Archiefverordening gemeente Hof van Twente 2014

De raad van de gemeente Hof van Twente;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;

gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995

besluit:

vast te stellen de navolgende VERORDENING BETREFFENDE HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANEN, HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS EN HET BEHEER VAN DE ARCHIEF BESCHEIDEN VOOR ZOVER DEZE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS (ARCHIEFVERORDENING)

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a. de wet: de Archiefwet 1995;

• b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats;

• d. beheerder: degene die ingevolge 0 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• e. beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatie onderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening.

• f. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

HOOFDSTUK 2 DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5

• 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet.

HOOFDSTUK 3 SLOTBEPALINGEN

Artikel 9

De Archiefverordening gemeente Hof van Twente 2008, vastgesteld op 22 januari 2008 wordt hierbij ingetrokken.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking met ingang van de 8e dag van de publicatie van deze verordening.

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Hof van Twente 2014.

Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Hof van Twente

d.d. 16 december 2014.

De raad van de gemeente Hof van Twente,

de griffier, de voorzitter,

mr. A. Venema drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM