Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Zwartewaterland

De raad van de gemeente Zwartewaterland;

overwegende dat

• het gewenst is om richtlijnen te formuleren voor het publiceren van persoonsgegevens op het raadsgedeelte van de website van Zwartewaterland;

• in het kader van de Wet openbaarheid bestuur documenten actief openbaar gemaakt worden;

• deze documenten persoonlijke gegevens kunnen bevatten;

gelet op

• de Wet bescherming persoonsgegevens;

• artikel 149 van de Gemeentewet;

• het raadsvoorstel met toelichting van 7 september 2017.

b e s l u i t :

vast te stellen de hierna volgende

Gedragscode voor de publicatie van persoonsgegevens door de gemeenteraad van Zwartewaterland

Artikel 1 Definitie ‘publicatie op de website’

Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie door de gemeenteraad van Zwartewaterland op het openbare, algemeen toegankelijke raadsgedeelte van de website.

Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing toegankelijk. De toegankelijkheid via de website geldt voor de duur van twintig jaar.

Artikel 2 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens

Personen die het aangaat kunnen aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website verwijderd willen zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Bij een dergelijk verzoek wordt aan de hand van artikel 8 van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en aan de hand van deze gedragscode wordt beoordeeld of het laten staan van de persoonsgegevens noodzakelijk is.

Artikel 3 Gedragscode

Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen gelden de aldaar aangegeven gedragslijnen.

Voor wat betreft de categorieën c tot en met f geldt dat betrokkenen actief geïnformeerd worden over vermelde persoonsgegevens.

a. Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden en collegeleden.

Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd. Hun namen komen veelvuldig in raadsdocumenten voor, zoals op agenda’s, notulen en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen.

Op de website worden de namen, adressen en telefoonnummers van politieke ambtsdragers gepubliceerd. Hun nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt.

Gedragslijn:

Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt geen beperking, behoudens hetgeen de wet aangeeft, voor het bekendmaken van persoonsgegevens op de website.

b.Persoonsgegevens van ambtenaren

Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als griffier van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet ‘bovenmatig’. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam, de afdeling waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres.

Gedragslijn:

Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Zwartewaterland of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website worden openbaargemaakt, eventueel met vermelding van hun functie en de afdeling waar zij werkzaam zijn en het zakelijk emailadres.

Persoonsgegevens van personen en instellingen die brieven of andere geschriften aan de raad richten

Brieven aan de raad zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt soms voor dat er een petitie aan de raad wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans handgeschreven naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.

Openbaarmaking – dit geldt voor genoemde vormen – zou betekenen dat via de website

alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan de raad kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. De raad zelf en de leden van de raad moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van de raad vraagt.

Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij de raad is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de naam van de afzender wordt openbaargemaakt.

Gedragslijn:

Ingekomen brieven en petities die aan de raad zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van de raad openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door de raad zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.

Ingekomen brieven en petities worden via het beveiligde gedeelte van Notubox ontsloten zodat raadsleden wel kennis kunnen nemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan. Belanghebbenden (pers/burgers) kunnen naar aanleiding van de lijst met ingekomen stukken wel de brieven en petities opvragen bij de griffie. Deze zullen dan deels geanonimiseerd (alleen de naam van de afzender) ter beschikking worden gesteld.

d. Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of andere (rechts)personen.

Personen die tijdens raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Zij leveren tijdens de vergadering vaak ook de tekst van hun inspraakbijdrage in. Als op de door hen aangeleverde tekst hun adres en eventuele overige persoonsgegevens staan, kunnen deze worden gepubliceerd.

Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website met vermelding van hun naam.

Gedragslijn:

Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – dan wordt deze bij de besluitenlijst van desbetreffende vergadering gevoegd. De bijdrage wordt zoals deze is ontvangen, dus inclusief eventuele persoonsgegevens, op de website geplaatst.

e. Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.

De raad neemt in het kader van zijn taak als bestuur op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in raadsvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij raadsvoorstellen. Dergelijke stukken zijn veelal afkomstig van het college. Bij zienswijzen worden persoonsgegeven geanonimiseerd en handtekeningen afgeplakt. De griffie dient te bewaken dat dit ook inderdaad gebeurt.

Een tweede categorie raadsstukken waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen wordt gevormd door documenten in het kader van bezwaarprocedures tegen raadsbesluiten. Voor zover het gaat om stukken die op de website gepubliceerd worden, weegt de transparantie van de procedure zwaarder dan de bescherming van de privacy van degenen die bezwaar hebben aangetekend.

Waar personen zelf in het openbaar uitspraken doen over handelen van de gemeente heeft de gemeenteraad een belang daar in het openbaar op te kunnen reageren. In die gevallen kan er aanleiding zijn namen alsmede adressen wel te vermelden. Dit wordt per document afgewogen.

Gedragslijn:

De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt. De griffie ziet hierop toe.

Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures, die op de website zijn gepubliceerd, mogen de naam/namen bevatten van degene(n) die het bezwaar hebben aangetekend.

Onder omstandigheden kan het noodzakelijk zijn om bij stukken waar een besluit over genomen wordt ook het adres te vermelden.

f.Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad

In het overzicht van activiteiten voor de raad op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mail adressen zijn vermeld.

Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.

Gedragslijn:

Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mail adres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt.

Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.

Artikel 4 Anonimiseren van persoonsgegevens

In die gevallen waarin anonimiseren nodig is volgens deze gedragscode wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld aanvrager, klager, (derde-)belanghebbende, reclamant. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Zwartewaterland in zijn openbare vergadering van 21 september 2017.

de griffier, de voorzitter,

ing. H.W. Schotanus-Schutte ing. E.J. Bilder