Financiële verordening Sluis 2017

De raad van de gemeente Sluis ;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 14 februari 2017;

gelet op de artikel 212 van de Gemeentewet;

gezien het advies van de commissie Samenleving/Middelen van 7 maart 2017;

besluit:

vast te stellen de Financiële verordening Sluis 2017.

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Sluis en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• b. Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen;

• c. Doelmatigheid: het realiseren van een beoogd resultaat met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, respectievelijk met een gegeven beschikbaarheid van middelen een zo groot mogelijk resultaat bereiken;

• d. Doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde resultaten daadwerkelijk worden behaald.

• e. Misbruik en oneigenlijk gebruik:Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

  Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.

• 3. De raad stelt op voorstel van het college per programma de beleidsindicatoren vast. Het voorstel van het college bevat ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s en de overzichten algemene dekkingsmiddelen, onvoorzien, overhead en vpb, de baten en lasten per taakveld weergegeven.

• 2. Onderdeel van de begroting vormt het investeringsplan voor het onderhavige begrotingsjaar en de drie daarop volgende jaren.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, investeringen en de grondexploitatie.

• 4. In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1. Het college biedt jaarlijks aan de raad een kadernota aan waarin zijn opgenomen voorstellen voor het beleid en de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota vóór 1 juli vast.

• 2. Tevens onderdeel van de kadernota is de 1e bestuursrapportage over het lopende begrotingsjaar.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma en de overzichten algemene dekkingsmiddelen, onvoorzien, overhead en vpb.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd.

• 3. Het college informeert de raad vooraf als ze verwacht dat de lasten de geautoriseerde lasten of de investeringsuitgaven de geautoriseerde investeringskredieten dreigen te overschrijden of de baten de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. De raad geeft vervolgens aan of hij hiervoor een voorstel wil voor wijziging van het budget of een voorstel voor bijstelling van het beleid.

• 4. Bij de behandeling van de tussentijdse rapportages in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde budgetten en de investeringskredieten en het bijstellen van het beleid.

• 5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, legt het college, vooraf aan het aangaan van verplichtingen, een investeringsvoorstel voor aan de raad.

• 6. Voor lasten, baten, investeringskredieten, mutaties van reserves en dotaties aan voorzieningen die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college een afzonderlijk voorstel ter autorisatie aan de raad voor.

• 7. In afwijking van lid 6 geldt dat autorisatie door de raad achteraf plaatsvindt door middel van een begrotingswijziging voor niet in de begroting opgenomen, maar passend binnen de beleidskaders, opgenomen:

  • a. Investeringskredieten tot en met € 100.000, mits hiervoor dekking aanwezig is;

  • b. Mutaties van eenmalige of structurele baten en lasten tot en met € 50.000;

  • c. Mutaties van reserves en dotaties aan voorzieningen tot en met € 50.000.

• 8. Voorstellen voor budgetoverheveling worden getoetst aan de volgende criteria:

  • a. Beleidsinhoudelijke noodzaak;

  • b. Inbedding in de werkplanning/jaarplan van het nieuwe jaar;

  • c. De overheveling heeft betrekking op incidentele budgetten;

  • d. De betreffende budgetten mogen voor één jaar worden overgeheveld naar het nieuwe boekjaar;

  • e. Het minimumbedrag voor de overheveling bedraagt € 25.000 per post. Zo nodig kan gemotiveerd worden afgeweken van deze grens. Het college verzoekt de raad vóór 1 januari van het volgende jaar de over te hevelen budgetten toe te voegen aan de algemene reserve onder opgave van de betreffende budgetten waarop het verzoek betrekking heeft en de redenen van het verzoek. De budgetten worden in het volgend jaar bij begrotingswijziging op de begroting gebracht waarbij de onttrekking aan de reserve als dekking dient.

• 9. Beschikbaar gestelde investeringskredieten waarvoor binnen 4 jaar nog geen uitgaven zijn gedaan, komen te vervallen.

Artikel 6. Tussentijdse rapportages en informatie

• 1. Het college informeert de raad door middel van 2 tussentijdse bestuursrapportages over de realisatie van de begroting. De 1e bestuursrapportage is onderdeel van de kadernota.

• 2. De bestuursrapportages bevatten een overzicht met de bijgestelde raming van:

  • a. de baten en de lasten per programma;

  • b. het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, onvoorzien, overhead en vpb;

  • c. het totale saldo van de baten en de lasten volgend uit de onderdelen a en b;

  • d. de (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

  • e. het resultaat, volgend uit de onderdelen c en d;

  • f. de lopende investeringskredieten.

• 3. In de bestuursrapportages wordt informatie verschaft over de realisatie van de doelstellingen en de voortgang van uit de begroting voortvloeiende activiteiten inclusief de uitvoering van de investeringswerken.

• 4. In de bestuursrapportages worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en de lasten en investeringskredieten in de begroting groter dan € 50.000 toegelicht.

• 5. Naast de 2 tussentijdse rapportages ontvangt de raad in december de slotwijziging, beperkt tot budgetoverheveling conform artikel 5, lid 8.

Artikel 7. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 8. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Artikel 9. Reserves en voorzieningen

• 1. Het college biedt de raad een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt deze nota vast. De nota behandelt:

  • a. de vorming en besteding van reserves;

  • b. de vorming en besteding voorzieningen;

  • c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen.

Artikel 10. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente, die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente verleende diensten.

• 2. Bij de kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW), de kosten van het kwijtscheldingsbeleid en verliezen wegens oninbaarheid.

• 3. Voor de inzet van materiële activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten, de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden bij de behandeling van de begroting vastgesteld.

• 4. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden wordt een percentage gehanteerd wat ontstaat door de totale overhead te delen door de totale directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten (exclusief voormalig personeel) welke zijn verantwoord op de taakvelden, niet zijnde taakveld overhead. In formule:

  Opslag overhead = totale overhead / totale salarissen en sociale lasten personeel in dienst alle taakvelden exclusief overhead

  Uitzondering op de toe rekenen overheadkosten zijn:

  • het bestuurssecretariaat : ondersteuning college van burgemeester en wethouders

  • commissie bezwaar- en beroepschriften, communicatie en gemeentejurist: communicatie en afhandeling van bezwaar- en beroepschriften loopt via Sabewa Zeeland

  • de medewerkers belast met bedrijfsvoering (bijv. zaakgericht werken, informatiebeveiliging).

Artikel 11. Prijzen economische activiteiten

• 1. Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt tenminste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

• 2. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

• 3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van tenminste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

• 4. Raadbesluiten met de motivering van het publiekbelang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:

  • d. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

  • e. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

  • f. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

  • g. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

  • h. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

  • i. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

  • j. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 12. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen, rechten en heffingen.

Artikel 13. Financieringsfunctie

• 1. Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Bij het verstrekken van garanties en risicodragend kapitaal wordt de raad vooraf betrokken.

Hoofdstuk 4. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 14. Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

  • a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeentelijke organisatie;

  • b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

  • c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

  • d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

  • e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

  • f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

• 2. Onder administratie wordt verstaan het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

Artikel 15. Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de taakvelden;

• g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• i. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen,

opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 16. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Hoofdstuk 5. Slotbepalingen

Artikel 17. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening Sluis 2014, vastgesteld door de raad op 19 juni 2014 en de Verordening tot 1e wijziging van de Financiële verordening Sluis 2014, vastgesteld door de raad op 17 december 2015, worden ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijven op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 18. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2017.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening Sluis 2017.

Oostburg.

DE RAAD VOORNOEMD,

De griffier, De voorzitter,

mr. P.T.G. Claeijs mr. P.A.G. Cammaert

Bijlage afschrijvingsbeleid bij artikel 8

De genoemde afschrijvingstermijnen van onderstaande opsomming gelden voor investeringen vanaf 1 januari 2017. Wanneer in voorkomende gevallen onderstaande opsomming niet van toepassing is, kan het college hiervan afwijken. Hierbij geldt als voorwaarde dat de afschrijvingstermijn maximaal de verwachte economische levensduur is.

Afschrijvingsbeleid immateriële vaste activa

De volgende immateriële vaste activa worden lineair afgeschreven vanaf het jaar waarin ze in gebruik zijn genomen in maximaal:

• a. XX jaar: bijdragen aan activa in eigendom van derden (XX =afhankelijk van het activa, te koppelen aan onderstaande termijnen voor materiële activa);

• b. 5 jaar: kosten voor onderzoek en ontwikkeling;

• c. 5 jaar: computerapplicaties.

Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met economisch nut

Activa met economisch nut en een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

De volgende materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven vanaf het jaar waarin ze in gebruik zijn genomen in maximaal:

• a. 80 jaar: rioleringen (buizen, graafwerk etc.);

• b. 15 jaar: rioleringen (pompen en gemalen);

• c. 40 jaar: nieuwbouw woonruimten, schoolgebouwen, kantoren en bedrijfsgebouwen;

• d. 25 jaar: nieuwbouw tijdelijke woonruimten en tijdelijke bedrijfsgebouwen;

• e. 25 jaar: renovatie, restauratie en aankoop woonruimten, schoolgebouwen, kantoren, bedrijfsgebouwen en woonwagens;

• f. 15 jaar: technische installaties en veiligheidsvoorzieningen in bedrijfsgebouwen;

• g. 10 jaar: telefooninstallaties;

• h. 5 jaar: automatiseringsapparatuur;

• i. 10 jaar: kantoormeubilair en schoolmeubilair;

• j. 8 jaar: zware transportmiddeln (vrachtwagens, veegmachines);

• k. 10 jaar: aanhangwagens, personenauto's, lichte motorvoertuigen en overige tractiemiddelen;

• l. 25 jaar: betaald parkeerterreinen;

• m. 10 jaar: parkeerinstallaties;

Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa met maatschappelijk nut

De volgende materiële vaste activa met maatschappelijk nut worden lineair afgeschreven vanaf het jaar waarin ze in gebruik zijn genomen in maximaal:

• a. 25 jaar: parken, sportvelden en groenvoorzieningen;

• b. 25 jaar: verhardingen (wegen, pleinen en rotondes, tunnels, viaducten en betonbruggen);

• c. 20 jaar: houten bruggen

• d. 40 jaar: openbare verlichting (masten);

• e. 20 jaar: openbare verlichting (armaturen);

• f. 10 jaar: straatmeubilair;

• g. 10 jaar: speelterreinen en -toestellen.