Actualisatie van de controleverordening

De raad van de gemeente Hof van Twente;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders;

gelet op het bepaalde in artikel 213 van de Gemeente-wet;

besluit :

vast te stellen de navolgende VERORDENING CONTROLE OP HET FINANCIEEL BEHEER EN OP DE INRICHTING VAN DE FINANCIËLE ORGANISATIE VAN DE GEMEENTE HOF VAN TWENTE

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.accountant: een door de raad benoemde:

• registeraccountant;

• accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratie-consulenten of

• organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken;belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

b.accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant van:

• het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

• het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

• de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verant-woording mogelijk maken;

waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen;

c.rechtmatigheid in het kader van de accountants-controle: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheers-handelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accoun-tantscontrole gemeenten;

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant.

• 2. Het college bereidt in overleg met de raad de benoeming van de accountant voor.

• 3. De raad stelt voor de uitvoering van de accoun-tantscontrole een controleprotocol vast. Dit protocol vormt de basis voor het verrichten van de accountantscontrole.

• 4. In het controleprotocol zijn onder meer opge-nomen de toe te passen goedkeuringtoleranties en afwijkende rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening;

• 5. Het college is bevoegd om het normen- en toetsingskader, dat als bijlage onderdeel uitmaakt van het interne controleplan, jaarlijks te actualiseren.

• 6. De raad kan jaarlijks voorafgaand aan de accoun-tantscontrole in het overleg met de accountant, dat plaatsvindt via de auditcommissie, kenbaar maken aan welke specifieke onderwerpen de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samen-stelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verorde-ningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoor-dingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant op diens verzoek, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeels-vorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaar-rekening samen met de controleverklaring en het accountantsverslag uiterlijk voor 15 juli van het navolgende jaar aan de raad.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de controle-verklaring en vóór behandeling van de jaar-rekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accoun-tantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaam-heden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van het controleprotocol de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerk-zaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Artikel 5 Auditcommissie

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmings-overleg plaats tussen de accountant en vertegen-woordigers uit de raad, de portefeuillehouder financiën, de concern-controller en de manager afdeling bedrijfsvoering, in de daartoe ingestelde auditcommissie.

Artikel 6 Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controle-werkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, terreinen en informatie-dragers van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambte-naren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle organi-satie-eenheden van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 8 Rapportering

• 1. Jaarlijks vindt er een interim controle plaats. De bevindingen worden neergelegd in een managementletter, uit te brengen aan de gemeentesecretaris en in afschrift aan het college. De bestuurlijk relevante uitkomsten worden opgenomen in een boardletter en gericht aan de auditcommissie. De concepten worden vooraf besproken op ambtelijk niveau.

• 2. Na afloop van de jaarrekeningcontrole brengt de accountant zijn rapport uit aan de raad. De controleverklaring, inclusief accountantsverslag, wordt voor de bespreking in de raad aan het college gestuurd, zodat zij de kans heeft hierop te reageren.

• 3. De accountant bespreekt voorafgaande aan de raadsbehandeling het accountantsverslag met de auditcommissie, zoals bedoeld in artikel 5.

• 4. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking met ingang van 1 januari 2016. De verorde-ning voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Hof van Twente, zoals vastgesteld in de raadsvergadering van 4 oktober 2011, wordt ingaande 1 januari 2016 ingetrokken.

Artikel 10 Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleverordening gemeente Hof van Twente 2016”.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Hof van Twente d.d. 12 april 2016

De raad van Hof van Twente,

de griffier, de voorzitter,

mr. A. Venema drs. H.A.M. Nauta-van Moorsel MPM