Gemeenteblad van Purmerend
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Purmerend | Gemeenteblad 2017, 112952 | Verordeningen |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Purmerend | Gemeenteblad 2017, 112952 | Verordeningen |
Besluit Informatiebeheer gemeente Purmerend 2013
Hoofdstuk 2: De archiefbewaarplaats
De archivaris van het Waterlands Archief is belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
De archivaris van het Waterlands Archief is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.
Hoofdstuk 3: Verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening
Als beheereenheid in de zin van dit besluit wordt aangewezen: afdeling Bedrijfsvoering. Daarnaast kent de gemeente Purmerend de volgende zelfstandige beheereenheden: de Gemeentelijke Brandweer en Theater De Purmaryn.
Voor wat betreft de cliëntendossiers functioneren de afdeling Werk en Welzijn (voormalige Sociale Dienst) en WMO (ter uitvoering van de wet maatschappelijke ondersteuning) als beheereenheid.
Het hoofd van de beheereenheid Bedrijfsvoering is belast met de informatievoorziening binnen de gemeente betreffende de door de gemeente uitgevoerde taken alsmede met het beheer van de documenten van de gemeente, voor zover deze niet vallen onder de in artikel 7 genoemde overige zelfstandige beheereenheden en voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De hoofden van de overige, de Gemeentelijke Brandweer, Theater De Purmaryn, Werk en Welzijn en WMO zijn belast met de informatievoorziening binnen de gemeente betreffende de door hen uitgevoerde taken alsmede het beheer van hun documenten, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Hoofdstuk 4: Archiefvorming en –ordening
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een ander gewaarmerkt / geauthenticeerd exemplaar bewaard als archiefexemplaar.
Het hoofd van de beheereenheid draagt – voor zover van toepassing – zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.
Het tweede lid is niet van toepassing op documenten die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningstermijnen worden bewaakt.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Archiefregeling.
Het hoofd van de beheereenheid ziet erop toe, dat:
de omschrijving van een informatiebestand/dossier (werkproces), zowel in digitale als papieren vorm, geschiedt volgens de geldende, archivistische beschrijvingsregels waarin de volgende elementen zijn opgenomen: object/subject, handeling (gezien vanuit het doel van het werkproces), gezichtspunt (gezien vanuit de archiefvormer), plaats en tijd.
Hoofdstuk 5: Beheer van documenten
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.
Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.
Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten behoeven, na positief advies van de archivaris, vastgesteld door burgemeester en wethouders.
Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige organisatorische, procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.
Het hoofd van de beheereenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid.
Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegevens regels.
Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van burgemeester en wethouders slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.
Besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, worden door burgemeester en wethouders vastgesteld na positief advies van de archivaris.
Besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995, worden door burgemeester en wethouders vastgesteld na positief advies van de archivaris.
Overdracht van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in artikel 30 lid 1 niet van toepassing is, wordt, na positief advies van de archivaris, middels een besluit vastgesteld door burgemeester en wethouders.
Het hoofd van de beheereenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de archivaris.
De zorgdrager dient volgens artikel 12 van de wet archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan 20 jaar over te brengen naar de archiefbewaarplaats. Dossiers, zaken en stukken, binnen het over te dragen blok, waarop nog geen besluit is genomen, behoren in het nieuw te vormen blok te worden opgenomen. Dossiers waarop een besluit is genomen, binnen het over te dragen blok, dienen in dat blok overgedragen te worden. Dit betreft ook regelgeving die nog van kracht is maar binnen het over te dragen archiefblok is vastgesteld.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2017-112952.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.