Verordening op de Opinieraden

De raad van de gemeente Woensdrecht, in vergadering bijeen op 12 juli 2017;

gezien het voorstel van het presidium/ de agendacommissie van 23 maart 2017;

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

overwegende dat diverse ontwikkelingen een actualisatie van de Verordening op de opinieraden noodzakelijk maakt;

BESLUIT :

de volgende ‘Verordening op de Opinieraden’ vast te stellen;

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. lid: raads- en burgerleden van de opinieraden;

• b. voorzitter: voorzitter van een opinieraad of diens plaatsvervanger;

• c. griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• d. opinieraad: een commissie zoals bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet;

• e. besluitraad: een raadsvergadering (bijeenkomst) waarbij aansluitend aan de laatste opinieraad van een raadscyclus besluitvorming plaatsvindt zonder beraadslaging, over de als A-voorstel aangemerkte voorstellen en de voorstellen van de opinieraad over de afhandeling van ingekomen stukken;

• f. fractiedeelnemers: raadsleden en burgerleden die namens een raadsfractie deelnemen;

• g. agendacommissie: de commissie ingesteld op basis van artikel 4 van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad die de vergaderingen van de opinieraden en themaraden voorbereidt en de voorlopige agenda vaststelt;

• h. startnotitie: een notitie, opgesteld door het college, waarin een verkenning is neergelegd van nieuwe, in een vroeg stadium te bediscussiëren onderwerpen die de gemeente, het gemeentebestuur en de burgers aangaan. De startnotitie bevat in ieder geval een beknopte probleemverkenning, mogelijke alternatieven met betrekking tot de oplossingsrichting en de vermelding van het belang voor de gemeente, het gemeentebestuur en de burgers;

• i. ingekomen stukken: ingekomen stukken als bedoeld in artikel 23 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad;

• j. A- voorstel: een voorstel dat door de opinieraad wordt geagendeerd voor de besluitraad, waarbij alle deelnemende fracties het voorstel aangemerkt moeten hebben als A-voorstel;

k. B- voorstel: een voorstel dat door de opinieraad wordt geagendeerd voor de raadsvergadering.

Artikel 2 Instelling opinieraden en themabijeenkomsten

• 1. Er is een Opinieraad Ruimte, een Opinieraad Samenleving en een Opinieraad Bestuur.

• 2. Naast de opinieraden kunnen themabijeenkomsten worden georganiseerd.

Artikel 3 Taken opinieraad

De opinieraad:

• a. behandelt en bespreekt de ingekomen stukken van de raad en brengt advies uit aan de raad over de afdoening ervan;

• b. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

• c. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a en b;

• d. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur.

Artikel 3a Opinieraden, doelstelling en werkwijze

• 1. In een opinieraad vindt door fractiedeelnemers beraadslaging plaats over voorstellen, ter voorbereiding op de behandeling in de raadsvergadering.

• 2. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen.

• 3. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

• 4. Fractiedeelnemers mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 5. Bij de bepaling hoeveel malen een fractiedeelnemer over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

• 6. Na de tweede termijn geven de fracties aan of het voorstel wat hen betreft een A-voorstel of een B-voorstel wordt.

• 7. Bij wisseling van een agendapunt kunnen de fractiedeelnemers eenmaal wisselen.

• 8. Voorstellen met betrekking tot de behandeling van de perspectievennota, programmabegroting, bestuursrapportage en jaarrekening worden slechts informatief behandeld. Deze voorstellen worden niet geagendeerd voor de besluitraad.

• 9. Technische en informatieve vragen dienen voorafgaand aan de vergadering te worden gesteld. Aanvullende vragen kunnen tijdens de vergadering worden gesteld.

• 10. Technische en informatieve vragen die op de maandag voorafgaand aan de eerste opinieraad van een cyclus, voor 9 uur schriftelijk zijn ingediend, worden voor aanvang van de opinieraad schriftelijk verspreid.

• 11. Vragen over ingekomen stukken dienen op de maandag voorafgaand aan de eerste opinieraad van een cyclus, voor 9 uur schriftelijk te zijn ingediend. De beantwoording van deze vragen wordt voor aanvang van de opinieraad verspreid. Leden van de opinieraad kunnen tijdens de vergadering aanvullende vragen stellen op basis van de verkregen antwoorden.

Artikel 3b Themabijeenkomsten

• 1. Een themabijeenkomst is een openbare bijeenkomst met als doel verdieping aan te brengen op één of meerdere thema’s.

• 2. De aanwezige leden koppelen de verkregen inzichten terug aan hun fractie.

• 3. Een ieder kan een verzoek doen aan de agendacommissie om een themabijeenkomst te organiseren. In het verzoek wordt in ieder geval ingegaan op:

  • a. de onderwerpen die aan bod komen;

  • b. het doel van de bijeenkomst;

  • c. die informatie die voorafgaand aan de bijeenkomst beschikbaar wordt gesteld;

  • d. de werkvorm voor de themabijeenkomst;

  • e. de rol van de raads- en burgerleden, het college en andere deelnemers.

• 4. De agendacommissie kan het verzoek afwijzen.

• 5. De agendacommissie kan besluiten dat een themabijeenkomst in beslotenheid plaatsvindt.

• 6. De voorzitter van een themabijeenkomst is de voorzitter van de opinieraad waarbij de onderwerpen die worden behandeld overwegend functioneel thuis horen.

Artikel 4 Benoeming burgerleden en voorzitter

• 1. Een opinieraad bestaat uit alle fracties uit de raad welke maximaal 3 leden uit hun fractie mogen afvaardigen, waarvan 1minimaal raadslid.

• 2. Iedere fractie mag beschikken over drie burgerleden, welke op voordracht van de fractie worden benoemd.

• 3. De artikelen 10, 12, 11, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op burgerleden.

• 4. Alle leden van de raad en alle burgerleden worden benoemd als lid van iedere opinieraad.

• 5. De raad benoemt de voorzitters, voorzitters kunnen elkaar onderling vervangen. De raad kan een algemeen plaatsvervangend voorzitter benoemen.

• 6. Alvorens aan hun werkzaamheden te beginnen leggen burgerleden in handen van de voorzitter van de raad of van één van de opinieraden de volgende eed of verklaring en belofte af:

“Ik zweer dat ik, om tot lid van de opinieraden benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik zweer dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen.

Ik zweer dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de opinieraden naar eer en geweten zal vervullen.”

“ Zo waarlijk helpe mij God almachtig”

Of:

“Ik verklaar dat ik, om tot lid van de opinieraden benoemd te worden, rechtstreeks noch middellijk, onder welke naam of welk voorwendsel ook, enige gift of gunst heb gegeven of beloofd. Ik verklaar en beloof dat ik, om iets in dit ambt te doen of te laten, rechtstreeks noch middellijk enig geschenk of enige belofte heb aangenomen of zal aannemen. Ik beloof dat ik getrouw zal zijn aan de Grondwet, dat ik de wetten zal nakomen en dat ik mijn plichten als lid van de opinieraden naar eer en geweten zal vervullen.” “Dat verklaar en beloof ik!”

Artikel 5 Zittingsperiode en ontslag burgerleden en voorzitters

• 1. De zittingsperiode van een burgerlid of voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Een burgerlid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, tweede lid, gestelde eisen.

• 3. De raad kan ontheffing verlenen van het bepaalde in artikel 15, lid 1 onder d van de Gemeentewet.

• 4. Een voorzitter houdt op voorzitter te zijn indien deze geen lid van de raad meer is.

• 5. De raad kan een burgerlid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen. De raad kan daarnaast besluiten een burgerlid te ontslaan wegens handelen in strijd met de gedragscode die is opgenomen in het integriteitsbeleid van de gemeente Woensdrecht.

• 6. De raad kan een voorzitter van een opinieraad ontslaan.

• 7. Een burgerlid en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat in één maand na de schriftelijke mededeling of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

Artikel 6 Taken en rollen deelnemers

Vervallen.

Artikel 7 Voorzitter

• 1. De voorzitter is geen deelnemer.

• 2. De voorzitter is belast met:

  • a. het leiden van de bijeenkomst;

  • b. het uitnodigen van aanwezigen deel te nemen aan de beraadslaging;

  • c. het verlenen van het woord aan zij die deelnemen aan de beraadslaging;

  • d. het formuleren van nog openstaande vragen;

  • e. het vaststellen dat een toezegging is gedaan;

  • f. het formuleren van voorstellen aan de opinieraad over de afhandeling van een onderwerp of voorstel;

  • g. het handhaven van de orde. De voorzitter bewaakt de orde van de vergadering, maar ook de deelnemers dragen hun verantwoordelijkheid;

  • h. het doen naleven van deze regeling; in gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de voorzitter.

Artikel 8 De griffier

• 1. De griffier van de raad ondersteunt iedere opinieraad.

• 2. De griffier is aanwezig in vergaderingen.

• 3. De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

HOOFDSTUK 2 VERGADERINGEN

Paragraaf 1 Voorbereidingen

Artikel 9 Oproep en voorlopige agenda

• 1. De voorzitter zendt ten minste twaalf dagen voor een opinieraadsvergadering aan de deelnemers een oproep per e-mail of een schriftelijke oproep.

• 2. Indien voor een vergadering deskundigen of adviseurs worden uitgenodigd wordt dit in de oproep aangegeven onder vermelding van naam en functie alsmede voor welk punt betrokkenen zijn uitgenodigd.

• 3. Indien een agenda zoals bedoeld in het eerste lid na verzending wordt aangevuld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de opinieraadsvergadering schriftelijk of per e-mail gezonden.

• 4. Een lid kan verzoeken een punt aan de agenda van een opinieraad toe te voegen indien:

  • a. het toe te voegen onderwerp naar de mening van de agendacommissie voldoende is onderbouwd;

  • b. het verzoek twee dagen voor de vergadering van de agendacommissie bij de griffier is ingediend.

Artikel 10 Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter in overleg met de agendacommissie na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen.

• 2. Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de opinieraad vastgesteld.

Artikel 11 Ter inzage leggen van stukken, geheimhouding en privacy

• 1. Agenda’s, verslagen en voorstellen, al dan niet in concept, inclusief de bijbehorende stukken worden gelijktijdig met het verzenden van een oproep voor een bijeenkomst digitaal beschikbaar gesteld. Hiervan wordt mededeling gedaan aan de leden van de opinieraad. De stukken worden openbaar gemaakt door middel van openbare kennisgeving en toegankelijk gemaakt via de gemeentelijke website.

• 2. Digitale verslagen worden via de website van de gemeente beschikbaar gesteld.

• 3. Het eerste lid geldt niet voor stukken zoals bedoeld in artikel 25 en artikel 86 van de Gemeentewet. Deze stukken blijven onder berusting van de griffier en deze verleent de leden op verzoek inzage.

• 4. In afwijking van het eerste lid kan er voor gekozen worden om stukken, indien deze privacygevoelige informatie bevatten, niet te publiceren.

Artikel 12 Openbare kennisgeving

Vervallen.

Paragraaf 2 Ter vergadering

Artikel 13 Presentielijst

• 1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal maakt de griffier aantekening van de leden die deelnemen aan de vergadering op de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de griffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 14 Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties tegenwoordig is.

• 2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een opinieraad kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende fracties tegenwoordig is.

Artikel 15 Audio/video verslag en besluitenlijst

• 1. De griffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

• 2. Van elke vergadering wordt een audio/video verslag en een besluitenlijst gemaakt.

• 3. De besluitenlijst bevat:

  • a. de namen van de voorzitter, de griffier, de burgemeester, de wethouders en de leden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een aantekening van welke fracties afwezig waren;

  • c. een overzicht van genomen besluiten;

  • d. een samenvatting van het advies aan de raad onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, of zij die zich hebben onthouden van stemming of beraadslaging en de reden daarvoor;

  • e. bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 18 door de opinieraad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.

• 4. Besluitenlijsten van opinieraden worden in de eerstvolgende vergadering van die opinieraad vastgesteld.

• 5. Het presidium kan nadere regels stellen over de wijze waarop audio/video verslaglegging plaatsvindt, deze worden verwerkt en beschikbaar gesteld.

Artikel 16 Adviezen en stemmingen

• 1. Als een opinieraad een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

• 2. In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties.

• 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over de vaststelling van het verslag, over geheimhouding en met betrekking tot de orde van de vergadering.

Artikel 17 Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de opinieraad anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.

• 3. Fracties mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. In principe heeft iedere fractie één woordvoerder.

• 4. Bij de bepaling hoeveel malen een fractie over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 18 Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een opinieraad kan besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 19 Spreekrecht burgers

• 1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die geagendeerd zijn. Zij voeren het woord voorafgaand aan de inhoudelijke behandeling van het betreffende agendapunt. Degene die van dit spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit binnen een redelijke termijn voor aanvang van de vergadering aan de griffier. Daarbij wordt melding gemaakt van de naam van de inspreker en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden.

• 2. Burgers kunnen het woord voeren over onderwerpen die niet geagendeerd zijn. Dit gebeurt tijdens het agendapunt ‘vragenronde’. Degene die van dit spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit ten minste 24 uur voor aanvang van de vergadering aan de griffier. Daarbij wordt melding gemaakt van de naam van de inspreker, het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden, een korte toelichting en vragen die gesteld wensen te worden.

• 3. Voor alle insprekers geldt een maximale inspreektijd van 5 minuten.

• 4. De spreker voert het woord, nadat de voorzitter hem dit heeft verleend. De voorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De voorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering. De voorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 5. De opinieraad adviseert de gemeenteraad over de wijze waarop inspraak zoals bedoeld in het tweede lid wordt behandeld. Mondelinge inspraakreacties worden behandeld als een ingekomen stuk zoals bedoeld in artikel 1, onder i.

Artikel 20 Handhaving orde en schorsing

• 1. De voorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering en is bevoegd, wanneer die orde op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 2. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

• 3. Hij kan de opinieraad voorstellen aan een lid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het lid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de voorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het lid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 4. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 5. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 21 Voorstellen van orde

Leden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De opinieraad beslist hier terstond over.

Paragraaf 3 Besloten vergaderingen

Artikel 22 Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 23 Verslag besloten vergadering

• 1. In afwijking van artikel 15 wordt van een besloten vergadering enkel een schriftelijk verslag gemaakt. Dit verslag bevat ook een zakelijke samenvatting van het gesprokene onder vermelding van de namen van de sprekers.

• 2. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de leden ter inzage gelegd bij de griffier.

• 3. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de opinieraad een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag.

Artikel 24 Opheffing geheimhouding

Vervallen.

Paragraaf 4 Toehoorders en pers

Artikel 25 Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

Artikel 26 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

HOOFDSTUK 3 SLOTBEPALINGEN

Artikel 27 Intrekken oude verordening

De Verordening op de Opinieraden 2014, vastgesteld op 11 september 2014, wordt ingetrokken.

Artikel 28 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na die waarop hij bekend is gemaakt.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de Opinieraden.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 12 juli 2017;

De raad voornoemd,

de griffier, de voorzitter,