Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2016

Voorstel no. 5-2016 C

Agenda no. 9

De raad van Edam-Volendam;

gehoord het Presidium d.d. 3 december 2015;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

B e s l u i t :

tot het vaststellen van:

de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning2016;

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1

• 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

  • a. feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn;

  • c. bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

3. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid, onderdeel c, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

• 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

  • a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

• b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

• c. het bijstand, bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c, betreft en het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het hem op grond van artikel 5, eerste lid, beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand.

• 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de griffier die hiervan mededeling doet aan de secretaris.

2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

1. Elk raadslid heef t per jaar recht op 6 uur en elke fractie heeft recht op 18 uur ambtelijke bijstand als b edoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c.

2. De secretaris houdt een register van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onderdeel c bij, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt

opgenomen:

• a. welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

• b. over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

• c. welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

• d. hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

• e. de reden waarom een verzoek is geweigerd.

Artikel 6

1. De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.

2. Het register is ter inzage voor raadsleden en de fractievoorzitters uitsluitend voor zover het zakenbetreft waarin zij direct belanghebbenden zijn.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 7

• 1. De fracties, zoals bedoeld in artikel 10 van het Reglement van orde van de raad, kunnen per kalenderjaar aanspraak maken op een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 800,- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van € 160,- per raadszetel. De genoemde bedragen kunnen jaarlijks en na instemming van het presidium worden aangepast overeenkomstig de voor dat jaar geldende begrotingsrichtlijnen.

Artikel 8

1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c. giften;

  • d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e. opleidingen voor raads- en commissieleden voor zover deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

Artikel 9 Aanvraagprocedure

1. De aanvraag fractieondersteuning geschiedt door de fractievoorzitter per e-mail via de griffie aan de voorzitter van de raad.

2. In de aanvraag wordt in ieder geval de hoogte van de gevraagde bijdrage vermeld, alsmede een gemotiveerde omschrijving van de uitgave. Indien mogelijk wordt de offerte, c.q. rekening bij de aanvraag overgelegd, althans zo spoedig mogelijk nagezonden indien deze nog niet beschikbaar is.

Artikel 10

• 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

  • a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt;

  • b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2. Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

Artikel 11

Niet gebruikte bijdragen als bedoeld in artikel 7 worden niet gereserveerd voor volgende jaren.

Artikel 12

1. Elke fractie legt, binnen drie maanden na het einde van een kalenderjaar, aan het Presidium verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van

een verslag.

2. Controle van het verslag vindt plaats door de accountant, belast met de controle van de jaarrekening. De accountant breng advies uit aan de raad via het Presidium.

3. De raad stelt via het Presidium na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn.

Artikel 13 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist de raad na gehoord te hebben het Presidium.

Paragraaf 3 Slot en Overgangsbepaling

Artikel 14

1. Deze verordening wordt aangehaald als de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2016.

2. Deze verordening treedt in werking op de dag volgend op die van zijn bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2016.

3.Op dat tijdstip vervalt de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning 2014, alsmede de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Zeevang 2010.

Aldus besloten door de gemeenteraad van

Edam-Volendam in zijn openbare vergadering

d.d. 4 januari 2016

De griffier, De voorzitter,