Verordening Archief- en Informatiebeheer Leiden 2015 vastgesteld

Op 17 december 2015 heeft de gemeenteraad de Verordening Archief- en Informatiebeheer Leiden 2015 vastgesteld. Met de vaststelling kan de gemeente het archiefbeheer volgens de huidige wet- en regelgeving uitvoeren.

De verordening treedt in werking op de dag na deze bekendmaking. Nadere informatie bij Erfgoed Leiden e.o., tel. 071 - 516 53 55.

Hoofdstuk I. Algemene bepalingen

Artikel 1.

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a. de wet: de Archiefwet 1995;

• b. de gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, sub b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;

• c. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders van de gemeente aangewezen archiefbewaarplaats;

• d. de archiefruimte: een ruimte als bedoeld in artikel 1 sub e van de wet, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats:

• e. de archiefbescheiden: bescheiden, zoals omschreven in artikel 1 sub c van de wet, waaronder wordt verstaan vastgelegde informatie, opgemaakt of ontvangen bij de aanvang, uitvoering of voltooiing van een institutionele of individuele activiteit van de gemeente of van haar ambtenaren, die voldoende inhoud, context en structuur bevat om als bewijs van de activiteit te dienen;

• f. documentaire verzamelingen: bescheiden, niet zijnde archiefbescheiden, die zijn bijeengebracht omdat zij voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kunnen worden geacht.

• g. de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

• h. regierol informatievoorziening: taak van de ambtenaar die ingevolge artikel 3 van deze verordening de regie op het proces van ambtelijk archief- en informatiebeheer heeft en optreedt als contramal voor de archivaris;

• i. de beheerder: degenen die ingevolge artikel 3 van deze verordening zijn belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;

• j. beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, zelfstandig belast met de documentaire informatievoorziening;

• k. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.

Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2. Archiefbewaarplaats en archiefruimten

Burgemeester en wethouders wijzen een archiefbewaarplaats aan als bedoeld in artikel 1 sub c voor de bewaring van over te brengen archiefbescheiden. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten voor nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.

Artikel 3. Beheerders en regierol

• 1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).

• 2. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het invullen van de regierol ten aanzien van de informatievoorziening.

Artikel 4. Aanstelling personeel

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm.

Artikel 5. Bewaring van de archiefbescheiden

• 1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

• 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 6. Kosten zorg voor archiefbescheiden

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.

Artikel 7. Besluit Informatiebeheer

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats voorschriften vast in een Besluit Informatiebeheer.

Artikel 8. Verslag aan de raad

Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij verantwoording af over de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk III. Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 9. Toezicht archivaris

De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.

Artikel 10. Vervanging archivaris

De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 11. Opdracht beheerder

• 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degenen die namens hem met het toezicht zijn belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

• 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 12. Mededeling archivaris aan beheerder of burgemeester en wethouders

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 13. Mededeling beheerder aan archivaris

De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan burgemeester en wethouders een voorstel te doen tot:

• a. opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b. bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats resp. archiefruimten;

• c. verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d. ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;

• e. voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 14. Verslag archivaris

De archivaris doet tenminste eenmaal per jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.

Hoofdstuk IV. Slotbepalingen

Artikel 15. Intrekken oude verordening

De Verordening Archief- en Informatiebeheer van Leiden 1998 wordt ingetrokken.

Artikel 16. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Artikel 17. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Leiden 2015.