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad de bedragen heeft vastgesteld.

C

Artikel 11 wordt gewijzigd als volgt:

Bestaande tekst

Nieuwe tekst

1. a. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. b. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid, onder a, legt elke fractie na verkiezingen binnen drie maanden na de datum van de verkiezingen aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag over de periode van 1 januari tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Na afloop van het betreffende kalenderjaar legt elke fractie binnen drie maande aan de raad verantwoording af over de besteding van e bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag over de resterende periode van het kalenderjaar. 2. Controle van het verslag vindt plaats door een door de raad in te stellen kascommissie; daarbij wordt zij ondersteund door de griffie. De kascommissie stelt een rapport van bevindingen op ten behoeve van het presidium. In het rapport van bevindingen worden de conclusies per fractie opgenomen. Het presidium beoordeelt de bevindingen en het advies van de commissie en beslist over uitgaven die voor de commissie niet eenduidig waren. Vervolgens zendt zij de eindrapportage naar de raad. 2. De eindrapportage inclusief jaarlijkse eindafrekening worden door de raad vastgesteld en openbaar gemaakt.

1. a. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan de raad verantwoording af over besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag. b. In afwijking van het bepaalde in het eerste lid, onder a, legt elke fractie na verkiezingen binnen drie maanden na de datum van de verkiezingen aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag over de periode van 1 januari tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. Na afloop van het betreffende kalenderjaar legt elke fractie binnen drie maande aan de raad verantwoording af over de besteding van e bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag over de resterende periode van het kalenderjaar. 2. Controle van het verslag vindt plaats door een door de raad in te stellen kascommissie; daarbij wordt zij ondersteund door de griffie. De kascommissie stelt een rapport van bevindingen op ten behoeve van het presidium. In het rapport van bevindingen worden de conclusies per fractie opgenomen. Het presidium beoordeelt de bevindingen en het advies van de commissie en beslist over uitgaven die voor de commissie niet eenduidig waren. Vervolgens zendt zij de eindrapportage en de verslagen van alle fracties naar de raad. 3. De eindrapportage inclusief jaarlijkse eindafrekening en de verslagen van alle fracties worden door de raad vastgesteld en openbaar gemaakt.

D

Artikel 12 wordt gewijzigd als volgt:

Bestaande tekst

Nieuwe tekst

1. Deze verordening treedt in werking de dag na de dag van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2008. 2. De Verordening op de ambtelijke bijstand 2003 en de Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten van bijstand aan politieke groeperingen worden ingetrokken. 3. Het met ingang van de raadsperiode in 2006 niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan een fractie als bedoeld in artikel 3 van de Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten bijstand aan politieke groeperingen, wordt toegevoegd aan de reservering als bedoeld als bedoeld in artikel 10.

1. Deze verordening treedt in werking de dag na de dag van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2008. 2. De Verordening op de ambtelijke bijstand 2003 en de Verordening regelende de tegemoetkoming in de kosten van bijstand aan politieke groeperingen worden ingetrokken. 3. Voor controle en verantwoording over de fractievergoeding over het jaar 2017 is de “Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning” van toepassing zoals deze gold vóór 1 januari 2018.

E

Aan alle artikelen wordt een opschrift toegevoegd:

Artikel 1: Verzoek om informatie

Artikel 2: Verlenen van ambtelijke bijstand

Artikel 3: Weigering verzoek ambtelijke bijstand

Artikel 4: Geschil over ambtelijke bijstand

Artikel 5: Informatie over verzoek om ambtelijke bijstand

Artikel 6: Recht op financiële vergoeding

Artikel 7: Besteding financiële vergoeding

Artikel 8: Tijdstip verstrekken voorschot bijdrage fractieondersteuning

Artikel 9: Tijdstip verstrekken voorschot na verkiezingen en gevolgen splitsen fractie

Artikel 11: Verantwoording en controle

Artikel 12: Inwerkingtreding en intrekken oude verordening

Artikel 13: Citeertitel

F

De toelichting wordt gewijzigd als volgt:

Bestaande toelichting artikel 7	Nieuwe toelichting artikel 7
De bijdrage is bedoeld voor de ondersteuning van het raadswerk. Daarom wordt in het eerste lid een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. En andersom wordt zo voorkomen dat zaken uit de bijdragen worden betaald terwijl de individuele raadsleden daarvoor de maandelijkse tegemoetkoming in de kosten van het raadswerk ontvangen. Het tweede lid geeft aan waarvoor de bijdrage uitsluitend is bedoeld. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor algemene beschikbare budget voor raadsleden en dientengevolge niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Kosten die door de fractie of door fractieleden worden gemaakt ten behoeve van het functioneren van de fractie, kunnen uit de fractievergoeding worden bekostigd (artikel 7, lid 3 onder c). Daartoe kunnen worden gerekend kosten van review, teambuilding of andere bijeenkomsten die belegd worden in het belang van het functioneren van de fractie. Het betreft bijvoorbeeld de kosten van zaalhuur en verblijfskosten. Uiteraard moeten de kosten wel redelijk zijn en gerelateerd zijn aan het aantal fractieleden (raadsleden en commissieleden).	De bijdrage is bedoeld voor de ondersteuning van het raadswerk. Daarom wordt in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd en dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning. En andersom wordt zo voorkomen dat zaken uit de bijdragen worden betaald terwijl de individuele raadsleden daarvoor de maandelijkse tegemoetkoming in de kosten van het raadswerk ontvangen. Het derde lid geeft aan waarvoor de bijdrage uitsluitend is bedoeld. Opleidingen voor raads- en commissieleden dienen bekostigd te worden uit het daarvoor algemene beschikbare budget voor raadsleden en dientengevolge niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Kosten die door de fractie of door fractieleden worden gemaakt ten behoeve van het functioneren van de fractie, kunnen uit de fractievergoeding worden bekostigd (artikel 7, lid 3 onder i). Daartoe kunnen worden gerekend kosten van review, teambuilding of andere bijeenkomsten die belegd worden in het belang van het functioneren van de fractie. Het betreft bijvoorbeeld de kosten van zaalhuur en verblijfskosten. Uiteraard moeten de kosten wel redelijk zijn en gerelateerd zijn aan het aantal fractieleden (raadsleden en commissieleden).
Bestaande toelichting artikel 8	Nieuwe toelichting artikel 8
De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.	De bijdrage wordt als voorschot verstrekt. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot in twee gedeelten gesplitst.   De praktijk is nu dat het geld dat de fracties in een kalenderjaar niet hebben gebruikt wordt teruggevorderd. In het vierde lid is dit nu expliciet opgenomen. Indien blijkt dat de bijdrage of een deel hiervan onrechtmatig is besteed, kan dit aan het eind van het jaar verrekend worden.
Bestaande toelichting artikel 11	Nieuwe toelichting artikel 11
Vervallen	Het spreekt vanzelf dat de raad sanctiemogelijkheden kan hanteren voor het geval een fractie niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald. Om meer transparantie te creëren is opgenomen dat niet alleen de eindrapportage van de kascommissie, maar ook de verslagen van iedere fractie door de raad worden vastgesteld en openbaar worden gemaakt.