Regeling Melding Vermoeden Misstand Purmerend 2015

Het college van burgemeester en wethouders

gelet op het bepaalde in artikel 15:2 van de Collectieve Arbeidsvoorwaardenregeling Gemeenten,

gelet op het instemmende besluit van de Ondernemingsraad d.d. 10 december 2015;

1. Algemeen

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1. In deze regeling wordt verstaan onder:

  • a. ambtenaar: een ieder die werkzaam is bij de gemeente Purmerend op grond van een aanstelling of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht.

  • b. bevoegd gezag: het college van burgemeester en wethouders of directie/algemeen directeur;

  • c. vermoeden van een misstand: een vermoeden van

    • schending van wet- en regelgeving;

    • een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu;

    • een onbehoorlijke wijze van functioneren die een gevaar vormt voor het goed functioneren van de openbare dienst;

  • d. melder: de ambtenaar die een vermoeden van een misstand meldt overeenkomstig hoofdstuk 2 of 3 van deze regeling.

  • e. melding: de melding van een vermoeden van een misstand door de melder;

  • f. vertrouwenspersoon integriteit: de functionaris als zodanig benoemd door het college;

  • g. extern meldpunt: de externe commissie die door het college is aangewezen te weten de Onderzoeksraad Integriteit Overheid (OIO).

• 2. Voor de toepassing van deze regeling wordt degene die anders dan op basis van een ambtelijke aanstelling of een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht werkzaam is bij de gemeente Purmerend gelijkgesteld met een ambtenaar als bedoeld in het eerste lid, onder a.

Artikel 2 De vertrouwenspersoon Integriteit

• 1. Het college wijst een of meer vertrouwenspersonen aan.

• 2. De taken van de vertrouwenspersoon bestaan in ieder geval uit:

  • a. Is aanspreekpunt, klankbord en vraagbaak voor de medewerkers bij vragen op het gebied van integriteit;

  • b. Informeert medewerkers over de Regeling Melding Vermoeden Misstand Purmerend (2015) , adviseert over meldingen en begeleidt de melder gedurende de procedure;

  • c. Zorgt dat op verzoek van de melder een melding op de juiste plaats binnen de Purmerend terechtkomt;

  • d. Fungeert als intermediair bij een zogenoemde vertrouwelijke melding tussen de melder en de onderzoekers van de melding bij vragen hierover;

  • e. Verwijst medewerkers bij kwesties die niet tot zijn bevoegdheid en taak horen, zoals arbeidsconflicten;

• 3. De vertrouwenspersoon maakt jaarlijks een geanonimiseerd verslag van de aard en de omvang van het aantal door hem gevoerde gesprekken en bij hem gedane interne meldingen. De integriteitscoördinator voegt dit verslag bij overige meldingen ten behoeve het jaarverslag. Dit verslag wordt aan de algemeen directeur gestuurd die er vervolgens voor zorgt dat het verslag toegezonden wordt aan het college en de Ondernemingsraad.

• 4. De vertrouwenspersoon geniet bescherming overeenkomstig het bepaalde in artikel 3, tweede tot en met het vijfde lid, tegen benadeling van zijn rechtspositie als gevolg van de hem bij deze regeling toebedeelde taken.

Artikel 3 Bescherming van de melder

• 1. Een ieder die betrokken is bij de behandeling van een melding maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder zijn instemming. Dat zijn in ieder geval de leidinggevende, de vertrouwenspersoon en het externe meldpunt.

• 2. De ambtenaar zal als gevolg van de melding van een vermoeden van een misstand geen nadelige gevolgen ondervinden voor zijn rechtspositie. Onder nadelige gevolgen worden in ieder geval verstaan:

  • a. het verlenen van ongevraagd ontslag;

  • b. het niet verlengen van een aanstelling voor bepaalde tijd;

  • c. het niet omzetten van een aanstelling voor bepaalde tijd in een vaste aanstelling;

  • d. de opgelegde benoeming in een andere functie;

  • e. het treffen van disciplinaire maatregelen;

  • f. het onthouden van salarisverhoging, incidentele beloning of toekenning van vergoedingen;

  • g. het onthouden van promotiekansen;

  • h. het afwijzen van een verlofaanvraag,

  Voor zover dit redelijkerwijs verband houdt met de door de melder gedane melding van een vermoeden van een misstand.

• 3. Het college draagt er zorg voor dat de melder ook anderszins bij de uitoefening van zijn functie geen nadelige gevolgen van de melding ondervindt.

• 4. Het bepaalde in het tweede en derde lid van dit artikel geldt ook voor de ambtenaar die te goeder trouw een vermoeden van een misstand in een andere organisatie dan die van de gemeente Purmerend, volgens de in die organisatie geldende regels, bij die organisatie heeft gemeld. De bescherming geldt alleen als de ambtenaar:

  • a. uit hoofde van zijn functie met die andere organisatie samenwerkt of heeft samengewerkt;

  • b. uit hoofde van zijn functie kennis heeft verkregen van de vermoede misstand;

  • c. het vermoeden van de misstand tijdig bij zijn leidinggevende heeft gemeld; én

  • d. zich heeft gehouden aan de afspraken die ter zake van deze melding met hem of haar zijn gemaakt door het bevoegd gezag.

• 5. De ambtenaar heeft recht op juridische bijstand wanneer hij als gevolg van het te goede trouw melden van een vermoeden van een misstand nadelige gevolgen ondervindt in zijn rechtspositie, tijdens of na het volgen van deze regeling. Deze juridische bijstand wordt gefinancierd door de gemeente Purmerend.

2. Interne meldingsprocedure

Artikel 4 Melding

• 1. De ambtenaar doet een melding bij zijn leidinggevende, bij de vertrouwenspersoon of, indien daartoe aanleiding bestaat, rechtstreeks bij het externe meldpunt.

• 2. Indien de ambtenaar een interne melding heeft gedaan mag hij er in beginsel van uitgaan dat de algemeen directeur vervolgens aangifte van een strafbaar feit doet indien hiervoor aanleiding is of hiertoe een verplichting bestaat.

Artikel 5 Informeren van het bevoegd gezag

De leidinggevende of de vertrouwenspersoon bij wie een melding is gedaan draagt er zorg voor dat de algemeen directeur zo spoedig mogelijk op de hoogte wordt gesteld van de melding en van de datum waarop de melding ontvangen is.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging door het bevoegd gezag

• 1. De algemeen directeur zendt aan de melder of de vertrouwenspersoon bij wie het vermoeden van een misstand is gemeld een ontvangstbevestiging. In het laatste geval stuurt de vertrouwenspersoon de ontvangstbevestiging door aan de melder. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en de datum waarop de melder het vermoeden heeft gemeld.

• 2. De algemeen directeur informeert de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft over de melding, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad.

• 3. De algemeen directeur zorgt ervoor dat de identiteit van de melder die overeenkomstig het bepaalde in artikel 4 een melding heeft gedaan, niet verder bekend wordt dan noodzakelijk is voor de behandeling van de melding.

• 4. De algemeen directeur informeert de burgemeester en wethouder P&O zo spoedig mogelijk nadat hij op de hoogte is gesteld van de melding schriftelijk over zijn inhoudelijke standpunt over het al dan niet instellen van een onderzoek

• 5. Bij vermoeden van een integriteitsschending met eventuele bestuurlijke consequenties informeren de burgemeester en wethouder P&O ook het college en eventueel de Raad.

Artikel 7 Onderzoek door het bevoegd gezag

• 1. De algemeen directeur beoordeelt de door hem ontvangen melding zo spoedig mogelijk. In het geval de algemeen directeur van mening is dat een onderzoek ingesteld moet worden, dan geeft hij daartoe zo spoedig mogelijk een opdracht.

• 2. Het onderzoek wordt uitgevoerd conform het onderzoeksprotocol van de gemeente Purmerend. Het onderzoek wordt niet verricht door een persoon die mogelijk betrokken is of is geweest bij de vermoede misstand.

• 3. De algemeen directeur informeert de burgemeester en wethouder P&O actief over de voortgang van het onderzoek.

• 4. De algemeen directeur kan een deskundige raadplegen.

• 5. Als de melding de algemeen directeur betreft, dan beslist de burgemeester over het instellen van een onderzoek.

• 6. Het onderzoek en de verdere behandeling van de melding kan in ieder geval achterwege worden gelaten als:

• a. geen sprake is van een vermoeden van een misstand als bedoeld in artikel 1 eerste lid onder c;

• b. de melding kennelijk onredelijk laat is gedaan.

• 7. De algemeen directeur meldt het achterwege laten van een onderzoek en van de verdere behandeling van de melding zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de melder of de vertrouwenspersoon, en aan de persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, tenzij daardoor een ander onderzoeksbelang kan worden geschaad. De vertrouwenspersoon stuurt de kennisgeving door aan de melder.

• 8. Bij de kennisgeving, bedoeld in het zevende lid wordt mededeling gedaan van de mogelijkheid het vermoeden van een misstand te melden bij het externe meldpunt.

Artikel 8 Standpunt en kennisgeving door het bevoegd gezag

• 1. De algemeen directeur stelt de melder of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan binnen twaalf weken na ontvangst van de melding schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand.

• 2. Indien niet binnen twaalf weken een standpunt kan worden gegeven worden de melder of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan voordat deze termijn is verstreken daarvan door middel van een kennisgeving schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de vermoedelijke termijn aangegeven waarbinnen de ambtenaar een kennisgeving als bedoeld in het eerste lid ontvangt.

3. Externe meldingsprocedure

Artikel 9 Het externe meldpunt

• 1. Het college wijst als extern meldpunt aan de Onderzoeksraad Integriteit Overheid ¹ .

• 2. De Onderzoeksraad Integriteit Overheid heeft tot taak een door de melder gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken en het bevoegd gezag daarover te adviseren.

Artikel 10 Melding bij het externe meldpunt

• 1. De melder kan zijn vermoeden van een misstand binnen redelijke termijn melden bij het externe meldpunt, indien:

  • a. hij het niet eens is met het standpunt als bedoeld in artikel 8;

  • b. hij geen standpunt heeft ontvangen binnen de termijnen bedoeld in artikel 8 of de kennisgeving onredelijk lang op zich laat wachten.

• 2. Indien zwaarwegende belangen de toepassing van de interne meldingsprocedure in de weg staan, kan de melder het vermoeden van een misstand rechtstreeks melden bij het externe meldpunt.

• 3. De melding bij het externe meldpunt bevat ten minste:

  • a. naam en adres van de melder;

  • b. de organisatie waar de betrokkene werkzaam is;

  • c. de organisatie waarop de melding betrekking heeft;

  • d. de omschrijving van de misstand die wordt vermoed;

  • e. de reden van melding aan het externe meldpunt.

Artikel 11 Ontvangstbevestiging

• 1. Het externe meldpunt bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand aan de melder.

• 2. Het externe meldpunt draagt er zorg voor dat de algemeen directeur op de hoogte wordt gesteld van de melding bij het meldpunt.

• 3. Het externe meldpunt informeert de persoon of personen op wie een melding betrekking heeft over de melding bij het externe meldpunt, tenzij het onderzoeksbelang hierdoor kan worden geschaad.

Artikel 12 Niet ontvankelijkheid

• 1. Het externe meldpunt verklaart de melding niet ontvankelijk indien:

  • a. er geen sprake is van een misstand of van een misstand van voldoende gewicht;

  • b. de ambtenaar niet aantoont dat hij het vermoeden eerst intern aan de orde heeft gesteld volgens deze regeling, tenzij zwaarwegende belangen toepassing van de interne procedure in de weg staan;

  • c. de ambtenaar het vermoeden intern aan de orde heeft gesteld volgens deze regeling, maar de termijn waarbinnen het bevoegd gezag een inhoudelijk standpunt omtrent het vermoeden van een misstand dient te geven, nog niet verstreken is;

  • d. geen sprake is van een ambtenaar zoals bedoeld in deze regeling;

  • e. de melding niet binnen redelijke termijn is ontvangen nadat de ambtenaar op de hoogte is gesteld van het standpunt van het bevoegd gezag.

• 2. Indien de melding niet ontvankelijk is, stelt het externe meldpunt de melder of vertrouwenspersoon en de algemeen directeur hiervan binnen vier weken op de hoogte.

Artikel 13 Onderzoek door het externe meldpunt

• 1. Wanneer de melding ontvankelijk is, kan het meldpunt indien dit voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk is een onderzoek instellen.

• 2. Ten behoeve van het onderzoek genoemd in het eerste lid is het externe meldpunt gerechtigd via de algemeen directeur alle inlichtingen in te winnen die het voor de vorming van zijn advies nodig acht. De algemeen directeur verschaft het externe meldpunt alle inlichtingen.

• 3. Het externe meldpunt kan een deskundige raadplegen.

• 4. Wanneer de inhoud van bepaalde door de algemeen directeur verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van het externe meldpunt dient te blijven, wordt dit aan het externe meldpunt meegedeeld. Het externe meldpunt beveiligt informatie met een vertrouwelijk karakter tegen kennisneming door onbevoegden.

Artikel 14 Advies en kennisgeving door het externe meldpunt

• 1. Het externe meldpunt legt binnen acht weken na ontvangst van de melding zijn bevindingen neer in een advies aan de algemeen directeur. Het externe meldpunt zendt een afschrift van het advies aan de melder of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan en aan de persoon op wie de melding betrekking heeft.

• 2. Indien niet binnen acht weken een advies kan worden gegeven worden de melder of de vertrouwenspersoon bij wie de melding is gedaan, de persoon op wie de melding betrekking heeft en de algemeen directeur voordat deze termijn is verstreken daarvan door middel van een kennisgeving schriftelijk en gemotiveerd op de hoogte gesteld. Het externe meldpunt kan het advies met ten hoogste vier weken verdagen.

• 3. Het advies wordt, in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van de aan het externe meldpunt verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen, door het externe meldpunt openbaar gemaakt op een wijze die het externe meldpunt geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten.

• 4. Het externe meldpunt maakt zijn advies niet openbaar voordat het standpunt van de algemeen directeur, bedoeld in artikel 15 van deze regeling, is ontvangen, of er twee weken zijn verstreken sinds het advies is gegeven.

Artikel 15 Standpunt algemeen directeur naar aanleiding van het advies van het externe meldpunt

• 1. De algemeen directeur stelt binnen twee weken na ontvangst van het advies het externe meldpunt schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt en de eventuele consequenties die hij daaraan verbindt.

• 2. Het externe meldpunt zal het standpunt van de algemeen directeur aan de melder doen toekomen.

• 3. Een van het advies afwijkend standpunt wordt gemotiveerd.

Artikel 16 Jaarverslag

• 1. Jaarlijks wordt door het externe meldpunt een verslag opgemaakt.

• 2. In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake wettelijke bepalingen gemeld:

  • a. het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand;

  • b. het aantal meldingen dat niet heeft geleid tot een onderzoek;

  • c. het aantal onderzoeken dat het externe meldpunt heeft verricht;

  • d. het aantal adviezen en de aard van de adviezen dat het externe meldpunt heeft uitgebracht.

• 3. Dit jaarverslag wordt aan algemeen directeur en de Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt.

4. Slotbepalingen

Artikel 17 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

Besloten in de vergadering van 9 februari 2016

Burgemeester en wethouders van Purmerend,

De burgemeester,

D. Bijl

De algemeen directeur/gemeentesecretaris,

i.o. J.P. Verplanke