Gemeenteblad van Zwolle
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Zwolle | Gemeenteblad 2017, 192006 | Verordeningen |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Zwolle | Gemeenteblad 2017, 192006 | Verordeningen |
Archiefverordening Gemeente Zwolle 2017
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van Gemeente Zwolle van 26 september 2017
gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,
besluit vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten, inclusief bescheiden in de archiefbewaarplaats, bescheiden die na overdracht of vervreemding onder het overheidsorgaan zijn komen te vallen en reproducties na substitutie;
Hoofdstuk II. De zorg voor het beheer van de informatie
Artikel 4 Verantwoordelijkheden beheerder
Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder.
Artikel 5 Verantwoordelijkheden archivaris
Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen toe aan de archivaris.
Artikel 6 Voldoende middelen begroten
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie.
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke informatieverzamelingen, ongeacht hun vorm.
Artikel 8 Nadere voorschriften vaststellen
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie.
Artikel 9 Archiefbewaarplaats aanwijzen
Burgemeester en wethouders wijzen een archiefbewaarplaats (inclusief E-depot) aan.
Artikel 10 De zorg bij Verbonden Partijen zonder verordenende bevoegdheid
Indien er sprake is van een Verbonden Partij zonder verordenende bevoegdheid, dan kan deze archiefverordening van Gemeente Zwolle van toepassing worden verklaart.
Het bestuur van de Verbonden Partij zorgt dan voor voldoende middelen en personeel voor de uitvoering van de taken van de Verbonden Partij.
Hoofdstuk III Het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 11 Toezicht op niet overdragen archieven
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 12 Vervanging archivaris-taak toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundige medewerkers.
Artikel 13 Beheerder verstrekt informatie aan toezichthouder
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 14 Toegang voor toezichthouders
De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie beheerd wordt.
Artikel 15 In kennisstelling beheerder door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 16 Verslag van de archivaris aan het college over niet-overgebrachte informatie
De archivaris doet jaarlijks verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht. Een keer per vier jaar zal er een complete KPI-rapportage opgesteld worden. In de tussenliggende jaren wordt er verslag gedaan over de voortgang van de acties n.a.v. de aanbevelingen uit de KPI-rapportage en eventuele andere, nieuwe, bevindingen.
Artikel 17 Jaarlijks verslag over overgebrachte informatie
De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen.
Hoofdstuk IV Het afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad en beschikbaarstelling van gegevens voor verantwoording
Artikel 19 B&W informeren Raad jaarlijks
Burgemeester en wethouders informeren jaarlijks de raad over het beheer van de informatie. Zij voegen daarbij de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 15 en 16 en een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.
Artikel 20 Beschikbaarstelling gegevens voor verantwoording, toezicht en publicatie
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het beschikbaar stellen en uploaden van gegevens ten behoeve van de verantwoording aan de gemeenteraad en het interbestuurlijke archieftoezicht. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het informatiesysteem dat het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten of diens opvolger daarvoor ter beschikking stelt.
Hoofdstuk V Het maken van afspraken met Verbonden Partijen
Artikel 21 Dienstverleningsovereenkomst met archiefparagraaf
Indien wordt samengewerkt met verbonden partijen waarbij sprake is van uitoefening van een gemeentelijke taak door de verbonden partij en daaruit voortvloeiende archiefvorming, worden hierover aanvullende afspraken gemaakt in een dienstverleningsovereenkomst.
De te maken afspraken dienen in lijn te zijn met deze verordening, hieruit voortvloeiende nadere regelingen en het door gemeente Zwolle gehanteerde beleid op gebied van archivering, informatiebeheer en informatiebeveiliging.
Artikel 22 Verbonden Partijen en de archiefbewaarplaats
Verbonden partijen kunnen na overleg met gemeente Zwolle wijzigingen aanbrengen in de locatie of uitrusting van hun archiefbewaarplaatsen of archiefruimten voor zover dit past binnen archief wettelijke kaders en voor zover deze wijzigingen van toepassing zijn voor de archiefbescheiden waarvoor gemeente Zwolle zorgdrager is. Verbonden partijen hebben een meldingsplicht naar elkaar wanneer een afwijkend openbaarheidsregime gehanteerd gaat worden. De secretaris van de verbonden partij zal het afwijkende openbaarheidsregime vermelden.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2017-192006.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.