Archiefverordening 2015

De gemeenteraad van Zwartewaterland;

Gelezen het voorstel van burgemeesters en wethouders van  

Gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de archiefwet 1995;

Besluit vast te stellen het navolgende:

Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

a. de wet: de Archiefwet 1995;

b. gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b1, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

c. de archiefbewaarplaats; de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats Historisch Centrum Overijssel (HCO) te Zwolle.

d. beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

e. beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

f. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden.

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in standhouden van een archief-bewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

Artikel 4

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5

• 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd;

• 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van archiefbescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijs kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast.

Artikel 8

Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet in het Besluit Informatiebeheer. Hieraan wordt met behulp van Horizontaal Toezicht vorm en inhoud gegeven.

Hoofdstuk III Slotbepalingen

Artikel 9

De archiefverordening van de gemeente Zwartewaterland 2007, vastgesteld op 20 december 2007 wordt ingetrokken.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking op de dag na de bekendmaking van deze verordening.

Artikel 11

Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening gemeente Zwartewaterland 2015”.

Vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Zwartewaterland in zijn openbare vergadering van 14 januari 2016.

De raad voornoemd,

de voorzitter, de griffier,

Ing. E. J. Bilder Mw. H. Schotanus - Schutte