Archiefverordening gemeente Heemstede 2016

De gemeenteraad van Heemstede

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 1 maart 2016,

gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995,

besluit vast te stellen de navolgende:

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge informatie van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop (Archiefverordening gemeente Heemstede 2016).

Hoofdstuk 1 Definities

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-Depot;

• archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1, onder e, van de wet aangewezen archiefruimte;

• archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

• beheerder: degene die is belast met het beheer van de informatie van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel;

• informatie: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onder c, van de wet, zijnde het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente;

• kwaliteitssysteem: overeenkomstig artikel 16 van de Archiefregeling vastgesteld kwaliteitssysteem;

• informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd;

• wet: de Archiefwet 1995.

Hoofdstuk 2 De zorg voor het beheer van de informatie

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het vervaardigen en bewaren van de informatie zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders stellen een kwaliteitssysteem voor het beheer van de informatie vast.

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatie.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatie.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatie.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de informatie die niet naar de archiefbewaarplaats is overgebracht toe aan de beheerder.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders wijzen taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen toe aan de archivaris.

Artikel 9

Burgemeester en wethouders zien erop toe, dat bij deelname door de gemeente Heemstede aan Wgr-regelingen of andere samenwerkingen met privaatrechtelijke rechtspersonen, wordt vastgelegd wie het beheer over de informatie uitvoert conform de bepalingen van de wet.

Hoofdstuk 3 Het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats en het afleggen van verantwoording door de archivaris aan burgemeester en wethouders over het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 10

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 11

De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende deskundige medewerkers.

Artikel 12

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.

Artikel 13

De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatie en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de informatie zich bevindt en met behulp waarvan de informatie beheerd wordt.

Artikel 14

De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 15

De archivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de informatie die niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.

Artikel 16

De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel is opgenomen.

Hoofdstuk 4 Het afleggen van horizontale verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad

Artikel 17

Burgemeester en wethouders informeren jaarlijks de raad over het beheer van de informatie. Zij voegen daarbij de verslagen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 16 en 17.

Hoofdstuk 5 Slotbepalingen

Artikel 18

De Archiefverordening Heemstede 2006 wordt ingetrokken.

Artikel 19

Deze verordening treedt in werking op 1 juni 2016.

Artikel 20

Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Heemstede 2016

Vastgesteld door de raad op 26 mei 2016.