Gemeenteblad van Utrecht
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Utrecht | Gemeenteblad 2016, 95422 | Verordeningen |
Zoals bouwplannen en verkeersmaatregelen.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Utrecht | Gemeenteblad 2016, 95422 | Verordeningen |
Verordening op de financiële bijdrage aan fracties gemeente Utrecht
Artikel 5 Regeling bij wijziging aantal fracties en zetelaantal door verkiezingen of splitsing
Bij splitsing van een fractie tijdens een zittingsperiode heeft de nieuw gevormde fractie met ingang van het jaar, volgend op het jaar waarin de splitsing heeft plaatsgevonden uitsluitend aanspraak op de in artikel 2, derde lid genoemde variabele component. Deze aanspraak wordt in mindering gebracht op de subsidie van de fractie in oude samenstelling. De nieuwe fractie kan geen aanspraak maken op de door de fractie in oude samenstelling opgebouwde egalisatiereserve.
Artikel 6 Egalisatiereserve, reserves en voorzieningen, liquiditeitsoverschotten
Indien een fractie na verkiezingen niet terugkeert in de nieuwe gemeenteraad kan de eventuele egalisatiereserve nog uitsluitend worden aangewend ten behoeve van de afwikkeling van lopende verplichtingen van de oude fractie. Het restant van de egalisatiereserve dient gerestitueerd te worden aan de gemeente. De voormalige fractie kan binnen vier weken na de verkiezingsdatum schriftelijk en gemotiveerd aan het presidium van de gemeenteraad een voorstel doen voor de uiterlijke datum van afrekening. In andere gevallen dient de afrekening binnen drie maanden na de verkiezingsdatum plaats te vinden.
Artikel 7 Administratieve verplichtingen
De stichting voert een financiële administratie op basis van een stelsel van een kasstelsel. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen, schulden, verplichtingen, egalisatiereserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.
De jaarrekening omvat over het verslagjaar de balans per 1 januari, de exploitatierekening, de grondslagen voor balans en exploitatierekening, de toelichting op de balans en de toelichting op de exploitatierekening met de volgende verdeling: personeelskosten, bureaukosten en overige kosten.
Het activiteitenverslag bevat een duidelijke omschrijving van de verrichte activiteiten, niet zijnde personele ondersteuning en bureau-activiteiten, en de daarbij gedane uitgaven, met vermelding van het doel dat met de activiteiten was gediend, en sluit in totaal aan op de gedane uitgaven in de jaarrekening, die zijn verantwoord als “overige kosten”.
Indien een stichting nalaat een aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage in te dienen, een zodanige aanvraag niet tijdig of onvolledig indient, stelt de gemeenteraad de financiële bijdrage ambtshalve vast uiterlijk op 1 juli, tegelijk met de vaststelling van de gemeentelijke jaarrekening. De gemeenteraad kan daarbij de financiële bijdrage op nihil vaststellen.
Artikel 10 Terugvordering en verrekening
Indien in strijd wordt gehandeld met artikel 3 of wanneer niet wordt voldaan aan andere bepalingen van deze verordening, vordert de gemeenteraad de in het geding zijnde uitgaven terug, dan wel verrekent deze uitgaven met het voorschot voor het volgende jaar.
Artikel 12 Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin deze verordening niet of niet genoegzaam voorziet beslist de gemeenteraad op voorstel van het presidium.
In artikel 33 van de Gemeentewet is vastgelegd dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen recht hebben op ondersteuning. De Gemeentewet is grondslag voor deze verordening. De tegemoetkoming is een subsidie die jaarlijks wordt verstrekt aan de fracties. Deze tegemoetkoming is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21 lid 1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Derhalve zijn ook de bepalingen uit Titel 4.2 over subsidies van de Awb van toepassing op tegemoetkoming in de fractiekosten. De jaarlijkse tegemoetkoming wordt jaarlijks als beschikking vastgesteld en door de griffier aan de stichtingen toezonden.
Uitbetaling van de voorschotten geschiedt door overmaking aan de stichting tot ondersteuning van de fractie. De stichting treedt slechts op als ontvanger en beheerder van de tegemoetkoming, onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de fractie voor een rechtmatige besteding en het voldoen aan het gestelde in deze verordening. De voorschotten worden ten gunste van de fractie uitbetaald.
In dit artikel worden enkele belangrijke begrippen uit de verordening gedefinieerd.
Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële bijdrage. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting moeten worden opgenomen en dus door de raad worden vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied, ontvangen zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding. Dit artikel is aangepast aan de praktijk en ter voorkoming van onnodige bureaucratie is het indienen van een aanvraag om voor een financiële bijdrage niet nodig.
Voor alle kosten geldt dat het om kosten moet gaan die door de fractie ten behoeve van het raadswerk gemaakt worden. Daaronder worden verstaan kosten die verband houden met het voorbereiden, uitvoeren en uitdragen van het fractiebeleid. De tegemoetkoming is in ieder geval bestemd voor de uitgaven die samenhangen met de administratieve ondersteuning en beleidsondersteuning voor de fractie en bijhorende bureaukosten.
De tegemoetkoming zal in hoofdzaak gebruikt worden voor de navolgende kosten (niet limitatief):
personeelskosten: het betreft zowel de kosten van medewerkers die op basis van een arbeidscontract alsook de kosten van medewerkers die op basis van een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten voor de fractie werken. Ook de kosten van personeelsbeheer en personeelsadministratie behoren bij deze kostenpost;
In geval van twijfel over de rechtmatigheid van specifieke uitgaven of reserveringen is het raadzaam om de accountant te consulteren of dit voor te leggen aan het presidium, voordat verplichtingen worden aangegaan. Het eindoordeel over de mate waarin aan voorwaarden is voldaan is voorbehouden aan de raad.
In het tweede lid is een aantal bestedingen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage het inkomen van raadsleden wordt aangevuld en verkiezingscampagnes worden gefinancierd. Onder c is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt voor een aanvulling op de vergoeding voor de werkzaamheden of voor andere vergoedingen waarvoor al een regeling is getroffen op grond van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden en de hierop gebaseerde verordening. Het gaat hierbij om de volgende vergoedingen of tegemoetkomingen:
Onder g is bepaald dat de bijdrage niet mag worden besteed aan kantoorruimte buiten het stadhuis. De reden hiervoor is dat de fracties reeds kosteloos een kamer op het stadhuis ter beschikking wordt gesteld. De uitzondering heeft geen betrekking op de huur van vergaderzalen buiten het stadhuis.
Onder h is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt ter bekostiging van verkiezingscampagnes. De verkiezingscampagnes komen voor rekening van de politieke partijen. De financiële bijdrage die voortvloeit uit deze verordening, is niet bedoeld om de politieke partijen te subsidiëren. Het onderscheid tussen uitgaven voor de verkiezingscampagne (niet toegestaan) en uitgaven voor voorlichtingsactiviteiten (wel toegestaan) is overigens niet met waterdichte definities aan te geven. Hier wordt een beroep gedaan op de oordeelsvorming en de eigen verantwoordelijkheid van de stichtingen. In ieder geval moeten spotjes voor radio en tv, affiches, folders en alle andere oproepen op een partij te stemmen in de twee maanden voorafgaande aan de verkiezingen gerekend worden tot de campagneactiviteiten. Bepalend is hierbij het moment van openbaarmaking van de uiting. Bij twijfel is het raadzaam advies te vragen aan het Presidium.
Om te voorkomen dat stichtingen bestedingen doen aan bedrijven waarover raadsleden zeggenschap hebben, is het aan te bevelen dat de stichtingen gebruikmaken van de volgens artikel 12 van de Gemeentewet verplichte openbare opgave van nevenfuncties van de raadsleden. Bij twijfel over de toelaatbaarheid van voorgenomen uitgaven kan een fractie het oordeel vragen van het Presidium.
Dit artikel regelt het uitbetalen van een voorschot. Deze uitbetaling geschiedt op verzoek van de fracties aan het begin van het jaar, maar kan ook tussentijds worden gevraagd, dan wel pas bij de eindafrekening van de personeelslasten aan de fractie worden overgemaakt.
Dit artikel is er op gericht te verduidelijken op welke wijze de financiële bijdrage (basisbedrag èn variabel deel) wordt aangepast bij verkiezingen en bij fractiesplitsing. Het is denkbaar dat de samenstelling van een fractie tijdens een zittingsperiode van de raad wijzigt. Gemeenteraadsleden kunnen bijvoorbeeld uit de fractie treden en zelfstandig verder gaan of zich aansluiten bij een andere fractie in de gemeenteraad. Voor die situatie is in artikel 5 geregeld dat die raadsleden slechts aanspraak kunnen maken op de variabele component voor de ondersteuning van hun raadswerkzaamheden, met ingang van het kalenderjaar volgend op de splitsing. De door de fractie in de oorspronkelijke samenstelling opgebouwde reserve komt bij splitsing niet voor verdeling in aanmerking.
Het is fracties toegestaan om een batig exploitatieresultaat toe te voegen aan een egalisatiereserve. Onttrekkingen aan de egalisatiereserve worden door de accountant getoetst op rechtmatigheid. De omvang van de egalisatiereserve wordt eenmaal per zittingsperiode beoordeeld en vastgesteld. Dit gebeurt op basis van de verantwoording over het laatste volledige jaar voorafgaand aan de gemeenteraadsverkiezingen. Gedurende de zittingsperiode kan het voorkomen dat de egalisatiereserve hoger is dan toegestaan. In die gevallen is sprake van een latente terugbetalingsverplichting.
De administratie dient zodanig te zijn ingericht dat op eerste aanvraag van de accountant nadere informatie kan worden verschaft en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd. Er dient sprake te zijn van een deugdelijke verantwoording en administratie. Daaronder dient te worden verstaan dat per grootboekrekening (voor afzonderlijke kosten en opbrengsten) een onderbouwing direct beschikbaar is. Daarbij zijn onderliggende declaraties gespecificeerd, duidelijk gemarkeerd als boekingstuk en zijn de afzonderlijke boekingstukken op logisch wijze geordend. Indien sprake is van andere opbrengsten dan de tegemoetkoming die van gemeentewege wordt verstrekt, worden deze opbrengsten en daaraan gerelateerde kosten gescheiden geadministreerd.
De fractie is primair verantwoordelijk voor een rechtmatige besteding van de ontvangen tegemoetkoming en het voldoen aan de verplichtingen zoals gesteld in deze verordening. Het gebruik van een stichting voor onder meer het beheer van de ontvangen tegemoetkoming ontslaat een fractie niet van deze verantwoordelijkheid.
De accountant stelt een assurance rapport op. De inhoud van dit rapport wordt besproken met de fracties, alvorens het rapport aan de raad wordt gezonden. Het niet of niet tijdig indienen van de verantwoording leidt in elk geval tot een gescheiden behandeling in het presidium onder opgaaf van redenen voor de vertraging.
Overschrijding van de indieningstermijn kan gepaard gaan met het (tijdelijk) stopzetten van de bevoorschotting en korting op de tegemoetkoming. Afhankelijk van de termijn van overschrijding wordt een korting op de tegemoetkoming opgelegd, tenzij de raad anders besluit.
Gezien het grote aantal wijzigingen wordt een volledig nieuwe Verordening fractieondersteuning 2016 vastgesteld. Het tijdstip van inwerkingtreding van deze nieuwe verordening is met terugwerkende kracht op 1 januari 2016. De oude Verordening tegemoetkoming fractiekosten 2003 blijft nog gelden voor de indiening en afwikkeling van de financiële bijdragen over 2015.
BIJLAGE BIJ VERORDENING VAN UTRECHT 2016, NR.
Verantwoording ingevolge artikel 5, tweede lid van de Verordening tegemoetkoming fractiekosten van het bestuur van de stichting: …… over het kalenderjaar …20.
Eindsaldo betaalrekening vorig jaar:………..
Variabel (aantal fractieleden) €
Personeelskosten (salaris, verzekeringen ed.) €
fractievergaderingen (werkbesprekingen)
*) uitgaven in tabel specificeren waarvoor uitgegeven
Bij de juiste toepassing van het kasstelsel en het gebruik van één bankrekening voor de ontvangst en
besteding van de fractiekostenvergoeding moeten de saldi reserve 31 december en de banksaldi per 31 december aan elkaar gelijk zijn.
Kopieer de link naar uw clipboard
zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2016-95422.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.