Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Breda

Bekendmaking

Burgemeester en wethouders van Breda maken bekend dat de gemeenteraad in zijn openbare vergadering van 3 maart 2016 de financiële verordening gemeente Breda 2016 heeft vastgesteld.

Inwerkingtreding

De verordening wordt van kracht met ingang van de dag na deze bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2016.

Rechtsmiddelen

Tegen het besluit tot vaststelling van de verordening is geen bezwaar of beroep mogelijk.

Financiële verordening gemeente Breda 2016

De raad van de gemeente Breda besluit;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet,

vast te stellen:

De verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Breda.

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. Begroting:

  Het document waarin de raad de kaders vaststelt voor zowel het beleid als de financiën, waarbij het beleidsdeel bestaat uit de programma's en de paragrafen. Het financiële deel bestaat uit een overzicht van baten en lasten en de uiteenzetting van de financiële positie plus de bijbehorende toelichtingen.

• b. Kaders stellen:

  De kaderstelling vindt plaats in een document waarin, in relatie tot het coalitieakkoord/bestuursakkoord, hoofdlijnen van (nieuw) beleid zijn opgenomen voor het volgend begrotingsjaar. In dit document worden de (beleids)voornemens afgezet tegen de beschikbare financiële middelen.

• c. Programma:

  Een programma is een verzameling van bij elkaar behorende thema`s, producten en middelen, gericht op het bereiken van een maatschappelijk doel. Een programma geeft antwoord op de drie W-vragen te weten:

  • Wat willen we bereiken?

  • Wat gaan we ervoor doen?

  • Wat mag het kosten?

• d. Thema`s:

  Een thema is een nadere uitwerking van in programma`s opgenomen maatschappelijke doelen.

• e. Product:

  Een product is een verzameling van reguliere activiteiten gericht op het realiseren van maatschappelijke doelstellingen in de programma`s en thema`s.

• f. Administratie:

  Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van gegevens ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie door het verstrekken van informatie en het afleggen van verantwoording.

• g. Rechtmatigheid:

  Het voldoen aan de van toepassing zijnde wettelijke regelgeving waaronder gemeentelijke verordeningen. De in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties dienen rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting.

• h. Doelmatigheid:

  Het realiseren van vooraf gedefinieerde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• i. Doeltreffendheid:

  De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• j. Jaarstukken:

  Het geheel van jaarrekening en jaarverslag.

• k. Verschoningsbesluit:

  Een raadsbesluit waarin geconstateerde onrechtmatige handelingen acheraf worden goedgekeurd.

• l. Indicator: Een indicator is een meetbaar fenomeen dat een signalerende functie heeft en een aanwijzing geeft over de mate van kwaliteit en doelstelling. Wijkt een indicator af van een afgesproken norm dan is bijsturing mogelijk.

• m. Garantie: Een borgstelling door de gemeente ten behoeve van de aanvrager voor een door de aanvrager aan te trekken geldlening.

2. Financiële beleidscyclus

Artikel 2. Uitgangspunt financieel beleid

Uitgangspunt voor het opmaken en de inrichting van financiële beleidscyclus zijn de regels zoals ze zijn vastgelegd in de Gemeentewet en het daarvan afgeleide Besluit Begroting en Verantwoording.

Artikel 3. Kaders stellen

• 1. De raad stelt bij aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast.

• 2. De raad stelt per programma vast:

  • (waar mogelijk) de beoogde maatschappelijke effecten: wat willen we bereiken?

  • de te leveren prestaties: wat gaan we daarvoor doen?

  • de baten en lasten: wat mag het kosten?

• 3. De raad stelt per programma indicatoren vast met betrekking tot de beoogde maatschappelijke effecten en de te leveren prestaties.

• 4. Het college biedt de raad een voorstel aan voor het beleid en de financiële uitgangspunten van de (meerjaren)begroting. De raad stelt deze kaders vast.

• 5. Het college doet de raad jaarlijks, gelijktijdig of geïntegreerd met de in artikel 3.4 genoemde kaders, een voorstel voor de aanpassing van de tarieven van belastingen, rechten en heffingen.

Artikel 4. Begroten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma.

• 2. Bij de uiteenzetting van het financieel meerjarenbeeld van de begroting wordt het investeringsvolume voor het begrotingsjaar en voor de jaren daarna opgenomen.

• 3. Bij het vaststellen van de begroting autoriseert de raad als uitgangspunt alle investeringskredieten voor bedrijfsmiddelen, vervanging en alle overige investeringen < €1 miljoen behoudens de investeringen waarvan zij hebben aangegeven op een later tijdstip een apart voorstel te willen ontvangen.

• 3. Begrotingswijzigingen worden verzameld en een aantal keer per jaar aan de raad voorgelegd. Deze wijzigingen zijn opgebouwd uit:

  • Wijzigingen waarvoor autorisatie van de raad noodzakelijk is

    • o Wijzigingen als gevolg van raadsbesluiten;

    • o Wijzigingen zoals aangegeven in tussentijdse rapportages die onderdeel uitmaken van de financiële beleidscyclus;

  • Wijzigingen waarover de raad wordt geïnformeerd

    • o Wijzigingen als gevolg van collegebesluiten;

    • o Technische wijzigingen; Hierbij is geen sprake van een wijziging in het beleid, maar gaat het om het formaliseren van administratieve aanpassingen.

      De definitieve beschikking over de middelen vindt plaats na vaststelling van de begrotingswijziging door de raad.

• 5. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

Artikel 5. Rapporteren en Verantwoorden

5.1. Tussentijdse rapportages

• 1. De tussentijdse rapportages hebben als uitgangspunt dat de indeling van de begroting wordt gevolgd.

• 2. Het college informeert de raad door middel van twee tussentijdse Bestuursrapportages over de realisatie van de begroting. Zowel over de doelen als de besteding van de middelen.

Deze rapportages betreffen in ieder geval:

• a) Afwijkingen op inhoud en tijdsaspect op hoofdlijnen ten opzichte van de vastgestelde beleidsinhoudelijke en financiële aspecten van de begroting.

• b) In de tweede Bestuursrapportage wordt een prognose van het jaarrekeningresultaat opgenomen;

• c) Een nadere toelichting op de opgetreden veranderingen in de risicopositie van de gemeente;

• d) De beantwoording van de specifieke vragen en aandachtspunten van de gemeenteraad.

5.2. Jaarstukken

• 1. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

• 2. Voorafgaand aan het vaststellen van de jaarstukken legt het college de raad, indien nodig, een verschoningsbesluit voor.

• 3. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 4. Vooruitlopend op het voorstel over het jaarrekeningresultaat kan het college de raad voorstellen om restantmiddelen op onderdelen van het rekeningresultaat over te hevelen naar het volgend begrotingsjaar.

3. Financieel beleid

Artikel 6. Waardering & afschrijving vaste activa

• 1. De waardering en afschrijving van de vaste activa geschieden conform de regels zoals ze zijn vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording.

• 2. Het college legt nadere uitvoeringsregels vast omtrent de waardering en afschrijving van de vaste activa.

Artikel 7. Reserves en voorzieningen

De raad stelt separaat vast de kaders voor reserves en voorzieningen.

Artikel 8. Grondslagen voor de berekening van prijzen en tarieven

Voor het bepalen van geraamde kostprijs van goederen, werken en diensten van de gemeente Breda wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd.

De grondslagen omvatten in ieder geval:

• a) De kosten die voor de verkrijging/ vervaardiging rechtstreeks noodzakelijk zijn.

• b) Toe te rekenen inzet van reserves en voorzieningen

• c) Bijdragen in de kosten van overhead inclusief rente

• d) Compensabele BTW

Artikel 9. Financiering-/Treasuryfunctie

Het college stelt een treasury statuut vast waarin minimaal zijn opgenomen:

• a) dat de doelstelling van de treasury functie bestaat uit het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten, het beschermen van de gemeentelijke organisatie tegen ongewenste financiële risico’s en het efficiënt en effectief beheren van de gemeentelijke schuld,

• b) dat de treasury functie een centraal gepositioneerd is in de gemeentelijke organisatie, minimaal 2 functionarissen omvat en geen winstoogmerk heeft,

• c) dat functionarissen belast bij de uitvoering van de treasury functie geen bevoegdheden hebben met betrekking tot het betalingsverkeer en geen tekeningsbevoegdheid hebben met betrekking tot lening-contracten,

• d) dat bij inkoop van geld minimaal 2 offertes worden opgevraagd bij geldverstrekkers (bij leningen met een looptijd vanaf 2 jaar)

• e) dat minimaal 95% van de gemeentelijke liquiditeitenstroom via een rentecompensabel bankrekeningstelsel wordt afgewikkeld.

Artikel 10. Garantieverlening

Het college stelt het garantiebeleid vast waarin wordt opgenomen onder welke voorwaarden garanties en borgstellingen worden verstrekt.

4. Beheer en organisatie

Artikel 11. Financiële organisatie

• 1. Het college zorgt voor een Organisatiebesluit en legt daarin de volgende zaken vast:

  • a) een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie met

  • b) een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids-en beheersorganen is gewaarborgd

• 2. Het college zorgt voor een Algemeen Mandaatbesluit en legt daarin de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten vast.

• 3. Het college zorgt voor de belangrijkste spelregels van budgetbeheer en legt deze in een budgethoudersregeling vast.

Artikel 12. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat deze in ieder geval dienstbaar is voor:

• a) het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente(lijke onderdelen);

• b) het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa en passiva;

• c) het verschaffen van informatie over uitnutting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d) het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e) het afleggen van verantwoording en de controle over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en de ter zake geldende wet-en regelgeving.

Artikel 13. Interne controle

• 1. Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en van de rechtmatigheid van de beheershandelingen. De organisatie stelt daartoe jaarlijks een controleplan vast en informeert het college bij de tussentijdse rapportages over de bevindingen. Indien daartoe aanleiding is informeert het college bij de (Bestuurs-) rapportages de raad. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

• 2. Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente.

Artikel 14. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 15. lnkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, werken en diensten.

Artikel 16. Subsidieverstrekking en steunverlening

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen.

5. Slotbepalingen

Artikel 17. Inwerkingtreding

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2016. De stukken voor dit begrotingsjaar voldoen grotendeels aan de bepalingen van deze verordening en latere egrotingsjaren geheel.

• 2. Deze verordening treedt in de plaats van de "Financiële verordening gemeente Breda 2010" vastgesteld door de raad op 12 november 2009.

Artikel 18. Citeertitel

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam "Financiële verordening gemeente Breda 2016".

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 3 maart 2016.

De burgemeester,

de griffier,