Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2016

Vastgesteld op 28 juni 2016 door de gemeenteraad

Voorwoord

Dit is de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2016. De nota bestaat uit twee delen.

Deel 1 bevat het gezamenlijke inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Schagen, Langedijk, Heerhugowaard, Hollandse Kroon en Hoorn. Deel 2 bevat de gemeente specifieke aanvulling op de nota.

Aanleiding voor het opstellen van deze nota is de wijziging van de Aanbestedingswet 2012, die op 1 juli 2016 in werking treedt.

DEEL 1 NOTA INKOOP- EN AANBESTEDINGSBELEID 2016

1. Inleiding

1.1 Professioneel opdrachtgeverschap

De gemeente wil een professionele- en maatschappelijk verantwoordelijke opdrachtgever zijn, welke integer handelt en rechtmatig en doelmatig inkoopt.

Voor de gemeente is het daarom belangrijk om aandacht te besteden aan de verdere professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.

Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid is een voorwaarde en helpt de gemeente om zich verder te ontwikkelen. Het draagt niet alleen bij aan besparingen, maar geeft ook verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten en duurzaamheid. Denk daarbij ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen. Professioneel opdrachtgeverschap geeft de mogelijkheid om een verbinding te maken, die de gemeente heeft met de lokale- en regionale werkgelegenheid.

1.2 Doelstellingen nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2016

De doelstellingen van de nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2016 zijn:

• 1. Een bijdrage aan de college- en organisatiedoelstellingen leveren;

• 2. Doelmatig- en rechtmatig inkopen & aanbesteden, zodat gemeenschapsgelden op een verantwoorde- en controleerbare wijze worden aangewend en besteed;

• 3. Een integere- en betrouwbare opdrachtgever zijn, die ondernemers gelijke kansen biedt;

• 4. Inkopen & aanbesteden tegen de optimale (integrale) prijs-kwaliteitsverhouding;

• 5. Administratieve lastenverlichting van de inkoop- en aanbestedingsprocessen voor de gemeente en de ondernemers.

2. Juridische uitgangspunten

2.1 Algemeen juridisch kader

De gemeente leeft de geldende wet- en regelgeving na.

De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit de geldende:

• Nationale- en Europese aanbestedingswetgeving;

• Algemene wet bestuursrecht;

• Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten;

• Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeente.

2.2 Unifor miteit

De gemeente streeft ernaar om zoveel mogelijk uniforme documenten en werkwijzen bij haar inkoop- en aanbestedingsprocedures te hanteren. Dit sluit aan bij de wensen van de ondernemers en zijn zij sneller bekend met de inkoop- en aanbestedingsprocedures van de gemeente. De administratieve lasten dalen verder, omdat de gemeente bij het doorlopen van haar inkoop- en aanbestedingsprocedures zoveel mogelijk van een digitaal platform gebruik maakt.

2.3 Bepalen van de inkoop - of aanbestedingsprocedure

De gemeente kiest de inkoop- of aanbestedingsprocedure op basis van de uitgangspunten zoals opgenomen in de geldende Aanbestedingswet- en regelgeving.

2.4 Mandaat en volmacht

Inkoop en aanbesteden vindt plaats met inachtneming van de geldende mandaat- en volmacht regeling van de gemeente. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.

2.5 Klachtenregeling

De gemeente biedt ondernemers de mogelijkheid om klachten over inkoop- en aanbestedingsprocedures in te dienen.

3. Ethische- en ideële uitgangspunten

3.1 Integriteit

De gemeente hecht belang, dat haar bestuurders en ambtenaren, integer handelen.

De bestuurders en ambtenaren houden zich aan het integriteitsbeleid. Zij handelen zakelijk en objectief en belangenverstrengeling wordt voorkomen.

De gemeente wenst alleen zaken te doen met integere ondernemers, die zich niet bezighouden met criminele- of illegale praktijken. De toetsing van de integriteit van ondernemers vindt onder andere plaats door toepassing van verplichte uitsluitingsgronden bij de uitvoering van inkoop- en aanbestedingsprocedures.

3.2 Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

3.2.1 Duurzaam Inkopen

De gemeente heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer en neemt daar waar mogelijk in alle fasen van het inkoop- en aanbestedingsproces milieu- en sociale aspecten in acht. Duurzaam inkopen is een vorm van maatschappelijk verantwoord ondernemen, waarbij mens, milieu en financiën in balans zijn. Bij de mens gaat het om zaken zoals recht op vakbond lidmaatschap, kinderarbeid, fraude, discriminatie. Bij milieu gaat het erom het milieu en de natuur zo min mogelijk te belasten. Bij financiën gaat het erom de beschikbare budgetten in relatie tot bovenstaande zo goed mogelijk te besteden.

3.2.2 Social return on investment (SROI)

Bij SROI worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

Voor de uitgangspunten en toepassingsmogelijkheden van SROI is de gemeente aangesloten bij het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid-Noord Holland Noord (RPA-NHN).

3.2.3 Opdrachtverlening aan regionale Sociale werkvoorzieningen

Namens de gemeente vervult de regionale werkvoorziening een belangrijke maatschappelijke rol bij de arbeidsintegratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hierbij is van belang, dat er voldoende werkzaamheden zijn om deze mensen daadwerkelijke aan het werk te helpen en te houden. Dit door waar mogelijk (deel)opdrachten uit te laten voeren door medewerkers van regionale sociale werkvoorziening.

3.2.4 Sociale voorwaarden

Door toepassing van Sociale voorwaarden bij inkoop- en aanbesteden kunnen ondernemers worden uitgesloten, als opdrachten onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.

3.3 Burgerparticipatie

De gemeente heeft oog voor de maatschappelijke ontwikkeling om de burgers te willen laten participeren in de samenleving. Zij betrekt daar waar mogelijk haar inwoners bij inkoop- en aanbestedingsprocedures.

3.4 Innovatie

De gemeente, zal daar waar mogelijk, innovatie bevorderen met haar inkoop- en aanbestedingsprocedures. Hierbij heeft de gemeente oog voor innovatieve producten, werken en diensten, die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en de kwaliteit van overheidsdiensten.

Innovatie kan een bijdrage leveren aan een duurzamere ontwikkeling van de gemeente en een kwalitatief betere leefomgeving voor haar inwoners.

4. Economische uitgangspunten

4.1 Product - en marktanalyse

Inkoop en aanbesteden vindt plaats op basis van een voorafgaande product-, dienst- en/of marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.

4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie

De gemeente streeft naar onafhankelijkheid jegens ondernemers. De gemeente heeft de vrijheid bij het maken van keuzes bij inkoop- en aanbestedingsprocedures en/of in verband met de naleving van de Aanbestedingswet- en regelgeving.

4.3 Regionale- en l okale economie en het MKB

Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. De gemeente houdt rekening met het midden- en kleinbedrijf. In voorkomende gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met regionale- en lokale ondernemers.

4.4 Eerlijke mededinging en commerciële belangen

De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De ondernemers dienen een eerlijke kans te krijgen om een opdracht gegund te krijgen. Dit realiseren wij door objectief, transparant, non-discriminerend en proportioneel te handelen. Dit draagt bij aan het in stand houden van een gezonde marktwerking.

4.5 Samenwerkingsverbanden

De gemeente streeft naar samenwerking bij inkoop en aanbesteden zowel binnen de eigen organisatie, als met andere gemeenten en aanbestedende diensten.

DEEL 2 GEMEENTE SPECIFIEKE AANVULLING NOTA INKOOP- EN AAN BESTEDINGSBELEID 2016

5. Gemeente Schagen

5.1 M issie & V isie gemeente Schagen

De gemeente Schagen is een betrouwbare partner, die zich realiseert, dat zij één van de spelers is in het publieke domein en wil bijdragen aan het geluk van haar inwoners en de ondernemers.

Een gemeente waar meer mensen aan het werk zijn, in een duurzame, zelfredzame samenleving. Ontwikkelen met kwaliteit samen met haar regionale- en lokale partners, staat centraal in deze gemeente.

De gemeente Schagen heeft kennis van de samenleving, trends en ontwikkelingen en heeft haar eigen deskundigheid. De gemeente Schagen bevordert lokaal ondernemerschap, heeft oog voor maatschappelijk verantwoord ondernemen en stimuleert burgerparticipatie.

5.2 Inkoop in de organisatie

In de gemeente Schagen is de inkoopfunctie decentraal ingericht.

5.3 Inkoopverantwoordelijkheden

Een decentrale inrichting van de inkoopfunctie betekent, dat de inkoop- en aanbestedingsprocedures binnen de afdelingen van de gemeente worden uitgevoerd.

Het opstellen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid, het Inkoophandboek en het adviseren en faciliteren van de gemeente op het gebied van inkoop, is centraal belegd.