Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling werkbedrijven Kust-, Duin- en Bollenstreek

Het dagelijks bestuur;

gelet op artikel 12, tweede lid, van de gemeenschappelijke regeling werkbedrijven Kust-, Duin- en Bollenstreek;

besluit:

vast te stellen het volgende “Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling werkbedrijven Kust-, Duin- en Bollenstreek”:

Artikel 1: Begripsbepalingen.

In dit reglement wordt verstaan onder:

• gemeenschappelijke regeling: de gemeenschappelijke regeling werkbedrijven Kust-, Duin- en Bollenstreek;

Artikel 2: Onderlinge vervanging.

• 1. Het dagelijks bestuur regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een lid van het dagelijks bestuur.

• 2. Een lid van het dagelijks bestuur dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter.

Artikel 3: De voorzitter.

De voorzitter leidt de vergadering, handhaaft de orde en zorgt voor naleving van de wet, de gemeenschappelijke regeling en dit reglement.

Artikel 4: Vergadering en vergaderstukken.

• 1. Het dagelijks bestuur vergadert op de data die in het vergaderschema zijn vastgelegd.

• 2. Het dagelijks bestuur vergadert in beslotenheid.

• 3. Indien een lid van het dagelijks bestuur een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van de reden daarvan aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

• 4. Voor elke vergadering bepaalt de voorzitter de voorlopige agenda. De vergaderstukken worden door de secretaris ten minste één week voor de vergadering op digitale wijze toegezonden.

Artikel 5: Vergader- en besluitquorum.

• 1. In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd en besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 2. Indien het vereiste aantal leden niet is opgekomen, belegt de voorzitter een nieuwe vergadering.

Artikel 6: De secretaris.

• 1. De secretaris is in de vergadering van het dagelijks bestuur aanwezig. Bij diens afwezigheid treedt diens plaatsvervanger op.

• 2. De secretaris kan op verzoek van de voorzitter aan de beraadslagingen in de vergadering deelnemen.

Artikel 7: Deelneming derden aan de vergadering.

• 1. De vergadering van het dagelijks bestuur kan worden bijgewoond door medewerkers van de gemeenschappelijke regeling en haar uitvoeringsorganisatie, voor zover dit naar het oordeel van de voorzitter noodzakelijk is. Zij kunnen op verzoek van de voorzitter aan de beraadslagingen deelnemen.

• 2. Het dagelijks bestuur kan besluiten dat andere personen, dan genoemd in lid 1, ter vergadering aanwezig zijn en aan de beraadslagingen deelnemen.

• 3. Op degenen die op grond van dit artikel zijn toegelaten tot de vergadering, zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 8: Stemmingen.

• 1. Indien geen van de leden van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming verlangt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het dagelijks bestuur bij het nemen van een besluit stemming verlangt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3. Indien een lid van het dagelijks bestuur dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.

• 4. Indien bij een stemming, anders dan over personen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd. Staken de stemmen andermaal, dan beslist de stem van de voorzitter.

• 5. Indien bij een stemming voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen de stemmen staken en de stemming beperkt is tot één persoon, beslist de voorzitter. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen, die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming plaatsheeft. Indien bij de tussenstemming of herstemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.

Artikel 9: Besluitvorming en verslaglegging.

• 1. De secretaris draagt zorg voor de verslaglegging van de vergadering van het dagelijks bestuur.

• 2. Het verslag bevat ten minste:

  • a. de namen van de voorzitter, de secretaris, de leden van het dagelijks bestuur, voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen, die ter vergadering aanwezig waren;

  • b. een aantekening van welke leden afwezig waren;

  • c. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • d. een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de sprekers;

  • e. een overzicht van het verloop van elke stemming.

• 3. Indien omtrent een onderwerp geheimhouding is opgelegd, wordt daarvan een afzonderlijk verslag gemaakt.

Artikel 10: Parafenbesluiten.

• 1. Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de vergadering van het dagelijks bestuur tot stand komt door middel van het zetten van parafen door de leden van het dagelijks bestuur.

• 2. Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit.

• 3. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris.

• 4. De parafenbesluiten worden in het verslag van de eerstvolgende vergadering van het dagelijks bestuur opgenomen.

Artikel 11. Inwerkingtreding en citeertitel.

• 1. Dit reglement treedt in werking met ingang van 1 april 2017.

• 2. Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van orde vergaderingen dagelijks bestuur GR KDB”.

Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur in zijn vergadering van 6 maart 2017.

M.J. Adriaanse,

secretaris

A.L. van Kempen,

voorzitter