Ondermandaat aan de programmamanagers (functiecode 1002300) van in ieder geval de vijf prioritaire programma’s

Gemeente Sittard-Geleen

Cluster Beleid

Ondermandaat aan de programmamanagers (functiecode 1002300) van in ieder geval de vijf prioritaire programma’s:

• “Binnenstedelijke ontwikkelingen”

• “Wijkgericht werken en burgerparticipatie”

• “Transformatie sociale domein, Hallo 2020”

• “Economische structuurversterking”

• “Doorontwikkeling Sportzone”

van het Cluster Beleid

Het hoofd Beleid, mevrouw ir. P.M.P.J. L’Ortye;

Gelet op het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit gemeente Sittard-Geleen 2013-II;

Overwegende dat het doelmatig is dat het hoofd Beleid gebruik maakt van ondermandaat bij de uitoefening van de aan haar gemandateerde bevoegdheden;

BESLUIT:

aan de programmamanagers (functiecode 1002300) van in ieder geval de bovengenoemde vijf prioritaire programma’s van het Cluster Beleid met inachtneming van de onderstaande artikelen ondermandaat te verstrekken.

Artikel 1. Ondermandaat

• 1. De programmamanagers hebben ondermandaat ten aanzien van het nemen van besluiten en het afdoen van daarmee verband houdende stukken betreffende de realisatie – uiterlijk per 1 juli 2017 – van de bovengenoemde vijf programma’s, ieder voor wat betreft het hem / haar toegewezen programma.

• 2. De programmamanagers kunnen het aan hen verleende mandaat niet ondermandateren.

• 3. Het hoofd kan ten aanzien van de uitoefening van het ondermandaat nadere richtlijnen geven.

• 4. In geval van onduidelijkheden tussen de respectievelijk teammanager en de respectievelijke programmamanager wat betreft de verschuiving van operationele aansturing van “reguliere lijnactiviteit” naar “ontwikkel programma-activiteit” én wat betreft de inzet van menskracht en lijnbudgetten beslist het hoofd, met dien verstande dat – voor zover de onduidelijkheden het cluster Beleid overstijgen – de gemeentesecretaris / algemeen directeur beslist.

Artikel 2. Beperkingen ondermandaat

• 1. Met betrekking tot het in artikel 1 verleende ondermandaat is nader bepaald dat geen ondermandaat wordt verleend voor:

  ∘Het nemen van besluiten aangaande de inhuur van externen.

• 2. Met betrekking tot het in artikel 1 verleende ondermandaat is nader bepaald dat ondermandaat wordt verleend na inhoudelijke afstemming met het hoofd:

  ∘Bij besluiten en het aangaan van verplichtingen met een hoog financieel risico waarbij het gaat om een bedrag van meer dan € 25.000,-.

Artikel 3. Ondertekening

De ondertekening van uitgaande stukken zal luiden als volgt:

“Burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen”, respectievelijk “De Burgemeester van Sittard-Geleen”,

“namens dezen,” respectievelijk “namens deze”,

gevolgd door de functienaam van de (onder)gemandateerde,

de handtekening van deze (onder)gemandateerde,

en onder vermelding van naam van deze (onder)gemandateerde.

Artikel 4. Verantwoording

De programmamanagers leggen in algemene zin verantwoording af via de P&C cyclus (in managementrapportages en jaarrekening) en desgewenst specifiek in een nadere rapportage, over de uitvoering van de aan hen opgelegde taken en het gebruik van verleende bevoegdheden.

Er wordt eveneens verantwoording afgelegd tijdens het tweewekelijkse overleg tussen de programmamanagers en het hoofd Beleid.

Artikel 5. Bekendmaking, inwerkingtreding, intrekking en citeertitel

• 1. Bekendmaking vindt plaats door publicatie in het elektronisch gemeenteblad en op internet.

• 2. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dag van bekendmaking in het elektronisch gemeenteblad.

• 3. Dit besluit wordt aangehaald als “Ondermandaat programmamanagers Cluster Beleid 2016”.

Sittard-Geleen, 17 mei 2016

Burgemeester en wethouders van Sittard-Geleen / de Burgemeester van Sittard-Geleen,

namens dezen / namens deze,

hoofd Beleid,

Mevrouw ir. P.M.P.J. L’Ortye

Formele goedkeuring:

Voor akkoord

Sittard-Geleen, 17 mei 2016

De gemeentesecretaris / algemeen directeur van Sittard-Geleen,

Mr. J.H.J. Höppener

Bijlage – behorend bij het ondermandaat van 17 mei 2016 van het hoofd Beleid aan de programmamanagers (functiecode 1002300) van in ieder geval de bovengenoemde vijf prioritaire programma’s van het Cluster Beleid

Ten aanzien van dit ondermandaat gelden de beperkingen zoals aangegeven in het (bijgevoegde) memo van het hoofd Beleid aan het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 6 april 2016 inzake “Werkafspraken programmamanagement Gemeente Sittard-Geleen”.

Aan: College van B&W

Van: Paula L’Ortye

Datum: 06-04-2016

Betreft: Werkafspraken programmamanagement Gemeente Sittard-Geleen

De basis voor de afspraken over programmatisch werken ligt vast in de begroting 2015 en de kadernota 2015.

Uit Programmabegroting 2015

…De programmatische aanpak is een beproefde methode om tijdelijk doelgericht extra aandacht voor een noodzakelijke ontwikkeling te organiseren, waarbij activiteiten in onderlinge samenhang worden opgepakt en aangestuurd en daarmee het strategische vermogen van de organisatie wordt versterkt.

De –tijdelijke- programmamanagers hebben als taak om verbinding te maken tussen de diverse impulsen die gegeven moeten worden en om de organisatie mee te nemen in de ontwikkeling om programmatisch te werken….

Uit Kadernota 2015

…Bij het traject van Ombuigen met Visie is de basis gelegd voor de huidige indeling van de begroting en de daaraan gekoppelde sturing. De begroting is toen zero-based opgebouwd waarbij drie groepen van taken zijn onderscheiden: prioriteiten, basisvoorzieningen en wettelijke taken. De uitvoering van de begroting is gekoppeld aan de clusters (en teams) en heeft daarmee sterk het karakter van lijnsturing. De inrichting van de sturing wordt verder verfijnd door het element van programmatische sturing op te nemen. Doel van programmatische sturing is om een samenhangende realisatie van geformuleerde doelen te bereiken, te zorgen voor meer verbinding in de uitvoering door de organisatie èn om zo aan te sluiten op de omgeving .

De programmatische sturing is met name bedoeld voor de onderdelen prioriteiten en het initiëren van basisvoorzieningen. Daarmee ligt de focus meer op taken die een duidelijk begin en einde hebben, een strategisch karakter hebben en minder gericht zijn op de tactisch operationele dagelijkse taken van de gemeente. Dit belang is geen vast belang maar kan door de actualiteit worden bepaald. Grofmazig wordt dit belang in de kadernota bepaald (zie hoofdstuk 1) waarbij maatschappelijke effecten / belang, politiek belang en financieel risico / belang de graadmeters zijn. De lijnsturing richt zich voornamelijk op de dagelijkse tactische en operationele taken van de gemeente. Het gaat dan om de uitvoering van de basisvoorzieningen en de wettelijke taken. Een belangrijk deel van deze taken komt terug in de wijkgerichte aanpak en loketfunctie. Programma’s worden voorzien van eigen middelen en capaciteit respectievelijk aanlevering daarvan door de lijnorganisatie….

Programmatisch werken is in eerste instantie van toepassing op de vijf prioritaire maatschappelijke opgaven die passen binnen de drie prioriteiten van beleid:

• 1. binnenstedelijke ontwikkeling, i.c. Actualisatie Zitterd Revisited en Actualisatie Centrumplan Geleen (integrale verantwoordelijkheid);

• 2. wijkgericht werken & burgerparticipatie;

• 3. transformatie sociale domein, Hallo 2020;

• 4. economische structuurversterking; en tenslotte;

• 5. doorontwikkeling sportzone;

• 6. Het principe van programmasturing kan voor meer thema’s gelden dan de hoofopgaven uit het coalitieakkoord.

Werkafspraken:

• 1. Programma’s bevatten de prioritaire opgaven van de coalitie Deze opgave is of wordt nader uitgewerkt in het programma. Voor de periode 2015-2018 wordt het programma nader geconcretiseerd. Minimaal het college stelt deze programma’s met uitwerking vast (maar vaak zal het de raad zijn). Daartoe behoort ook de besluitvorming over het vrijmaken van middelen (van nieuw beleid).

• 2. De programma’s vergen een stevige sturing op doelen. Dit betekent bovenop de reguliere P&C momenten extra aandacht voor voortgang (themasessies etc).

• 3. Elk programma heeft één bestuurlijk opdrachtgever, één ambtelijk opdrachtgever en één programmamanager. De programmamanager primair, én de bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgever secundair, zijn verantwoordelijk voor een goede communicatie naar en afstemming met de vakwethouders, andere programma’s en de lijnorganisatie. Gezamenlijk zorgen ze voor voldoende (bestuurlijke en ambtelijke) prioriteit, goede afstemming met in- en externen, en de feitelijke operationalisering van de opgave zodat de gewenste doelen worden bereikt.

• 4. Elk programma werkt met een programmagroep en maakt gebruik van programmaondersteuning (financiële, communicatieve, organisatorisch-administratieve en juridische ondersteuning). Zowel voor deelname aan de programmagroep als de programmaondersteuning worden afspraken gemaakt met betreffende teammanagers. De functionele en hiërarchische aansturing van medewerkers gebeurt door de teammanager, de programmamanager stuurt operationeel (en dus inhoudelijk) aan. Er is geen sprake van hiërarchie tussen programma en lijn management. Uitvoering geschiedt door de lijnorganisatie in opdracht van en in gedurige afstemming met het programma. Prioritering komt tot stand op basis van portefeuilleoverleg.

• 5. Elk programma heeft eigen programmabudget en maakt gebruik van de lijnbudgetten. Voor het programmabudget hebben de programmamanagers het budgetbeheer en krijgen hiervoor ook het mandaat. Voor de lijnbudgetten ligt dit bij de teammanagers waartoe zij reeds het mandaat hebben. De teammanagers faciliteren het programma door menskracht en budgetten in te zetten en de kwaliteit van het product of de dienst te borgen. Dit wordt vastgelegd in afspraken op basis van heldere opdrachten van de programmamanager. Hierdoor is geborgd dat het budgetbeheer conform de budgetregeling op maximaal één plek ligt.

• 6. De middelen om het programma uit te kunnen voeren zijn als volgt in de begroting opgenomen:

 Als nieuw beleid, conform hoofdstuk 3 van de begroting 2016.

 Als bestaand beleid, bij de producten die rechtstreeks aan de programma’s gekoppeld zijn, conform de gedefinieerde structuur in hoofdstuk 2 van de begroting 2016.

 Als te leveren personele capaciteit, begroot bij de teams, waarbij voorafgaand aan het begrotingsjaar de programmamanager met de betreffende teammanager afspraken maakt over de benodigde kwantiteit en kwaliteit van arbeid om de programmagroepen en programma ondersteuning te kunnen bemensen.

 Als te leveren prestaties van reguliere producten / projecten die een bijdrage leveren aan de realisatie van de programmadoelen. Voorafgaand aan het begrotingsjaar geeft de programmamanager aan welke projecten uitgevoerd respectievelijk producten die geleverd moeten worden door het betreffende cluster (1). De middelen voor de uitvoering hiervan worden bij het cluster begroot. Het uitvoerend cluster rapporteert via de p en c cyclus aan de lijn en het programmamanagement over de uitvoering van het project. De programmamanager rapporteert over de effectiviteit van het project in de realisatie van het programmadoel.

• 7. Het daadwerkelijk aanwenden van middelen die in de begroting zijn opgenomen gebeurt volgens de kaders van de p en c cyclus, de mandaatregeling, de budgetregeling en de aanvullende kaders die in de kadernota zijn gesteld.

• 8. Indien noodzakelijk geacht door team- en programmamanager kan extern capaciteit worden ingehuurd. Hiervoor wordt de gebruikelijke afspraak (via de lijn voorstel aan algemeen directeur) gehanteerd voor goedkeuring externe inhuur.

• 9. Programmaverantwoordelijkheid betekent een integrale verantwoordelijkheid voor het realiseren van de maatschappelijke opgave.

• 10. Programmamanagement vergt het voortdurend elkaar blijven informeren én gezamenlijke strategiebepaling zowel tijdens de ontwikkeling van programma(onderdelen) maar ook tijdens de uitvoering.

(1) Indien er tijdens het jaar nieuwe activiteiten moeten worden opgepakt waarvoor de middelen niet in vastgestelde programma- en productbegroting zijn opgenomen, zullen deze activiteiten pas kunnen worden uitgevoerd als deze middelen vrijgemaakt kunnen worden. Dat betekent een herprioritering waardoor wellicht andere, wel ingeplande, activiteiten komen te vervallen. Afhankelijk van de impact van het vervallen van deze activiteiten vindt besluitvorming plaats door management, college of Raad.