Regeling Dienstreizen

Regeling Dienstreizen

Het college van Burgemeester en wethouders besluit:

• 1. mede gelet op het gestelde in artikel 125 en 160 van de Gemeentewet;

• 2. gelet op artikel 3:21, 15:1:23, 15:1:24 CAR/UWO;

• 3. gelet op het bepaalde in de Reisregeling Binnenland;

• 4. gelet op de instemming van de Ondernemingsraad d.d. 24 juli 2017;

  tot het vaststellen van de navolgende regeling:

Regeling Dienstreizen

Artikel 1. Begripsomschrijving

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

• a. Medewerker: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR;

• b. Bevoegd gezag: burgemeester en wethouders of een voor de uitvoering van deze regeling gemandateerde ambtenaar;

• c. Dienstreis: een naar het oordeel van het bevoegd gezag noodzakelijke verplaatsing van de ambtenaar om de gemeente te vertegenwoordigen buiten zijn werkplek, hieronder mede begrepen, het verblijf buiten de werkplek;

• d. Reisafstand: het aantal kilometers (afgerond op 1 cijfer achter de komma) door de medewerker op te geven (zijnde maximaal het aantal kilometers

• e. Reisregeling Binnenland: de door de minister van Binnenlandse Zaken opgestelde regeling ten behoeve van het rijkspersoneel.

• f. Werkplek: de locatie waar de medewerker doorgaans zijn werkzaamheden verricht.  

Artikel 2. Algemene bepalingen

• a. De medewerker weegt zorgvuldig af of de dienstreis noodzakelijk is. Bij twijfel overlegt hij vooraf met zijn leidinggevende.

• b. De leidinggevende kan met de medewerker periodieke afspraken maken over dienstreizen (denk aan frequentie en vervoermiddel).

• c. De medewerker en de leidinggevende zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de meest doelmatige wijze van vervoer naar de bestemming.

  Daarbij wordt rekening gehouden met :

• 1. reistijd (zo min mogelijk verlies van productieve uren)

• 2. bijkomende kosten, zoals parkeerkosten (zo min mogelijk kosten)

• 3. carpoolen (indien mogelijk)

• 4. beschikbaarheid dienstauto en dienstfiets

• 5. mogelijkheid tot gebruik OV (bij gebruik van de trein, wordt 2e klasse gereisd). De gemeente Best heeft een aantal OV business cards aangeschaft, die hiervoor gebruikt kunnen worden.

• d. Vertrekpunt voor dienstreizen of reizen voor studie is de w

• e. De declaratie van reis- en verblijfkosten vindt onder overlegging van bewijsstukken, zo spoedig mogelijk plaats, maar uiterlijk binnen 3 maanden volgend op de maand waarin de kosten gemaakt zijn. 

Artikel 3. Vergoeding reiskosten

• a. Kilometerkosten eigen vervoer worden tegen € 0,28 netto [1]

• b.. Parkeerkosten worden tegen overlegging van een bewijsstuk vergoed.

• c. Voor het reizen met het openbaar vervoer zijn OV business cards beschikbaar. De facturering geschiedt rechtstreeks aan de gemeente Best, waardoor declareren niet meer nodig is. Wanneer er geen OV business cards beschikbaar zijn, worden kosten van openbaar vervoer tegen overlegging van een bewijsstuk vergoed. Bij gebruik van een persoonlijke OV-chipkaart wordt een uitdraai of scan van de gemaakte reis als bewijsstuk beschouwd.

• d. Noodzakelijke (trein)taxi kosten worden tegen overlegging van een bewijsstuk vergoed. 

Artikel 4. Vergoeding verblijfkosten

• a. De Reisregeling binnenland geeft het kader waarbinnen de naar oordeel van de manager akkoord bevonden kosten voor kleine uitgaven overdag en ’s avonds, maaltijden en overnachting vergoed worden, onder overlegging van bewijsstukken.

• b. Tenzij sprake is van overmacht, wordt door de medewerker vooraf toestemming gevraagd aan de manager voor de te maken kosten in verband met een overnachting. 

Artikel 5. Bijzondere bepalingen

• a. De medewerker reist in de trein 2e klasse.

• b. Brandstof voor de dienstauto wordt aangeschaft met de daarvoor bestemde pas.  

Artikel 6. Vergoeding reiskosten bij studie

• a. De reiskosten naar studie/opleiding/examen worden vergoed naar  het fiscaal vrijgestelde maximumbedrag per kilometer bij eigen vervoer of onder overlegging bewijsstukken naar Openbaar Vervoer 2e klasse. Ook voor studie/ opleiding/ examens kan de OV business card gebruikt worden.

• b. In de opleidingsovereenkomst kan in afwijking van lid a. een lagere kostenvergoeding worden afgesproken. 

Artikel 7. Vergoeding reiskosten tijdens ziekte

De reiskosten naar de bedrijfsarts worden vergoed op basis van het fiscaal vrijgestelde maximumbedrag per kilometer bij eigen vervoer of onder overlegging bewijsstukken naar Openbaar Vervoer 2e klasse, tenzij de reiskostenvergoeding al middels de normale tegemoetkoming reiskosten woon-/ werkverkeer wordt vergoed.

Artikel 8. Buitenlandse reizen [2]

• a. De onkosten van een buitenlandse reis worden alleen vergoed als voorafgaande aan de reis het bevoegd gezag toestemming heeft verleend voor de reis.

• b. Het bevoegd gezag neemt een afzonderlijk besluit over de kosten die vergoed worden en de maximale hoogte van de kostenvergoeding.  

Artikel 9. Fiscale voorschriften

Wijzigingen in de fiscale voorschriften kunnen onverkort doorwerken in de uitvoering van deze regeling wanneer dat nodig is om naheffing en boete te vermijden.

Artikel 10. Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan de directie afwijkend beslissen.

Artikel 11. Inwerkingtreding

De regeling treedt in werking de dag na publicatie. De Regeling Dienstreizen 2014 komt hiermee te vervallen.

Best, 18 augustus 2017

Burgemeester en wethouders van de gemeente Best,

• Anton van Aert burgemeester	Philip Bosman loco secretaris

Toelichting

Het is mogelijk dat je een dienstreis maakt, die aanvangt vanaf je huisadres. Als de dienstreis valt op een voor jou reguliere werkdag, ontvang je voor deze dag al de reguliere woon-/werkverkeervergoeding. De extra kosten die je maakt voor deze dienstreis, mag je declareren tegen de kilometervergoeding van € 0,28 netto per kilometer.

Het kan zijn dat je extra reistijd hebt, als je vanuit huis een dienstreis maakt. Ook kan het zijn dat je na het einde van je externe afspraak, vanuit die locatie terugreist naar huis in plaats van terug naar je werk. De extra reistijd, dus je reistijd minus de reistijd die je normaliter hebt voor je woon-/werkverkeer, mag je schrijven als dienst-uren.

De reistijd die je maakt ivm een studie is in principe eigen tijd. In een opleidingsovereenkomst kunnen hier met de manager nadere afspraken over gemaakt worden.

[1] Vanaf 2015 is een gedeelte hiervan fiscaal onbelast. Het bovenmatige deel wordt als eindheffingsbestanddeel in de vrije ruimte onder de Werkkostenregeling gebracht.

[2] Voor de uitvoering van deze regeling wordt onder buitenland ook verstaan de Nederlandse gemeenten in overzees gebied.