Gemeente Baarn - Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Baarn 2017

Burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn hebben,

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 september 2017;

gelet op het advies van de gemeentearchivaris van 15 september 2017;

gelet op:

- de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Archiefregeling in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging;

- artikel 7 van de Archiefwet;

besloten:

Artikel 1

1. over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen, geactualiseerd 27 juni 2012, en op grond van de Selectielijst geldend per 1 januari 2017 voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

2. reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het vastgestelde Handboek Vervanging gemeente Baarn.

3. de wenselijkheid van de vervanging is beschreven in hoofdstuk 1 van het Handboek Vervanging.

4. reproductie vindt plaats door scanning en registratie in het archiefbeheerssysteem van de gemeente.

5. door naleving van het vervangingsproces zoals beschreven in het Handboek Vervanging worden de belangen gewaarborgd van andere overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden, het cultuurhistorisch erfgoed en historisch onderzoek.

Artikel 2

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking van dit besluit.

Artikel 3

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Baarn 2017.

Toelichting

Art. 1. Het Handboek Vervanging Gemeente Baarn geeft inzicht in de afwegingen die gemaakt zijn uit hoofde van artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 juncto artikel 2 en artikel 6 lid 3 van het Archiefbesluit 1995 juncto artikel 26b van de Archiefregeling.

Art. 1.5 Hier worden de belangen opgesomd waarmee rekening moet worden gehouden krachtens artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 juncto artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, en welke krachtens artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 juncto artikel 6 Archiefbesluit 1995 bij het nemen van een besluit tot vervanging bekend moeten worden gemaakt.

Vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Baarn van 26 september 2017.

Bezwaar

Wanneer u het niet eens bent met dit besluit, kunt u hier bezwaar tegen maken. U kunt binnen zes weken na de dag van publicatie van dit besluit een bezwaarschrift indienen bij het college van burgemeester en wethouders van Baarn. Het bezwaarschrift moet worden ondertekend en moet tenminste bevatten: -uw naam en adres; -de datum waarop de brief is ondertekend (dagtekening); -een omschrijving van het besluit waartegen het bezwaar is gericht; -de reden(en) waarom u bezwaar maakt.