Gemeenteblad van Marum
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Marum | Gemeenteblad 2017, 147884 | Verordeningen |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Marum | Gemeenteblad 2017, 147884 | Verordeningen |
DIENST-/BEDRIJFSAUTO EN FIETS-REGLEMENT GEMEENTE MARUM 2017
Hoofdstuk 1 Definities, reikwijdte en doeleinden
In deze regeling wordt verstaan onder:
verwerken van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwisselen of vernietigen van gegevens;
De regeling is van toepassing op het gebruik door medewerkers van de gemeentelijke dienst-/ bedrijfsauto’s die voorzien zijn van track en trace en op het verwerken van persoonsgegevens inzake het gebruik van een track en tracesysteem. Deze regeling geeft de wijze aan waarop in de gemeente wordt omgegaan met privé en zakelijk gebruik van de gemeentelijke dienst-/ bedrijfsauto’s en de elektronische rittenregistratie. De regeling omvat regels over het verantwoord gebruik hiervan en regels over de wijze waarop controle plaatsvindt.
Hoofdstuk 2 Verantwoordelijkheden en beheer
Artikel 4 Verantwoordelijkheden en beheer
De beheerder is op grond van artikel 125a, derde lid, Ambtenarenwet, verplicht tot geheimhouding van persoonsgegevens en al het andere dat hem in verband met zijn functie ter kennis is gekomen, voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt en behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
Hoofdstuk 3 Controle, bewaring en verwijdering van persoonsgegevens
Indien geconstateerd wordt dat een gebruiker deze regeling overtreedt dan wordt de betrokken gebruiker zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door zijn leidinggevende. Overtreding van deze regeling kan leiden tot het opleggen van disciplinaire maatregelen in de zin van artikel 12 van deze regeling.
Artikel 6 Bewaring en verwijdering
Persoonsgegevens, betreffende de rittenregistratie die worden gebruikt voor de vaststelling van de loonheffing, worden conform de richtlijnen van de Belastingdienst voor zeven jaar bewaard. Gegevens die ouder zijn dan in deze richtlijnen is aangegeven, worden automatisch verwijderd. Als er bijzondere redenen zijn, bijvoorbeeld een vermoeden van onrechtmatig gebruik dan wel misbruik van de dienst-/bedrijfsauto’s worden de gegevens uit die periode bewaard zolang dit in het kader van het onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een medewerker noodzakelijk is.
Hoofdstuk 4 Gebruik van dienst-/bedrijfsauto’s, verzekering en schade
Door alle medewerkers dient een overeenkomst inzake verbod op privégebruik van de ter beschikking gestelde dienst-/bedrijfsauto van de gemeente Marum te worden ondertekend. De werkgever houdt toezicht op naleving van het verbod op privégebruik. De werkgever controleert op zakelijkheid van de verreden kilometers, boetes en schademeldingen.
De dienst-/bedrijfsauto is uitsluitend bestemd voor dienstritten en niet voor woon-werkverkeer of privégebruik. Alleen bij uitzondering (zeer vroeg vertrek of zeer laat retour komen) en na toestemming van het betreffende sectorhoofd mag men de sleutels van de dienstauto de avond vooraf meenemen naar huis. De eerstvolgende gebruiker mag hiervan geen hinder ondervinden.
Schade aan de dienstauto dient door de gebruiker zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen 24 uur gemeld te worden aan de bodedienst van de gemeente middels een ingevuld schadeformulier. Reparaties worden alleen uitgevoerd in opdracht van de bodedienst. Bij niet tijdig inleveren van het schadeformulier zijn de financiële gevolgen voor rekening van de gebruiker.
Hoofdstuk 5 Rechten van gebruiker: verbeteren, aanvullen, verwijderen of afschermen persoonsgegevens
Artikel 10 Rechten van de gebruiker
De gebruiker kan de beheerder verzoeken zijn persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
De beheerder bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het in het tweede lid genoemde verzoek schriftelijk of, dan wel in hoeverre, hij daaraan voldoet. Een weigering is met reden omkleed. Een beslissing op een verzoek geldt als een besluit in de zin van artikel 1:3, Algemene wet bestuursrecht.
Hoofdstuk 6 Boete, disciplinaire maatregelen, openbaarmaking, onvoorziene gevallen, Wbp, evaluatie en inwerkingtreding
Ingaande de datum van de geconstateerde overtreding wordt de waarde van het privégebruik zoals deze wordt toegepast door de Belastingdienst, tijdsevenredig tot het loon van de werknemer gerekend. Voor de tijdvakken van het kalenderjaar waarvoor de aangiftetermijn is verstreken, dienen correctieberichten op de loonaangifte te worden opgemaakt, tenzij de werknemer aan de werkgever alsnog overtuigend kan bewijzen dat de ter beschikking gestelde dienst-/bedrijfsauto in het kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden is gebruikt.
Alle verschuldigde loonbelasting/premie volksverzekeringen alsmede de boete en de heffings-rente verhaalt de werkgever op de werknemer. De werkgever kan ervoor kiezen om geheel of gedeeltelijk van verhaal af te zien voor zover hij niet heeft voldaan aan de in artikel 5 neergelegde verplichting tot voldoende toezicht.
Dit besluit treedt in werking op de dag na bekendmaking ervan en werkt terug tot 1 januari 2017.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Marum,
De huidige rittenregistratie van de gemeente Marum verloopt niet op de juiste wijze. Doorgaan op deze manier kan een naheffing betekenen bij een controle van de Belastingdienst. Onderzocht is welke mogelijkheden voor rittenregistratie er zijn en welke voor de gemeente Marum werkbaar en realiseerbaar zijn en welke mate van controle er uitgevoerd moet worden in lijn met de Belastingdienst op dit gebied.
Bij het gebruik van de dienst-/bedrijfsauto’s moeten gebruikers de nodige zorgvuldigheid betrachten en de integriteit en goede naam van de gemeente Marum waarborgen. De dienst-/bedrijfsauto’s mogen alleen zakelijk worden gebruikt. Privégebruik is niet toegestaan. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling om gegevens te gebruiken om het individueel functioneren van medewerkers te beoordelen, tenzij sprake is van een vermoeden van onrechtmatig gebruik of misbruik van de dienstauto.
De begrippen zoals die in deze regeling voorkomen, worden hier gedefinieerd. Voor de omschrijving van begrippen is waar mogelijk aangesloten bij bewoording die wordt gebruikt in de Wbp. Onder werktijd wordt ook verstaan de gemaakte uren ’s avonds en in de weekenden voor uitvoering van taken of werkgerelateerde werkzaamheden (bijvoorbeeld opleidingen of congressen).
Artikel 3 Doeleinden invoeren track en trace systeem
In dit artikel zijn de doeleinden omschreven waarom het systeem is ingevoerd.
Artikel 4 Verantwoordelijkheid en beheer
Het college moet ervoor zorgen dat de persoonsgegevens juist en nauwkeurig zijn. Dit betekent niet dat een garantie voor de juistheid van de gegevens kan worden gevergd. Alle maatregelen moeten worden getroffen die in redelijkheid kunnen worden gevergd. De redelijkheid stelt daarbij, afhankelijk van bijvoorbeeld het soort gegevens die onderwerp van verwerking zijn, de stand van de techniek en de kosten die met de maatregelen gepaard gaan, grenzen aan de te nemen maatregelen.
Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die verwerking en de aard van de te beschermer gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
Omdat een beheerder uit hoofde van zijn functie toegang heeft tot allerlei gegevens, dient deze functie met de nodige waarborgen te worden omgeven. Als beheerders treden op de medewerker(s) van de bodedienst van de gemeente Marum.
In dit artikel is vastgelegd hoe de controle op het gebruik van de dienst-/bedrijfsauto’s plaatsvindt. De controle maatregelen moeten in redelijke verhouding tot het doel van de controle staan (proportionaliteit). Bovendien geldt dat de gebruikte controlemiddelen niet meer inbreuk mogen maken op de belangen van de medewerker dan strikt noodzakelijk is (subsidiariteit). Basis voor een goede en verantwoorde controle is de elektronische rittenregistratie. Het is van belang om bijvoorbeeld discussies omtrent onrechtmatig gebruik van de dienst-/bedrijfsauto’s te voorkomen. De controle ter verkrijging van inzicht in de mate van gebruik van de dienst-/bedrijfsauto’s wordt beperkt tot de gegevens die de Belastingdienst noodzakelijk acht voor een sluitende rittenadministratie. Met track en trace worden de volgende gegevens vastgelegd:
het merk, type en kenteken van de auto;
de periode waarin de auto ter beschikking stond;
de datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, het adres van vertrek en het aankomstadres (postcodes) en de gereden route.
De gebruikers kunnen de dienstauto gebruiken met hun persoonsgebonden druppel die tevens wordt gebruikt voor de algemene urenregistratie van de medewerkers. De verplichting om een druppel in te voeren, wordt in het systeem ingesteld. Als de gegevens aanleiding geven tot een nader onderzoek, bijvoorbeeld omdat sprake is van een vermoeden van onrechtmatig gebruik, dan is toestemming nodig van de secretaris.
Artikel 6 Bewaring en verwijdering
In dit artikel is de bewaartermijn van de persoonsgegevens vastgelegd. Omdat de Belastingdienst vereist dat de gegevens in de loonadministratie en de onderliggende administraties zeven jaar worden bewaard, is de verwerking van persoonsgegevens in het kader van de controle op het gebruik van dienstauto’s aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Bij een vermoeden van onrechtmatig gebruik of misbruik van de dienst-/bedrijfsauto’s worden de gegevens uit die periode bewaard zolang dit in het kader van nader onderzoek en eventueel te treffen maatregelen jegens een medewerker noodzakelijk is. Zodra een nader onderzoek is afgerond en dit niet leidt tot maatregelen jegens een medewerker worden de gegevens verwijderd.
Artikel 7 Gebruik van dienst-/bedrijfsauto’s
In dit artikel zijn de regels met betrekking tot het gebruik van de dienst-/bedrijfsauto’s omschreven en de procedure van het uitgeven en inleveren van de sleutels van de auto’s.
In dit artikel wordt omschreven wie verantwoordelijk is voor het verzekeren van de dienst-/bedrijfs-auto’s en wat er niet onder de verzekering valt.
In dit artikel wordt omschreven wat te doen bij schade aan de dienst-/bedrijfsauto’s en wanneer de schade op de gebruiker wordt verhaald.
Artikel 10 Rechten van de gebruiker
In dit artikel worden de rechten van de gebruikers bij het verwerken van persoonsgegevens behandeld. Transparantie is een belangrijk beginsel voor privacybescherming.
Artikel 11 en 12 Boete en disciplinaire maatregelen
In deze artikelen zijn de boetes en disciplinaire maatregelen neergelegd die worden opgelegd bij niet naleving van deze regeling. Bij strafbare feiten wordt aangifte gedaan.
Artikel 13 Onvoorziene gevallen
Dit artikel geeft aan dat in gevallen die niet zijn voorzien het college beslist.
Artikel 14 Wet bescherming persoonsgegevens
De controle op het gebruik van dienst-/bedrijfsauto’s raakt het terrein van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de medewerker. Op het controleren van het gebruik van de dienst-bedrijfsauto’s is dan ook de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van toepassing.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2017-147884.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.