Regeling nevenwerkzaamheden en financiële belangen Den Haag 2017

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Den Haag,

gelet op de artikelen 15:1e en 15:1f van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag;

in overeenstemming met de commissie voor georganiseerd overleg;

besluit:

vast te stellen de navolgende Regeling nevenwerkzaamheden en financiële belangen Den Haag 2017:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1:1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

• ambtenaar: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1, eerste lid, onder a, van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag;

• ARG: Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag;

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente;

• gemeente: de gemeente Den Haag.

HOOFDSTUK 2. NEVENWERKZAAMHEDEN

Artikel 2:1 Meldingsplicht

• 1. De ambtenaar bespreekt met zijn leidinggevende of de nevenwerkzaamheden die de ambtenaar verricht of die hij voornemens is te gaan verrichten nevenwerkzaamheden zijn die overeenkomstig artikel 15:1e van de ARG meldingsplichtig zijn.

• 2. De ambtenaar meldt meldingsplichtige nevenwerkzaamheden op de daarvoor bestemde wijze in het personeelsinformatiesysteem.

• 3. De melding van de nevenwerkzaamheden vindt bij of zo spoedig mogelijk na indiensttreding plaats of indien na indiensttreding met de nevenwerkzaamheden wordt begonnen, in ieder geval voordat daadwerkelijk met de nevenwerkzaamheden wordt aangevangen.

• 4. Indien de ambtenaar na indiensttreding voornemens is meldingsplichtige nevenwerkzaamheden te verrichten, meldt hij deze voordat daadwerkelijk met de nevenwerkzaamheden wordt aangevangen.

• 5. De ambtenaar die nevenwerkzaamheden heeft gemeld, meldt gewijzigde omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de toelaatbaarheid van de nevenwerkzaamheden.

Artikel 2:2 Bespreken nevenwerkzaamheden in gesprekscyclus

Het onderwerp nevenwerkzaamheden wordt door de ambtenaar en zijn leidinggevende periodiek besproken in het kader van de gesprekscyclus.

Artikel 2:3 Toetsing nevenwerkzaamheden

• 1. Na een melding als bedoeld in artikel 2:1 van deze regeling toetst het college de nevenwerkzaamheden op toelaatbaarheid.

• 2. De ambtenaar ontvangt binnen een redelijke termijn na de melding een besluit over de toelaatbaarheid van de nevenwerkzaamheden. Aan de toestemming kunnen voorwaarden of beperkingen worden verbonden.

HOOFDSTUK 3 OPENBAARMAKING NEVENWERKZAAMHEDEN DIRECTEUREN

Artikel 3:1

De gemelde nevenwerkzaamheden van de ambtenaren die de functie van gemeentesecretaris, algemeen directeur of directeur vervullen, worden op het internet gepubliceerd.

Artikel 3:2 Publicatie

De publicatie vermeldt:

• a. de functie;

• b. de nevenwerkzaamheden en de instantie(s) waarbij of waarvoor deze worden verricht;

• c. de datum van ingang van de nevenwerkzaamheden;

• d. de eventueel aan het uitoefenen van de nevenwerkzaamheden gestelde beperkingen.

Artikel 3:3

De adjunct-directeur P&O kan andere dan de in artikel 3:1 genoemde functies aanwijzen waarvoor ter bescherming van de integriteit van de openbare dienst openbaarmaking van de nevenwerkzaamheden noodzakelijk is.

HOOFDSTUK 4 MELDING FINANCIËLE BELANGEN

Artikel 4:1 Meldingsplicht financiële belangen

• 1. De gemeentesecretaris, de algemeen directeur en directeur melden overeenkomstig artikel 15:1:f, tweede lid, van de ARG, hun financiële belangen respectievelijk bezit van en transacties in effecten die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met hun functievervulling, kunnen raken.

• 2. Melding vindt plaats op de daarvoor bestemde wijze in het personeelsinformatiesysteem.

Artikel 4:2 Informatieverplichting

De ambtenaar verschaft alle informatie die nodig is voor de beoordeling of de gemelde belangen en bezittingen een risico opleveren in de werkzaamheden van de ambtenaar.

Artikel 4:3 Toetsing financiële belangen

• 1. Na een melding als bedoeld in artikel 4:1 van deze regeling toetst het college de financiële belangen op hun toelaatbaarheid.

• 2. De ambtenaar ontvangt binnen een redelijke termijn na de melding een besluit over de toelaatbaarheid van de financiële belangen. Aan de toestemming kunnen voorwaarden of beperkingen worden verbonden.

HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN

Artikel 5:1 Intrekking

De Regeling nevenwerkzaamheden en financiële belangen 2008 wordt ingetrokken.

Artikel 5:2 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 november 2017.

Artikel 5:3 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald: Regeling nevenwerkzaamheden en financiële belangen Den Haag 2017.

Den Haag, 26 september 2017

Het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,

Annet Bertram

de locoburgemeester,

Saskia Bruines

Toelichting

1. Nevenwerkzaamheden

Inleiding

De gemeente Den Haag vindt het belangrijk dat ambtenaren zich maatschappelijk ontplooien in onder andere bestuurswerk en vrijwilligerswerk. Het komt ook voor dat ambtenaren naast hun werk bij de gemeente voor zichzelf of voor anderen werken. Deze activiteiten kunnen het functioneren van een ambtenaar ten goede komen. Nevenwerkzaamheden kunnen echter ook strijdig zijn met de belangen van de gemeente. Mede daarom is het belangrijk alle nevenwerkzaamheden te bespreken en moeten bepaalde nevenwerkzaamheden worden gemeld. Samen met de leidinggevende kan een afweging gemaakt worden of er gemeld moet worden, dat blijkt namelijk niet altijd eenvoudig te bepalen.

Juridisch kader

Het juridisch kader voor nevenwerkzaamheden is opgenomen in de Ambtenarenwet. De Ambtenarenwet verplicht tot het vaststellen van voorschriften omtrent melding, registratie en verbod van nevenwerkzaamheden. Op grond van de Ambtenarenwet is in artikel 15:1e van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Den Haag (ARG) een bepaling opgenomen die voorschriften geeft omtrent melding, registratie en verbod van nevenwerkzaamheden. De meldings- en registratieplicht is beperkt. Het gaat slechts om die nevenwerkzaamheden die de belangen van de dienst kunnen raken. Bovendien moet er een samenhang zijn tussen de nevenwerkzaamheden en de functievervulling van de ambtenaar. De verbodsbepaling heeft een nog beperktere reikwijdte. Er moet een causaal verband zijn tussen de minder goede functievervulling of het minder goed functioneren van de openbare dienst enerzijds en de nevenwerkzaamheden van betrokkene anderzijds. Hierbij geldt dat, voor zover het gaat om het functioneren van de openbare dienst, er een samenhang moet zijn met de functievervulling. Bovendien kan een nevenwerkzaamheid slechts verboden worden, indien de goede functievervulling of de goede functionering van de openbare dienst niet in redelijkheid zou zijn verzekerd.

Wat zijn nevenwerkzaamheden?

Hieronder worden alle werkzaamheden begrepen die de ambtenaar naast zijn werk verricht, betaald of onbetaald en ongeacht de omvang, duur en vorm waarin hij dit doet. Ook het eenmalig schrijven van een artikel of op persoonlijke titel spreken op een congres valt hier bijvoorbeeld onder. Nevenwerkzaamheden vinden plaats in eigen tijd of tijdens verlof en maken geen deel uit van de werkzaamheden bij de gemeente Den Haag.

Wat is de lijn? Bespreken en melden

De lijn is helder: een ambtenaar dient betaalde en onbetaalde nevenwerkzaamheden met zijn leidinggevende te bespreken. Voorafgaand aan indiensttreding vraagt de leidinggevende naar alle nevenwerkzaamheden die de (toekomstig) ambtenaar verricht. Indien uit het gesprek blijkt dat er sprake is van nevenwerkzaamheden die de belangen van de dienst kunnen raken en deze nevenwerkzaamheden samenhangen met de functievervulling dan moet de ambtenaar deze melden. Uitdrukkelijk geldt hierbij: ook bestuursfuncties worden als nevenwerkzaamheden aangemerkt.

Bij mantelzorg is geen sprake van een meldplicht of toestemming maar het is wel raadzaam dat een ambtenaar dit met zijn leidinggevende bespreekt om gezamenlijk de mogelijkheden te bekijken om het risico op overbelasting zo veel mogelijk beperken. Op het moment dat een medewerker binnen de organisatie een andere functie gaat vervullen (tijdelijk of structureel) bespreken de nieuwe leidinggevende en de medewerker deze nevenwerkzaamheden en de verenigbaarheid met de nieuwe functie.

De conclusie kan zijn dat de nevenwerkzaamheden in het licht van de nieuwe werkzaamheden toch moeten worden gemeld. Ook in het kader van de gesprekscyclus worden de nevenwerkzaamheden tussen leidinggevende en ambtenaar aan de orde gesteld.

Het college toetst de nevenwerkzaamheden op hun toelaatbaarheid. Deze bevoegdheid kan worden gemandateerd. Toestemming voor nevenwerkzaamheden wordt door het college geweigerd als er sprake is van (de schijn van) belangenverstrengeling of belangenconflicten of als (naar buiten toe) de indruk kan ontstaan dat de eigen taak niet langer zorgvuldig kan worden uitgevoerd. Toestemming kan onder andere worden geweigerd als de nevenwerkzaamheden een zeker risico meebrengen tot één of meer van de volgende aspecten: belangenverstrengeling, ongewenste binding aan derden, fraude en corruptie, schade ten aanzien van het ambt, schade aan de belangen van de gemeente of onduidelijkheid over de hoedanigheid van de ambtenaar in zijn optreden naar derden. Ook is het denkbaar dat de nevenwerkzaamheden zo omvangrijk zijn dat de combinatie met de eigen taak tot praktische problemen zal leiden. In overleg zijn er echter vaak wel mogelijkheden om afspraken te maken. Hier geldt dat openheid essentieel is.

Aan de nevenwerkzaamheden kunnen voorwaarden worden verbonden. In het algemeen geldt voor alle nevenwerkzaamheden dat:

• indien de nevenwerkzaamheden betrekking hebben op het voeren van een eigen bedrijf, de ambtenaar zijn risico’s zodanig moet verzekeren dat wordt voorkomen dat de gemeente op enigerlei wijze schade zal lijden ten gevolge van de uitoefening van de nevenwerkzaamheden door de ambtenaar;

• contacten met opdrachtgevers door de ambtenaar moeten worden gemeld bij zijn leidinggevende, indien er sprake zou kunnen zijn van enige (schijn van) belangenverstrengeling;

• de ambtenaar de regels de regels van de Arbeidstijdenwet en daaruit voortvloeiende besluiten en voorschriften bij het vervullen van nevenwerkzaamheden in acht moet nemen;

• de nevenwerkzaamheden buiten de voor de ambtenaar geldende werktijden worden verricht.

Handvat beoordeling risico’s van nevenwerkzaamheden

Bij de beoordeling van de risico’s van nevenwerkzaamheden kunnen enkele vragen behulpzaam zijn.

• Is er verwevenheid met het functionele beleidsterrein?

• Bestaat er een risico dat ambtelijke informatie wordt gebruikt?

• Kunnen er persoonlijke confrontaties in de functie plaatsvinden?

• Hoe is de reputatie van de organisatie, het bedrijf of de branche?

• Hoe zal de buitenwereld tegen de combinatie van activiteiten aankijken?

• Wat is de tijdbelasting van de nevenwerkzaamheden?

  Melding financiële belangen

Naast het regelen van openbaarmaking van nevenwerkzaamheden verplicht de Ambtenarenwet tot het stellen van voorschriften met betrekking tot de melding van financiële belangen. Daartoe is in de ARG artikel 15:1f opgenomen. Op grond van dit artikel dient het college ambtenaren aan te wijzen voor wie de meldplicht geldt, dat wil zeggen ambtenaren in functies met bijzondere risico’s op financiële belangverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie.

De aangewezen ambtenaren dienen melding te doen van financiële belangen en het bezit van en transacties in effecten die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken. De meldplicht betreft in eerste instantie financiële belangen.

Het begrip financieel belang is divers. Het kan gaan om het bezit van effecten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond alsook om deelnemingen in ondernemingen. Ook negatieve financiële belangen zoals schulden kunnen relevant zijn met het oog op belangenverstrengeling. Het gevaar van belangenverstrengeling ontstaat als een ambtenaar financiële belangen bezit die een onafhankelijke besluitvorming in de weg kunnen staan. Het gaat dan om belangen in ondernemingen die een relatie met de gemeente hebben of kunnen krijgen. Een ambtenaar die functioneel betrokken is bij beslissingen ten aanzien van zo’n onderneming zou zich kunnen laten leiden door zijn persoonlijke financieel belang. De meldplicht betreft ook het bezit van en transacties met effecten. Het gaat daarbij om het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie. Koersgevoelige informatie kan worden beschreven als niet openbare bijzonderheden omtrent een instelling of omtrent de handel in effecten waarvan het openbaar worden naar verwachting invloed zal hebben op de koers van de effecten van die instelling. Het risico van oneigenlijk gebruik doet zich voor in functies waar over koersgevoelige informatie kan worden beschikt. In de gemeente zal zich dit niet vaak voordoen.