Archiefverordening Rotterdam 2017

De Raad van de gemeente Rotterdam,

 

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 13 juni 2017 (raadsvoorstel nr. 17bb4800); raadsstuk 17bb6042;

 

gelet op de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995;

 

overwegende, dat het in het belang van een adequate archiefzorg, de in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en het per 1 januari 2013 gewijzigde Archiefbesluit 1995, noodzakelijk is dat een nieuwe verordening wordt vastgesteld;

besluit:

 

tot vaststelling van de Verordening betreffende de bevoegdheden van de gemeenteraad inzake de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de informatie van de gemeentelijke organen en het interne toezicht daarop (Archiefverordening Rotterdam 2017).

 

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

  • a.

    archiefbewaarplaats: overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • b.

    archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1, onder e, van de wet aangewezen archiefruimte;

  • c.

    archivaris: overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

  • d.

    beheerder: degene die ingevolge artikel 7 van deze verordening is belast met het beheer van de informatie van de gemeentelijke organen die niet is overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

  • e.

    gemeentelijke organen: overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

  • f.

    informatie: archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de wet;

  • g.

    wet: Archiefwet 1995.

Hoofdstuk II. De zorg voor het beheer van de informatie

Artikel 2

Het college draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de informatie zodanig dat de goede, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

Artikel 3

Het college stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de informatie vast.

Artikel 4

Het college draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden gereserveerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie.

Artikel 5

Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie.

Artikel 6

Het college draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie.

Artikel 7

Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder.

Artikel 8

Het college wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere titel zijn opgenomen toe aan de archivaris.

Artikel 9

Het college wijst een archiefbewaarplaats aan.

Hoofdstuk III. Het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan het college over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 11

De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.

Artikel 12

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie en verleent voorts de medewerking die nodig is voor een goede taakvervulling.

Artikel 13

De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie alsmede tot de ruimten en de digitale systemen waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie beheerd wordt.

Artikel 14

De archivaris stelt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.

Artikel 15

De archivaris brengt jaarlijks aan het college verslag uit over het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.

Artikel 16

De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen.

Hoofdstuk IV. Verslaglegging door het college aan de raad

Artikel 17

Het college brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de informatie onder bijvoeging van de verslagen die de archivaris op grond van de artikelen 15 en 16 aan hem heeft uitgebracht.

Hoofdstuk V Slotbepalingen

Artikel 18
  • 1.

    Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na de dagtekening van het Gemeenteblad waarin zij wordt geplaatst.

  • 2.

    De Archiefverordening Rotterdam 2011 wordt ingetrokken.

Artikel 19

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening Rotterdam 2017.

 

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 4 en 6 juli 2017.

De griffier,

J.M. van Midden

De voorzitter,

A. Aboutaleb

Toelichting

 

De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de informatie die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe.

Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de goede, geordende en toegankelijke staat van de informatie. Dit ter onderscheiding van het beheer van de informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de informatie op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd.

 

Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van informatie door het college geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van informatie en de wijze waarop het college wordt geïnformeerd over het beheer van informatie en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad.

 

Het college neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de informatie wordt nader geregeld in het Besluit Informatiebeheer, op grond van artikel 6. De taken en verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris worden vermeld in diens benoemingsbesluit. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-depot.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

  • b.

    Informatie: met het wettelijke begrip archiefbescheiden wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan.

    Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren.

  • c.

    Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren informatie conform de wet wordt overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-depot.

  • d.

    Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale informatie na afhandeling wordt bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats wordt overgebracht.

Artikel 2

Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet.

Artikel 3

De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de informatie vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de informatie dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen.

Artikel 8

Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college de archivaris benoemt. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert.

Artikel 9

Dit is bepaald in artikel 31 van de wet.

Artikelen 15 en 16

De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college aan de raad.

Artikel 17

Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.

Dit gemeenteblad 2017, nummer 104, is uitgegeven op 5 juli 2017 en ligt op dins-, woens- en donderdagen van 9.00 tot 13.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Wachtruimte Timmerhuis, Halve Maanpassage 1 (trap op, melden bij Informatiebalie)

(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)

Naar boven