Interne instructie voor het ambtelijk gebruik van mandaatbevoegdheden Voorschoten

De burgemeester en het college van burgemeester en wethouders, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft;

gelet op artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht;

overwegende dat het gewenst is om ten aanzien van het gebruik van mandaten, volmachten en machtigingen eisen te stellen en werkwijzen voor te schrijven welke niet bepalend zijn voor de geldigheid van daarmee verrichte (rechts)handelingen, maar er wel toe kunnen leiden dat de betrokkene bij schending hierop wordt aangesproken, desnoods door het opleggen van een disciplinaire maatregel;

besluiten vast te stellen de:

Interne instructie voor het ambtelijk gebruik van mandaatbevoegdheden Voorschoten

Artikel 1 Begripsbepaling

Tenzij in deze interne instructie anders is bepaald, worden begrippen uitgelegd zoals omschreven in artikel 1 van het Mandaatbesluit bestuurders en ambtelijke organisatie Voorschoten.

Artikel 2 Gelijkstelling machtiging en volmacht

Tenzij in deze interne instructie anders is bepaald, wordt in deze instructie onder mandaat ook machtiging en volmacht verstaan.

Artikel 3 Reikwijdte

Deze interne instructie is van toepassing op het gebruik van bij of krachtens hoofdstuk 3 van het Mandaatbesluit bestuurders en ambtelijke organisatie Voorschoten verleende algemene mandaten en ondermandaten.

Artikel 4 Beperkingen

Een mandaat wordt niet gebruikt:

• a. als daardoor de schijn van vooringenomenheid of belangenverstrengeling wordt gewekt;

• b. voor wat betreft de in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g, of h van de Gemeentewet genoemde bevoegdheden als de uitoefening daarvan ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente;

• c. om van geldend beleid af te wijken.

Artikel 5 Raadplegen en informeren burgemeester of portefeuillehouder(s)

• 1. De (onder)gemandateerde overlegt met de burgemeester over het eventuele gebruik van het (onder)mandaat voor een bevoegdheid van de burgemeester als het besluit politiek of bestuurlijk gevoelig is.

• 2. De (onder)gemandateerde zendt zo spoedig mogelijk een afschrift aan de burgemeester van namens hem verleende vergunningen of ontheffingen (eventueel zonder desgewenst alsnog te verstrekken bijlagen).

• 3. De (onder)gemandateerde overlegt met de betrokken portefeuillehouder(s) over het eventuele gebruik van het (ondermandaat) voor een bevoegdheid van het college als het besluit politiek of bestuurlijk gevoelig is.

• 4. De (onder)gemandateerde zendt zo spoedig mogelijk een afschrift aan de betrokken portefeuilehouder(s) van namens het college verleende vergunningen of ontheffingen (eventueel zonder desgewenst alsnog te verstrekken bijlagen).

Artikel 6 Ik-vorm

Brieven en aan tot één of meer belanghebbenden gerichte besluiten worden opgesteld in de ik-vorm.

Artikel 7 Rapportage

Van het gebruik van (onder)mandaten wordt verslag gedaan:

• a. in de reguliere voortgangsrapportages op financieel en juridisch gebied;

• b. bij de voorbereiding van door de mandaatgever wettelijk verplicht op te stellen verslagen,

• c. op een andere door de mandaatgever bepaalde wijze.

Artikel 8 Geen gevolgen voor de geldigheid van de (rechts)handeling

Schending van het bepaalde in deze interne instructie doet niet af aan het (rechts)gevolg van de met gebruik van het (ondermandaat) mandaat verrichte (rechts)handeling.

Artikel 9 Verlening en vorm ondermandaat

• 1. De concerndirectie stelt eenmalig een besluit vast tot de verlening van ondermandaat.

• 2. De concerndirectie geeft de intrekking, wijziging of verlening van mandaat vorm als aanpassing van het in het in het eerste lid bedoelde besluit.

Artikel 10 Beheer mandaatstelsel

• 1. De afdeling Financiën, Facilitaire en Juridische Zaken is belast met het beheer van de (onder)mandaten.

• 2. Het in artikel 5, derde lid van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie bedoelde mandaatregister wordt door afdeling Financiën, Facilitaire en Juridische Zaken voor het dagelijks bestuur bijgehouden en aan het publiek ter beschikking gesteld als geconsolideerde versie van het Mandaatbesluit bestuurders en ambtelijke organisatie Voorschoten en als geconsolideerde versie van het in artikel 9 bedoelde besluit van de concerndirectie tot verlening van ondermandaat.

• 3. Voorstellen tot verlening van ondermandaat worden bij uitsluiting aan de concerndirectie gedaan door de afdeling Financiën, Facilitaire en Juridische Zaken.

Artikel 11 Slotbepaling

• 1. Dit besluit wordt aangehaald als “Interne instructie voor het ambtelijk gebruik van mandaatbevoegdheden Voorschoten”.

• 2. De Interne instructie voor het gebruik van mandaatbevoegdheden wordt ingetrokken.

• 3. Dit besluit treedt tien weken na de dag van bekendmaking in werking.

Slotformule en ondertekening

Aldus vastgesteld op 12 juni 2017,

de burgemeester,

P.J. Bouvy-Koene

Aldus vastgesteld in de vergadering van 12 juni 2017,

het college van burgemeester en wethouders,

de secretaris,	de burgemeester,
A. de Graaf (plv.)	P.J. Bouvy-Koene