Organisatiebesluit gemeente Leek 2015

 

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leek;

 

gelezen het advies met registratienummer 2016009307;

 

gelet op de artikelen 103, 160 en 212 van de Gemeentewet en artikel 24 van de Financiële verordening gemeente Leek 2015;

 

B E S L U I T :

 

vast te stellen het Organisatiebesluit gemeente Leek 2015.

 

Hoofdstuk 1 Begripsbepalingen

Artikel 1  

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • a.

    afdeling: elke organisatorische eenheid, als zodanig aangewezen en genoemd in artikel 3 van dit besluit;

  • b.

    team: elk als zodanig door het college van burgemeester en wethouders aangewezen onderdeel van een afdeling;

  • c.

    gemeentesecretaris: de op grond van artikel 100 e.v. van de Gemeentewet benoemde functionaris;

  • d.

    stafadviseur Management en Organisatie, als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouder, die onder andere is belast met het ontwikkelen van beleidskaders en -instrumenten op het gebied van organisatiemanagement;

  • e.

    afdelingsmanager: de functionaris, als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouders, die is belast met en verantwoordelijk is gesteld voor het algemeen management van een afdeling, als ook met de dagelijkse leiding van die teams van de afdeling, waarover geen team- coördinator is aangesteld;

  • f.

    teamcoördinator: de functionaris, als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouders, die is belast met de coördinatie van de dagelijkse werkzaamheden binnen het team;

  • g.

    managementteam: het overlegorgaan zoals weergegeven in artikel 19;

  • h.

    bestuursorganen: het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester, zijnde de besturende organen van de gemeente;

  • i.

    bestuursdienst: de ambtelijke organisatie.

 

Hoofdstuk 2 De structuur van de ambtelijke organisatie

Artikel 2  

  • 1.

    De bestuursdienst ondersteunt de bestuursorganen bij de uitoefening van hun taken.

  • 2.

    De bestuursdienst van de gemeente Leek wordt onderverdeeld in organisatorische eenheden, die worden aangeduid met afdelingen. Samen vormen zij de bestuursdienst van de gemeente.

 

Artikel 3  

  • 1.

    De bestuursdienst bestaat uit de volgende afdelingen:

    • a.

      Wonen, Welzijn en Zorg;

    • b.

      Openbare Werken;

    • c.

      Ruimte;

    • d.

      Publiekszaken en Facilitaire Dienstverlening;

    • e.

      Middelen en Bestuursondersteuning.

  • 2.

    Tevens beschikt de bestuursdienst over een stafadviseur Management en Organisatie die rechtstreeks valt onder de aansturing van de gemeentesecretaris.

  • 3.

    Het college van burgemeester en wethouders regelt, op voorstel van de gemeentesecretaris en na overleg met de afdelingsmanager, de onderverdeling van de afdeling in teams.

  • 4.

    Tot wijziging van de organisatiestructuur van de afdelingen, het aantal of de onderdelen daarvan wordt niet besloten, dan nadat het personeel op basis van door het college van burgemeester en wethouders te geven richtlijnen, bij de voorbereiding daarvan is betrokken.

 

Hoofdstuk 3 De gemeentesecretaris

Artikel 4  

  • 1.

    De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de bestuursdienst.

  • 2.

    De gemeentesecretaris is bevoegd de aan de gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken op hun beslissingsrijpheid te toetsen.

  • 3.

    De gemeentesecretaris is, in samenwerking met de afdelingsmanagers, eindverantwoordelijk voor een geïntegreerd en gecoördineerd functioneren van de ambtelijke organisatie, alsmede voor het management van de organisatie. Hij kan uit dien hoofde aanwijzingen geven.

  • 4.

    De gemeentesecretaris draagt zorg voor en ziet toe op een goede kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de onderscheiden bestuursorganen.

  • 5.

    De gemeentesecretaris adviseert zelf in geval van zaken waarbij de bestuursorganen de mening van de (wettelijke) eerste adviseur willen c.q. dienen te kennen.

 

Artikel 5  

  • 1.

    De gemeentesecretaris is bevoegd de aan hem ondergeschikte ambtenaren de inlichtingen te vragen die hij voor een goede vervulling van zijn taak nodig heeft.

  • 2.

    De in het eerste lid bedoelde ambtenaren zijn gehouden de in het eerste lid bedoelde inlichtingen te verschaffen.

 

Hoofdstuk 4 De afdelingsmanagers

Artikel 6  

De manager van een afdeling draagt zorg voor het algemeen management van de afdeling en het scheppen van adequate uitvoeringskaders. Bij hem berust de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsontwikkeling en -advisering aan het college van burgemeester en wethouders respectievelijk de burgemeester voor zover het zijn afdeling betreft.

 

Artikel 7  

  • 1.

    De manager van een afdeling is verantwoordelijk voor een goede coördinatie en voortgang van de zaken binnen de afdeling, zowel ten behoeve van de beleidsvoorbereiding als de beleidsuitvoering.

  • 2.

    Hij beoordeelt of de door de afdeling uit te brengen adviezen passen in het door het bestuur vastgestelde kader (van doelstellingen) en of de uit te brengen adviezen aanvulling behoeven van andere afdelingen. Dit geldt eveneens voor de uitvoering van genomen beslissingen.

  • 3.

    De managers van de afdelingen doen aan de gemeentesecretaris periodiek verslag over de voortgang van de werkzaamheden.

 

Artikel 8  

De manager van een afdeling zorgt voor regelmatig overleg met de portefeuillehouder(s) over beleidsaangelegenheden, zijn taakgebied betreffende. Essentiële c.q. relevante punten worden door hem in het managementteam aan de orde gesteld.

 

Artikel 9  

De manager van een afdeling is integraal verantwoordelijk voor het management van de afdeling, hetgeen onder meer betekent dat hij de zorg heeft voor:

  • -

    de organisatie en het personeel in al zijn aspecten;

  • -

    informatievoorziening en automatisering;

  • -

    huisvesting en outillage (meubilair, kantoorbehoeften);

  • -

    juridische en communicatie aspecten van beleidsadviezen;

  • -

    het financiële beheer van zijn afdeling.

 

Artikel 10  

De manager van een afdeling zorgt voor een gestructureerd werkoverleg binnen de afdeling, waarbij onder meer aan de orde dienen te komen:

  • -

    de lopende zaken (voortgangsbewaking, coördinatie, besluitenlijst);

  • -

    het doorgeven van besluiten en ideeën van het bestuur en het managementteam en het verstrekken van de nodige (achtergrond)informatie daaromtrent;

  • -

    het bespreken van nieuwe zaken en de aanpak daarvan;

  • -

    het bespreken van gedachten en ideeën, levend binnen de afdeling en de teams.

 

Artikel 11  

De afdelingsmanagers kunnen elkaar over en weer vervangen. De gemeentesecretaris bepaalt ter zake van de vervanging de rangorde.

 

Hoofdstuk 5 De teamcoördinatoren en opzichters

Artikel 12  

De coördinator c.q. de opzichter van een team is belast met de dagelijkse coördinatie van de werkzaamheden binnen het team, hetgeen onder meer inhoudt:

  • -

    het stellen van prioriteiten en het afstemmen van de werkzaamheden;

  • -

    de verantwoordelijkheid voor de werkinstructies en werkmethoden;

  • -

    het deelbudgethouderschap van alle budgetten binnen het team.

 

Artikel 13  

  • 1.

    De coördinator c.q. de opzichter van een team heeft de zorg voor een goede vakinhoudelijke advisering, onder verantwoordelijkheid van de manager van de afdeling, aan het bestuur.

  • 2.

    De coördinator c.q. de opzichter van een team heeft binnen het team de zorg voor en is verantwoordelijk voor de feitelijke uitvoering van de beleidsbeslissingen.

 

Artikel 14  

  • 1.

    De coördinator c.q. de opzichter van een team zorgt voor een goede werkverdeling over en taakuitoefening door de medewerk(st)ers binnen het team.

  • 2.

    De coördinator c.q. de opzichter van een team heeft de zorg voor een goed functionerend teamoverleg.

 

Artikel 15  

De coördinator c.q. de opzichter van een team ondersteunt, in aansluiting op hetgeen is gesteld in artikel 9, de afdelingsmanager in de zorg voor de middelen binnen het team.

 

Artikel 16  

Bij afwezigheid van de coördinator c.q. de opzichter van een team wordt deze vervangen door de manager van de afdeling. In het teamoverleg wordt de afwezige teamcoördinator c.q. opzichter vervangen door degene die door de coördinator c.q. de opzichter is aangewezen, na overleg met de afdelingsmanager.

 

Hoofdstuk 6 Het managementteam

Artikel 17  

Ter bewaking van eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taak voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met de managers van de afdelingen. Dit overleg wordt het managementteamoverleg genoemd.

 

Artikel 18  

Onverlet het bepaalde in artikelen 7 en 9 heeft het managementteam in gezamenlijke verantwoordelijkheid zorg te dragen voor:

  • -

    de coördinatie van het ambtelijk handelen afgestemd op het geldende beleid, een tijdige, adequate en geïntegreerde beleidsvoorbereiding en uitvoering, de planning & control;

  • -

    de informatieverstrekking van en naar de bestuursorganen en het ambtelijk apparaat;

  • -

    het mede ontwikkelen van een samenhangend middelenbeleid en het toezien op de uitvoering er van.

 

Artikel 19  

  • 1.

    Het managementteam is samengesteld uit:

    • -

      de gemeentesecretaris, tevens voorzitter;

    • -

      de managers van de afdelingen;

  • 2.

    Aan het managementteamoverleg wordt, ter administratieve ondersteuning, een ambtelijk secretaris toegevoegd.

 

Artikel 20  

  • 1.

    Het managementteam komt in principe wekelijks bijeen.

  • 2.

    De voorzitter stelt in overleg met de managers van de afdelingen de vergaderdata vast. In bijzondere omstandigheden kan door de voorzitter of op verzoek van een of meer managers van de afdelingen een extra managementteam bijeengeroepen worden.

  • 3.

    Van het in het managementteamoverleg behandelde wordt een verslag gemaakt. Behalve aan de deelnemers wordt dit verslag ook gezonden aan het college van burgemeester en wethouders. Het personeel wordt in de gelegenheid gesteld kennis te nemen van de inhoud van het verslag.

 

Hoofdstuk 7 Procedures voorbereiding besluitvorming

Artikel 21  

  • 1.

    Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuursopdrachten aan de gemeentesecretaris.

  • 2.

    Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor de inbreng bij het ontwikkelen van beleid.

  • 3.

    De gemeentesecretaris draagt zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

 

Artikel 22  

  • 1.

    Elke zaak wordt primair voorbereid door de afdeling tot welk taakgebied de desbetreffende zaak behoort.

  • 2.

    Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan één afdeling uitstrekt wordt een van die afdelingen belast met de primaire voorbereiding, de tijdsplanning, de voortgangsbewaking en de eindadvisering.

 

Artikel 23  

  • 1.

    De primair met de advisering belaste afdeling vraagt in voorkomende gevallen advies aan andere afdelingen.

  • 2.

    Dit advies wordt in ieder geval gevraagd wanneer de zaak tevens het functionele gebied van andere afdelingen raakt.

 

Artikel 24  

  • 1.

    Het ondersteunende advies, bedoeld in artikel 23, wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling die het primaire advies moet samenstellen en wordt als zodanig in het advies opgenomen.

  • 2.

    De afdeling die het ondersteunende advies moet uitbrengen, dient zoveel mogelijk in overleg te treden met de afdeling die het primaire advies moet samenstellen, teneinde te streven in goed overleg tot een eensluidend advies te komen.

  • 3.

    Wanneer geen overeenstemming wordt bereikt, dient het advies de onderscheiden standpunten duidelijk weer te geven, teneinde een goede oordeelsvorming mogelijk te kunnen maken.

  • 4.

    Ingeval er geen integraal advies wordt uitgebracht, kan de gemeentesecretaris zijn eigen advies toevoegen aan de onderscheiden standpunten.

 

Hoofdstuk 8 De projectorganisatie

Artikel 25  

  • 1.

    Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geeft het managementteam een kader aan voor de beleidsvoorbereiding door het ambtelijk apparaat. Dit kan onder meer resulteren in het instellen van stuur-, project- of werkgroepen.

  • 2.

    Het managementteam stelt nadere regels vast met betrekking tot de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de daartoe aangewezen projectleiders en de deelnemers aan stuur-, project- en werkgroepen.

 

Hoofdstuk 9 Medezeggenschap

Artikel 26  

  • 1.

    Ten behoeve van aangelegenheden die het ambtelijk apparaat aangaan, is een ondernemingsraad ingesteld.

  • 2.

    De rechten, bevoegdheden, werkwijzen en onderlinge samenwerking van deze ondernemingsraad zijn neergelegd in het reglement van de ondernemingsraad en in het, tussen de werkgever en de ondernemingsraad, gesloten convenant.

 

Hoofdstuk 10 Slotbepalingen

Artikel 27  

  • 1.

    Jaarlijks brengt de gemeentesecretaris via de, door de gemeenteraad vast te stellen paragraaf Bedrijfsvoering, aan het college van burgemeester en wethouders een rapport uit inzake de werking van dit besluit. In zijn rapport besteedt hij bijzondere aandacht aan de vraag of de bestuursdienst wat betreft de structuur en/of formatie aanpassing behoeft, bijvoorbeeld ten gevolge van de maatschappelijke ontwikkelingen en het vastgestelde beleid.

  • 2.

    Het in lid 1 van dit artikel bedoelde rapport wordt voordat het wordt uitgebracht aan het college van burgemeester en wethouders besproken in het managementteam en de ondernemingsraad.

 

Artikel 28  

Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd nadere regels te stellen ten aanzien van zaken, het ambtelijk apparaat betreffende, die in dit besluit niet of niet uitputtend zijn geregeld.

 

Artikel 29  

  • 1.

    Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit gemeente Leek 2015.

  • 2.

    Het besluit treedt in werking op de dag na die waarop zij deze bekendgemaakt is en werkt terug tot en met 1 januari 2015.

  • 3.

    Het Organisatiebesluit 2011, vastgesteld d.d. 10 mei 2011, wordt met terugwerkende kracht per 1 januari 2015 ingetrokken.

 

 

Aldus besloten in de vergadering

van burgemeester en wethouders

van de gemeente Leek,

d.d. 10 januari 2017.

H.J. Morssink, locoburgemeester M. Schomper, secretaris

Naar boven