Besluit tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Bladel

Burgemeester en wethouders van de gemeente Bladel,

gelet op de regelgeving vastgelegd in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995, de Archiefregeling, Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer, Besluit Informatiebeheer gemeente Bladel 2015 en Wet Revitalisering Generiek Toezicht;

overwegende:

- dat er voor gekozen is om processen zoveel mogelijk geheel digitaal te doorlopen;

- dat digitale archivering onderdeel uitmaakt van digitaal werken;

- dat digitale archivering alleen mogelijk is als papieren documenten formeel vervangen kunnen worden door digitale documenten;

- dat het besluit tot vervanging (of substitutie) door uw college vastgesteld dient te worden;

- dat een positief advies van het RHCE nodig is ten aanzien van het Handboek Vervanging alvorens uw college tot een vervangingsbesluit kan komen;

- dat dit positieve advies van het RHCE ten aanzien van het Handboek Vervanging aanwezig is;

- dat het Handboek Vervanging gemeente Bladel middels uw besluit met nummer 17it.00980 is vastgesteld door uw college;

besluiten:

vast te stellen het “Besluit tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Bladel”

Artikel 1

• 1. Het college besluit over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, en opgemaakt of ontvangen ten behoeve van de processen zoals die in de bijlage met het registratienummer 16it.00890 zijn opgenomen, voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd.

• 2. De vervanging wordt toegepast met ingang van 6 februari 2017.

• 3. Reproductie geschiedt op een wijze zoals omschreven is in het Handboek Vervanging gemeente Bladel.

Artikel 2

Niet vervangen worden de archiefbescheiden die onvervangbaar en onmisbaar zijn door inhoud, structuur of vorm, een symboolwaarde, een schakelfunctie of een ijkwaarde hebben.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de eerste dag na de dag van bekendmaking.

Artikel 4

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging gemeente Bladel.

Bladel, 12 september 2017

Burgemeester en wethouders voornoemd,

de locosecretaris, mevrouw drs. M.L.J. Van Camp

de wnd. burgemeester, ing. P.M. Maas

Overzicht te vervangen analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

Proces/zaaktype	Afdeling	Team
Gehandicaptenparkeerkaart	Dienstverlening en Bedrijfsvoering	Klant Contact Centrum
Leerlingenvervoer	Dienstverlening en Bedrijfsvoering	Klant Contact Centrum
Muzieksubsidies	Dienstverlening en Bedrijfsvoering	Klant Contact Centrum
Aansprakelijkstelling door derden	Dienstverlening en Bedrijfsvoering	Financiën

(Versie 1, 19 september 2017)