Financiële verordening gemeente Drimmelen 2017

De raad van de gemeente Drimmelen;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 12 september 2017

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

gelezen het advies van de raadswerkgroep d.d. 27 september 2017

besluit vast te stellen de Financiële verordening van de gemeente Drimmelen:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Drimmelen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b. afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

• c. programma: een samenhangend geheel van producten, activiteiten en geldmiddelen gericht op het bereiken van vooraf bepaalde maatschappelijke effecten.

• d. taakveld: eenheden waarin de programma’s, of de eenheden in overzichten en bedragen in het programmaplan, conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) zijn onderverdeeld.

• e. budget: budget per taakveld, exclusief overheadkosten.

• f. inkomsten: totaal van de baten voor toevoegingen en onttrekkingen van reserves.

• g. overheadkosten: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

• h. voorjaars-/kadernota en najaarsnota: rapportage bestaande uit enerzijds een overzicht van de stand van zaken, d.w.z. realisatie van de begroting (qua doelen en middelen) in het lopende boekjaar en anderzijds uit het voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• i. rechtmatigheid: handelen in overeenstemming met de begroting en van toepassing zijnde wettelijke regelgeving.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. De gemeenteraad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2. De gemeenteraad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de producten / taakvelden per programma vast.

• 3. De gemeenteraad stelt op voorstel van het college per programma de relevante beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in Artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Planning en Control cyclus

• 1. Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college aan de raad een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college en het vaststellen door de raad van de jaarstukken, de voorjaars-/kadernota en de programmabegroting met de meerjarenraming.

• 2. Het college biedt voor (datum) aan de raad een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de nieuwe kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor (datum) vast;

• 3. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

Artikel 4. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de thema’s ingedeeld naar programma's en bij de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de themarealisatie ingedeeld naar programma's.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in de artikelen 20 en 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

• 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten weergegeven.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

• 1. De gemeenteraad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma.

• 2. Investeringen

  • a) In de begroting is een meerjarig investeringsschema opgenomen dat betrekking heeft op het jaar van de begroting en de meerjarenraming.

  • b) Van de investeringen die betrekking hebben op het begrotingsjaar zijn het nut en de noodzaak benoemd.

  • c) Bij de begrotingsbehandeling geeft de gemeenteraad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen van het begrotingsjaar worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Het college is bevoegd overschrijdingen van de geautoriseerde lasten en onderschrijdingen van de geautoriseerde baten (beiden per programma) te dekken uit het bedrag voor onvoorzien.

• 4. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd budget per programma of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college bij de behandeling van de voor- of najaarsnota aan de gemeenteraad gemeld. Het college voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget per programma of het investeringskrediet (inclusief de dekking van de overschrijding) en/of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 5. Op de financiële administratie is een overzicht van alle begrotingswijzigingen beschikbaar.

• 6. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investerings- en dekkingsvoorstel met bijbehorend investeringskrediet aan de gemeenteraad voor.

• 7. Voor het administratief afsluiten van investeringskredieten geldt navolgend beleid:

  • a. Investeringskredieten worden door de gemeenteraad toegekend voor uitvoering van nader omschreven werkzaamheden (project scope);

  • b. Gedurende de uitvoeringsfase wordt de voortgang gerapporteerd aan de gemeenteraad, in jaarstukken, voor- of najaarsnota en/of begroting;

  • c. Aan het eind van een boekjaar wordt beoordeeld of investeringskredieten af kunnen worden gesloten en wordt gerapporteerd in de Jaarstukken. Bepalend is of de project scope gerealiseerd is;

  • d. Na volledige afronding van een investeringskrediet vindt afsluiting plaats (in de Jaarstukken);

  • e. Er vindt geen tussentijdse afsluiting van delen van een investeringskrediet plaats;

  • f. Aanvullende activiteiten en werkzaamheden, die geen onderdeel uitmaken van de oorspronkelijke project scope dienen in een nieuw kredietverzoek, separaat aan de gemeenteraad ter besluitvorming voorgelegd te worden, voorzien van een motivering.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1. Het college informeert de raad minstens eenmaal per jaar door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting van het lopende boekjaar.

• 2. In de tussenrapportages wordt gerapporteerd over financiële afwijkingen op lasten en / of baten van € 25.000 of hoger op (geclusterde) activiteiten of op themaniveau en afwijkingen > 10% van het investeringskrediet met een ondergrens van € 5.000 dienen in elk geval te worden toegelicht. Daarnaast worden de beleidsmatige afwijkingen gerapporteerd op programma- of themaniveau.

• 3. Naast de beleidsmatige en financiële afwijkingen geeft de tussenrapportage ook inzicht in afwijkingen in:

  • a. Financiele positie (schuldpositie en reservepositie);

  • b. Raming van de uitputting van de investeringskredieten.

Artikel 7. Informatieplicht

• 1. Het college informeert in ieder geval vooraf de raad en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen voor zover het betreft niet bij begroting en investeringsprogramma vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

  • a. aankoop van goederen, werken en diensten groter dan € 1.000.000;

  • b. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 25.000;

  • c. aankoop en verkoop van onroerende zaken waarvan de (ver)koopsom groter dan € 25.000

• 2. In gevallen waarbij sprake is van niet in de begroting opgenomen spoedeisende uitgaven wordt melding gedaan aan de raad waarna alsnog bekrachtiging via raadsvoorstel plaatsvindt.

Artikel 8. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de gemeenteraad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 9. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. De immateriële en materiële vaste activa worden, onder aftrek van bijdragen van derden, lineair afgeschreven tot de ingeschatte restwaarde conform de in de Nota Waarderen en afschrijven d.d. 2-2-2017 opgenomen afschrijvingstermijnen. Van de afschrijvingstermijn kan worden afgeweken.

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 3. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000,- worden niet geactiveerd maar direct ten laste van de exploitatie verantwoord met uitzondering van gronden en terreinen. Deze worden altijd geactiveerd.

• 4. Ten aanzien van de waardering van gronden en terreinen zijn de bepalingen vastgelegd in de Nota Grondbeleid 2016 – 2020 d.d. 28-1-2016

Artikel 10. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de vorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van de individuele beoordeling op oninbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 11. Reserves en voorzieningen

• 1. Het college biedt de gemeenteraad tenminste om de 4 jaar bij de begroting een nota reserves en voorzieningen aan. De gemeenteraad stelt de nota vast. De nota behandelt:

  • a. De vorming en besteding van reserves;

  • b. De vorming en besteding van voorzieningen;

  • c. De toerekening en verwerking van rente over de reserves en voorzieningen.

• 2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

  • a. Het specifieke doel van de reserve

  • b. De voeding van de reserve

  • c. De maximale hoogte van de reserve

  • d. De maximale looptijd

• 3. Als een bestemmingsreserve niet binnen de aangegeven maximale looptijd heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 12. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht en van goederen, werken en diensten wordt een extra-comptabel systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen de bedrijfsvoeringskosten (waaronder de overheadkosten) en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voorde noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, zoals rioolheffing en afvalstoffenheffing worden daarbij ook de compensabele BTW, de gederfde inkomsten en de kosten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3. De toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt vastgesteld in de Programmabegroting van dat betreffende jaar.

• 4. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa wordt jaarlijks met de programmabegroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van de bij de begroting geraamde rentekosten op de opgenomen langlopende leningen, kortlopende leningen en kredieten, gedeeld door de boekwaarde van de vaste activa, welke integraal zijn gefinancierd.

• 5. Het rentepercentage voor de rentevergoeding over de reserves en voorzieningen in de omslag-rente voor de kostprijsberekening wordt jaarlijks met de programmabegroting vastgesteld.

• 6. In afwijking van het bepaalde in lid 5 wordt bij een verstrekte lening voor de bepaling van de rentekosten van de inzet van vreemd vermogen in de kostprijs uitgegaan van de rente van de lening, die voorde financiering van de verstrekte lening is aangetrokken.

• 7. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten en grondexploitaties alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs en de rentekosten van reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa worden niet toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend. In andere gevallen wordt uitgegaan van het gewogen gemiddelde rentepercentage van de portefeuille leningen.

Artikel 13. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie treedt met marktpartijen, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van kapitaal, leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden worden tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de transactie wordt gemotiveerd.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal, leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties.

• 4. Raadsbesluiten met de motivering van publiek belang als bedoeld in de leden 1, 2 en 3 zijn niet nodig als sprake is van:

  • a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voorde uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • f. een bevoordeling van publieke media-instellingen;

  • g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 14. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de tarieven voor de gemeentelijke belastingen, rechten en heffingen.

• 2. Het college biedt de raad jaarlijks in de paragraaf lokale heffingen van de programmabegroting voorstellen aan voor beleid dan wel aanpassingen daarvan op het gebied van lokale heffingen.

Artikel 15. Financieringsfunctie

• 1. Uitvoering van beleid inzake de financieringsfunctie vindt plaats conform de criteria en richtlijnen zoals opgenomen in het Treasurystatuut welke door de raad wordt vastgesteld.

• 2. Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

  • a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

  • b. het beperken van risico’s en behalen van een voldoende rendement op uitzettingen.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 16. Paragrafen

In de paragrafen bij de begroting en de jaarstukken neemt het college ten minste de op grond van artikel 11 tot en met 15 verplichte onderdelen uit het BBV op.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 17. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten en liquide middelen;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over de financiële indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 18. Financiële organisatie

Opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan draagt het college zorg voor:

• a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids-en beheersorganen is gewaarborgd;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

• e. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten. De gemeenteraad stelt op voorstel van het college, het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast;

• g. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen. De gemeenteraad stelt, op voorstel van het college, het beleid ten aanzien van subsidieverstrekking en steunverlening vast; en

• h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

De onderdelen a, b en d. legt het college vast in een organisatieregeling, onderdeel c. in een mandaat-regeling en onderdeel d. in de begroting en de jaarrekening. De organisatieregeling en de mandaatregeling wordt na vaststelling ter kennisname aangeboden aan de gemeenteraad.

Artikel 19. Interne controle

• 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks en registergoederen en bedrijfsmiddelen tenminste eenmaal in de vier jaar worden gecontroleerd. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

• 3. Het college kan nadere richtlijnen vaststellen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Deze richtlijnen worden voor kennisneming aan de raad aangeboden.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 20 Intrekking oude verordening en overgangsrecht

• 1. De Financiële verordening gemeente Drimmelen 2016 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt en op de begroting, jaarrekening en jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar dat samenvalt met het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

• 2. Op investeringen in de openbare ruimte met maatschappelijk nut die voor 1 januari 2017 zijn gedaan, blijft de Financiële Verordening gemeente Drimmelen 2016 van toepassing zoals deze gold op de dag voor de inwerkingtreding van deze verordening.

Artikel 21 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2017.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: “Financiële verordening gemeente Drimmelen 2017”.

Artikel 21. Herzieningstermijn

Minimaal één keer per vier jaar wordt beoordeeld of deze verordening moet worden herzien.

Sluiting

Aldus vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad van 12 oktober 2017.

de raad voornoemd,

mevr. F.M.C. Ronde

griffier

drs. G.L.C.M. de Kok

voorzitter