Regeling op de subcommissie Planning en Control (gemeente Wassenaar)

De raadscommissie Bestuur en Middelen, in vergadering bijeen op 3 december 2014,

gelezen het voorstel van het presidium, daarover geadviseerd door de raadswerkgroep huishouding van de raad;

gelet op de artikelen 1 en 8 van de Verordening op de raadscommissies 2013;

b e s l u i t :

• I. In te stellen de subcommissie Planning en Control en de volgende raads- en commissieleden aan te wijzen tot lid, voorzitter en plv. voorzitter:

• II. Vast de stellen de volgende Regeling:

Regeling op de subcommissie Planning en Control

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder

• a. Subcommissie: subcommissie Planning en Control

• b. Lid: iedere fractie mag een raad- of commissielid afvaardigen in de subcommissie;

• c. Voorzitter en plaatsvervangend voorzitter: een door de subcommissie uit zijn midden aangewezen raadslid;

• d. Griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• e. De accountant: de door de raad aangewezen accountant overeenkomstig artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet;

• f. Quorum: de meerderheid van de in de subcommissie vertegenwoordigde fracties.

Artikel 2 Taken

De subcommissie heeft tot taak de raadscommissie Bestuur en Middelen te ondersteunen bij haar advisering aan de raad over diens bevoegdheden als budget- en toezichthouder en de uitoefening en invulling van zijn controlerende functie. Hierbij vallen zes categorieën te onderscheiden:

• 1. Het aansturen van de accountant. Meer specifiek gaat het hierbij om:

  • a. de voorbereiding en implementatie van:

    • de aanwijzing van de accountant;

    • de opdrachtverlening van de accountantscontrole;

    • beëindiging van de aan een externe accountant opgedragen accountantscontrole

  • b. de voorbereiding van het advies van de raadscommissie Bestuur en Middelen aan de raad over het vaststellen van de jaarlijkse opdrachtverlening tot controle van de jaarrekening en de interimcontrole aan de accountant;

  • c. het aandragen van aandachtspunten ten behoeve van de interimcontrole en de jaarrekeningcontrole door de externe accountant;

  • d. het bespreken van tussentijdse rapportages en andere verslagen van de accountant;

  • e. het evalueren van het functioneren van de accountant

  • d. melding door de accountant van opdrachten door of vanwege het college: wanneer het college aan de accountant van de raad verzoekt een bepaalde opdracht uit te voeren, dan maakt de accountant hiervan vooraf melding bij de subcommissie. Deze commissie kan dan beoordelen of de onafhankelijke positie van de accountant niet in gevaar komt door het uitvoeren van de opdracht. Elk half jaar biedt de accountant een overzicht aan van de voor de gemeente verrichte werkzaamheden. Dat is het moment voor de subcommissie om de onafhankelijkheid van de accountant te bewaken.

• 2. De voorbereiding van het advies van de raadscommissie Bestuur en Middelen aan de raad over het vaststellen van de jaarrekening, het jaarverslag en de fractiebijdragen van de ondersteuningsstichtingen van de raadsfracties;

• 3. Het afstemmen van de diverse onderzoeken die door de rekenkamercommissie worden uitgevoerd, door het college in het kader van de doelmatigheidsonderzoeken ex artikel 213a Gemeentewet en de onderzoeken die de accountant in opdracht van de raad uitvoert.

• 4. Het zorg dragen voor de verdere verbetering van de Planning- en Controlcyclus en de in dit kader gehanteerde procedures, instrumenten en documenten.

• 5. Het fungeren als kritisch meelezer bij onderzoeken die hetzij in opdracht van het college, hetzij in opdracht van raad en college gezamenlijk worden uitgevoerd voor zover daar tussen raad en college nadere afspraken over zijn gemaakt.

• 6. Kennisverzameling en kennisoverdracht aan de overige raads- en commissieleden ten aanzien van relevante thema’s die raken aan de bevoegdheden van de raad als budget- en toezichthouder en de uitoefening en invulling van de controlerende functie.

Artikel 3 Samenstelling

• 1. Het lidmaatschap van de subcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raads- of commissielid.

• 2. In tussentijds in de subcommissie opengevallen plaatsen wordt zo spoedig mogelijk voorzien.

• 3. Naast leden kent de subcommissie ook adviseurs die in principe bij de vergaderingen van de subcommissie aanwezig zijn. Dat zijn de accountant, de griffier en de concerncontroller. De portefeuillehouder Financiën is in principe aanwezig als gesprekspartner van de subcommissie. Voormelde portefeuillehouder kan zich laten ondersteunen en laten vervangen door de plaatsvervangend portefeuillehouder. De subcommissie kan besluiten te vergaderen zonder een of meerdere adviseurs of gesprekspartner.

Artikel 4 Voorzitter

De voorzitter van de subcommissie is tevens woordvoerder namens deze commissie in de vergaderingen van de raad of raadscommissies.

Artikel 5 Secretariaat

Het secretariaat van de subcommissie wordt verzorgd door de griffier of een door deze aangewezen medewerker van de raadsgriffie.

Artikel 6 Bevoegdheden subcommissie

• 1. De subcommissie is bevoegd aan de raad, door tussenkomst van de raadscommissie Bestuur en Middelen, over de in artikel 2 genoemde onderwerpen voorstellen uit te brengen voorzien van een advies over door de raad te nemen besluiten.

• 2. In het kader van de uitoefening van haar in artikel 2 bedoelde taken is de subcommissie bevoegd informatie in te winnen bij en te overleggen met het college, de gemeentelijke rekenkamercommissie en de accountant als bedoeld in artikel 2.

• 3. De subcommissie kan advies inwinnen bij een extern deskundige.

• 4. De subcommissie is bevoegd voorbereidings- en uitvoeringshandelingen te verrichten die nodig zijn voor de werving en de selectie van of het beëindigen van de relatie met dan wel het ontslag van de accountant als bedoeld in artikel 2 onder a, na afstemming met de griffier.

• 5. De subcommissie is bevoegd om de voorzitter en leden van het college, de voorzitter en leden van de gemeentelijke rekenkamercommissie, de accountant als bedoeld in artikel 2, eerste lid, ambtenaren in dienst van een gemeenschappelijke regeling waaraan door een of meer bestuursorganen van de gemeente Wassenaar wordt deelgenomen, belanghebbenden en deskundigen uit te nodigen voor het verschaffen van inlichtingen of het deelnemen aan beraadslagingen.

Artikel 7 Vergaderingen

• 1. De subcommissie vergadert zo dikwijls de voorzitter dit nodig acht of naar aanleiding van een vergaderverzoek aan de voorzitter van ten minste drie leden van de subcommissie onder opgave van redenen.

• 2. De voorzitter belegt in afstemming met de griffier de vergaderingen. Hij draagt zorg voor het tijdig beschikbaar zijn van de agenda voor de vergaderingen. Hierbij wordt - spoedeisende gevallen uitgezonderd - uitgegaan van tenminste tien dagen voor de betreffende vergadering.

• 3. De agenda voor een vergadering vermeldt datum, tijd, plaats en de te behandelen onderwerpen. De voor de behandeling van die onderwerpen relevante stukken worden tegelijkertijd met de agenda aan de leden toegezonden.

• 4. De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur, indien het quorum aanwezig is.

• 5. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter onder verwijzing naar dit artikel, dag en uur van de volgende vergadering,

• 6. Op de vergadering, bedoeld in het vijfde lid, is het vierde lid niet van toepassing. De subcommissie kan echter over andere aangelegenheden alleen beraadslagen of besluiten, indien het quorum aanwezig is.

• 4. De vergaderingen van de subcommissie zijn niet openbaar. De subcommissie stuurt de vastgestelde besluitenlijsten van de bijeenkomsten ter kennisname naar de raadscommissie Bestuur en Middelen.

Artikel 8 Besluitvorming

• 1. Besluiten van de subcommissie worden genomen bij gewone meerderheid van het aantal uitgebrachte stemmen; alleen de leden, met inbegrip van de voorzitter en zijn plaatsvervanger hebben stemrecht. Minderheidsstandpunten worden vermeld in de besluitenlijst.

• 2. De subcommissie kan slechts beraadslagen en besluiten, wanneer meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is.

• 3. Indien over een voorstel door geen van de leden stemming wordt verlangd, is het aangenomen.

• 4. Bij het staken van de stemmen wordt de besluitvorming over het onderwerp uitgesteld tot aan de eerstvolgende vergadering, waarin meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden aanwezig is. Staken de stemmen ook in die vergadering dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 9 Vergoeding leden subcommissie

De leden van de subcommissie Planning en Control, zijnde geen raadslid, ontvangen voor het bijwonen van de vergaderingen van de subcommissie een vergoeding zoals is geregeld in artikel 14, eerste lid van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden.

Artikel 10 Uitleg verordening

In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet of bij twijfel over de toepassing ervan, beslist de subcommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Artikel 12 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: “Regeling op de subcommissie Planning en Control 2014”.

De secretaris, De voorzitter,