Verordening op de raadscommissies Grave 2016

De raad van de gemeente Grave

gezien het voorstel van het presidium d.d. 22 maart 2016.

gelet op artikel 82, eerste lid van de Gemeentewet;

besluit

vast te stellen de Verordening op de raadscommissies Grave 2016

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger

Artikel 2. Instelling raadscommissies

Er zijn de volgende commissies:

o a. de commissie Ruimte

o b. de commissie Inwoners en bestuur;

De raadscommissie Ruimte adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen:

o begrotingsprogramma 2: Openbare ruimte;

o begrotingsprogramma 3: Bouwen, wonen en milieu.

De raadscommissie Inwoners en bestuur adviseert en overlegt over de volgende onderwerpen:

o begrotingsprogramma 1: Dienstverlening, veiligheid en bestuur;

o begrotingsprogramma 4: Kind, cultuur en sport;

o begrotingsprogramma 5: Maatschappelijke zaken.

Artikel 3. Taken

Een raadscommissie:

• a. brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben;

• b. kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder a;

• c. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder a.

Artikel 4. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1. Een raadscommissie bestaat uit een zodanig aantal leden dat vanuit of namens iedere in de raad vertegenwoordigde fractie één persoon in de commissie is vertegenwoordigd

• 2. De commissieleden worden door de raad op voordracht van de fracties benoemd.

• 3. Zowel raadsleden als niet-raadsleden kunnen lid zijn. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

• 4. De raad benoemt op voordracht van de fracties voor iedere raadscommissie ten minste één plaatsvervangend lid per fractie, die bij afwezigheid van een commissielid zitting heeft in de betreffende raadscommissie, met dien verstande dat ieder raadslid te allen tijde kan optreden als plaatsvervangend lid.

• 5. Een lid van de raadscommissie kan een derde (al dan niet zijnde een raadslid) uitnodigen om deel te nemen aan de vergadering van de raadscommissie.

• 6. De raad benoemt de commissievoorzitter.

Artikel 5. Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Een commissielid houdt op lid te zijn als niet meer voldaan wordt aan de in artikel 4, derde lid, gestelde eisen.

• 3. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

• 4. De raad kan een commissievoorzitter ontslaan.

• 5. Een commissielid en de commissievoorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad en aan de commissie. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 6. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 7. Als een fractie niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt het lidmaatschap van commissieleden die op voordracht van die fractie zijn benoemd van rechtswege.

Artikel 6. De commissiegriffier

• 1. De raad benoemt ter ondersteuning van iedere raadscommissie de griffier of in samenspraak met de secretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar, als commissiegriffier.

• 2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.

• 3. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereidingen

Artikel 7. Oproep en voorlopige agenda

• 1. De commissievoorzitter zendt ten minste zeven dagen voor een vergadering de commissieleden een digitale oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken. De agenda met de daarbij behorende vergaderstukken worden ten minste zeven dagen voor een vergadering op de website van de gemeente Grave en Raad Digitaal Grave geplaatst.

• 2. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 8, eerste lid, is opgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 24 uur voor aanvang van de vergadering per e-mail aan de leden gezonden en op de website van de gemeente Grave en Raad Digitaal geplaatst.

Artikel 7a. Vergaderfrequentie

• 1. In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissies plaats op dinsdag.

• 2. De vergaderingen van de raadscommissies vangen aan om 19.30 uur en eindigen om 22.30 uur en vinden plaats in het stadhuis. Mocht blijken dat de agenda om 22.30 uur niet is afgehandeld dan wordt er in principe op de eerstvolgende dinsdag om 19.30 uur verder vergaderd, tenzij de commissie anders besluit.

• 3. Een raadscommissie vergadert voorts indien de voorzitter het nodig oordeelt of indien ten minste twee fracties schriftelijk met opgaaf van redenen daarom verzoeken.

• 4. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover overleg met de griffier.

Artikel 7b. Aanwezigheid wethouders, burgemeester en secretaris

De voorzitter kan de burgemeester, één of meer wethouders en de secretaris uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn en aan de beraadslagingen deel te nemen.

Artikel 8. Aanvullende agenda; vaststellen agenda

• 1. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het verzenden van een oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt.

• 2. Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

• 3. Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

• 4. Wanneer de raadscommissie een onderwerp of voorstel onvoldoende voor de beraadslaging voorbereid acht, kan hij aan het college of de burgemeester nadere inlichtingen of advies vragen.

Artikel 9. Ter inzage leggen van stukken

• 1. Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de digitale oproep op het gemeentehuis ter inzage gelegd.

• 2. Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek inzage.

• 3. Als omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd worden deze stukken ook op extranet geplaatst.

Artikel 10. Openbare kennisgeving

Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in een lokaal nieuwsblad en op de website van de gemeente Grave en Raad Digitaal geplaatst.

Paragraaf 2. Ter vergadering

Artikel 11. Presentielijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de commissiegriffier door ondertekening vastgesteld.

Artikel 12. Opening vergadering en quorum

• 1. Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

• 2. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen.

• 3. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is.

Artikel 13. Verslag

• 1. Van de commissievergaderingen worden audioverslagen gemaakt. Deze verslagen zijn via de website van de gemeente af te luisteren. Daarnaast wordt door de griffier per voorstel een advies opgesteld.

• 2. De griffier draagt zorg voor een geactualiseerd overzicht van de gemaakte afspraken en toezeggingen.

Artikel 14. Advies; geen stemmingen

• 1. Als een raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over het karakter van het advies ( A- stuk of B- stuk). Voor de kwalificatie B-stuk dient minimaal één lid dit aan te geven.

• 2. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen met betrekking tot de orde.

Artikel 15. Aantal spreektermijnen

• 1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist.

• 2. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten.

• 3. Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan één maal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel.

• 4. Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.

Artikel 16. Deelname aan de beraadslaging door anderen

Een raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.

Artikel 17. Spreekrecht burgers

• 1. Burgers kunnen in een vergadering het woord voeren (spreekrecht) over onderwerpen die al dan niet geagendeerd zijn.

• 2. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk 12.00 uur op de dag dat de commissievergadering plaatsvindt aan de commissie- of raadsgriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wordt.

• 3. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering. Elke spreker krijgt maximaal 5 minuten het woord.

• 4. De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering.

• 5. De commissievoorzitter of een commissielid doet een voorstel voor de behandeling van de inbreng van de burger.

Artikel 18. Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering.

• 2. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

• 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

Artikel 19. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over.

Paragraaf 3. Vervallen

Artikel 20. Vervallen

Artikel 21. Vervallen

Artikel 22. Vervallen

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 23. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 24. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 25. Intrekken oude verordening

De verordening op de raadscommissies van 1 november 2014 wordt ingetrokken.

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 mei 2016.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissies Grave 2016.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Grave in zijn openbare vergadering

van 19 april 2016.

De raad voornoemd,
S.A. de Best-Boere	A.M.H. Roolvink
griffier	voorzitter