Beleidsregel subsidie sportevenementen 2017-2020 gemeente Utrecht

Besluit van b. en w. 13 december 2016

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht;

gelet op:

• artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 3 lid 2 van de Algemene subsidieverordening 2014 (ASV 2014);

• de Sportnota 2017-2020.

  BESLUIT:

vast te stellen de volgende beleidsregel:

BELEIDSREGEL subsidie sportevenementen 2017-2020 gemeente Utrecht

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

a) Kleinschalig (breedte)sportevenement: een sportevenement met open inschrijving gericht op kennismaking met (een) sport en/of het bevorderen van de sportdeelname bij voorkeur van niet (verenigings)leden.

b) Grootschalig sportevenement: een sportevenement met minimaal 5000 deelnemers en/of deelname topatleten.

c) Topatleten: atleten uit de categorieën 1 t/m 4 zoals benoemd in het overzicht vanuit NOC*NSF (zie www.nocnsf.nl).

Artikel 2 Beleidsdoelstelling

In de sportnota 2017-2020 staat dat onze ambitie is dat meer Utrechters gaan bewegen en sporten. Dat is goed voor de gezondheid, voor een zinvolle vrijetijdsbesteding, voor sociale contacten, voor het activeren van mensen die een steuntje in de rug nodig hebben, voor de ontwikkeling van kinderen en jongeren.

Sportevenementen worden een steeds belangijker middel voor sportstimulering. Daarnaast bieden evenementen een podium waarop talenten zich kunnen meten met de nationale en/of internationale top. Tenslotte dragen sportevenementen bij aan de stedelijke economie en de stadspromotie.

De subsidie voor sportevenementen levert een bijdrage aan bovengenoemde doelstellingen.

Artikel 3 Definitie aanvrager subsidie

Subsidie kan worden aangevraagd door rechtspersonen met volledige rechtsbevoegdheid.

Artikel 4 Vaststelling subsidieplafond

Het college stelt jaarlijks het subsidieplafond vast door middel van de subsidiestaat. In 2017 is het subsidieplafond € 195.000.

Artikel 5 Subsidiabele activiteiten

Er kan subsidie worden aangevraagd als bijdrage in de kosten voor de organisatie van een sportevenement.

Evenementen gericht op het inzamelen van geld voor een goed doel, zoals een sponsorloop, worden niet direct ondersteund met een subsidie; evenementen die een goed doel willen ondersteunen kunnen dit alleen realiseren via een bijdrage (bovenop de inschrijfgelden) van de deelnemers of een andere actie die geen onderdeel uitmaakt van de exploitatie van het evenement.

Artikel 6 Eisen aan de subsidieaanvraag

Aanvragen zijn voorzien van:

• 1. Een activiteitenplan;

• 2. Een sluitende en goed onderbouwde begroting waaruit blijkt dat de subsidie noodzakelijk is voor het evenement.

In het activiteitenplan besteedt u tenminste aandacht aan de hieronder genoemde punten:

• Naam evenement

• Omschrijving van het sportevenement, inclusief programma.

• De doelgroep.

• De doelen die u met het evenement wilt behalen.

• Beoogd aantal deelnemers.

• Eventuele organisaties waarmee u samenwerkt.

• Hoe u rekening houdt met de toegankelijkheid van het evenement voor zowel deelnemers als bezoekers, tenzij het onevenredige kosten met zich meebrengt.

• Communicatie aanpak: hoe maakt u het evenement kenbaar bij de doelgroep?

Aanvullende eisen aan de aanvraag voor grootschalige evenementen

• Een omschrijving van het breedtesportevenement dat u tevens organiseert.

• Welke duurzaamheidsmaatregelen u wilt treffen en hoe u daarover gaat communiceren. U kunt bijvoorbeeld wel/niet werken met aggregaten, inkopen bij lokale en duurzame leveranciers, bezoekers stimuleren gebruik te maken van het openbaar vervoer of fiets, gebruik maken van duurzaam/recyclebaar/afbreekbaar materiaal of duurzame afvalverwerking.

Artikel 7 Indiening subsidieaanvraag

Subsidieaanvragen worden uiterlijk 12 weken voor start van het evenement ingediend.

De subsidieaanvraag wordt ingediend bij burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht, gebruikmakend van het daarvoor bestemde digitale aanvraagformulier. Deze is te vinden op www.utrecht.nl/subsidie.

Artikel 8 Hoogte subsidie

De hoogte van de subsidie bedraagt maximaal 30% van de begroting van het evenement met een maximum van € 5000 voor kleinschalige evenementen en € 30.000 voor grootschalige evenementen. Het stapelen van gemeentelijke subsidies is niet mogelijk.

Grootschalige evenementen van groot belang voor de uitstraling van de stad kunnen een projectsubsidie van maximaal drie jaar verleend krijgen.

Artikel 9 Beoordeling

Bij de beoordeling van de subsidieaanvraag wordt naar een aantal aspecten gekeken.

• Aantal deelnemers in relatie tot de kosten

• Aantal bezoekers in relatie tot de kosten

• De exposure van het evenement in relatie tot de kosten

• Accommodatie/locatie (evenementen in de openbare ruimte hebben te maken met hogere kosten dan evenementen in/op een sportaccommodatie)

• Bijdrage aan doelstellingen van het sportbeleid

• Verbinding met (top)sportverenigingen in de stad

• De kosten voor het sportieve gedeelte van het evenement in relatie tot de totale kosten

• De inhoudelijke kwaliteit van de aanvraag, hierbij wordt gelet op hoe de veiligheid van bezoekers en deelnemers wordt gewaarborgd, de beleving die deelnemers en bezoekers geboden wordt en de originaliteit van het evenement.

• Deelname topatleten (indien van toepassing)

Artikel 10 Besluitvorming

Aanvragen worden beoordeeld op volgorde van volledige binnenkomst. Alleen volledige aanvragen worden in behandeling genomen. Als u de subsidie volledig en op tijd aanvraagt, ontvangt u voor start van de activiteiten een besluit.

Artikel 11 Voorwaarden

De subsidie wordt verleend onder de ontbindende voorwaarde dat u, indien van toepassing, de beschikking krijgt over de benodigde vergunningen.

De volgende criteria gelden om in aanmerking te komen voor subsidie:

• Per aanvrager worden maximaal twee subsidies voor een sportevenement per jaar verleend.

• Per tak van sport worden maximaal 2 subsidies voor grootschalige sportevenementen per jaar verleend.

• De organisatie van een grootschalig sportevenement organiseert tevens een kleinschalig (breedte)sportevenement. Dit wordt meegenomen in de begroting van het evenement. Deze activiteit vindt plaats in de periode 6 weken voorafgaand (bijvoorbeeld in de vorm van clinics), tijdens of in de periode 6 weken na afloop van het evenement.

• De organisatie van een grootschalig sportevenement dient een bijdrage te leveren aan stads- en/of sport promotionele doeleinden. Door middel van het plaatsen van het logo van stadspromotie Utrecht op aankondigingen, advertenties en/of flyers en door middel van het plaatsen van materialen met het Utrecht-logo die door de gemeente voorafgaand aan het evenement verstrekt worden. Deze materialen worden door de organisatie voorafgaand aan het evenement opgehaald bij de accountmanager bij Sport en Samenleving en uiterlijk twee weken na afloop van het evenement teruggebracht.

Artikel 12 Evaluatie

Het beleid in welk kader de subsidie sportevenementen wordt ingezet, wordt periodiek geëvalueerd wat kan leiden tot aanpassing van de beleidsregel.

Artikel 13 Inwerkingtreding en citeertitel

Deze beleidsregel treedt in werking op 22 december 2016. Subsidieaanvragen

worden vanaf deze datum beoordeeld en beschikt op basis van deze beleidsregel.

Deze beleidsregel wordt aangehaald als: Beleidsregel subsidie sportevenementen 2017-2020 gemeente Utrecht.

Deze beleidsregel is een vervolg op de beleidsregel sportevenementen 2015-2018. Laatstgenoemde beleidsregel wordt ingetrokken op het moment dat de beleidsregel subsidie sportevenementen 2017-2020 gemeente Utrecht in werking treedt. Aanvragen die gedaan zijn op basis van bovengenoemde beleidsregel worden volgens die beleidsregel afgehandeld.

Aldus vastgesteld door burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht op 13 december 2016.

De secretaris, De burgemeester,

G.Haanen Mr. J. van Zanen