Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad.

De gemeenteraad van de gemeente Hengelo,

Gelezen het raadsadvies nr. 1086515,

Gelet op de artikelen 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

Verder gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties versie augustus 2012 en gelet op de handreiking burgemeesters versie mei 2016:

Besluit:

Vast te stellen de Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad.

Inleiding

In schuinschrift is een toelichting opgenomen, met gebruikmaking van teksten uit de genoemde documenten. Deze verordening is tot stand gekomen door gebruikmaking van verordeningen die in de praktijk al zijn gebruikt.

De modelverordening regelt de werkzaamheden van de raadscommissie, die klankbordgesprekken met de burgemeester houdt.

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. gesprekken: klankbordgesprekken van de raad met de burgemeester;

• b. commissie: de commissie die is samengesteld uit leden van de raad die de klankbordgesprekken met de burgemeester houden;

• c. adviseurs: wethouder (s) of gemeente secretaris die de commissie van informatie voorzien

• d. commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Overijssel.

Toelichting op artikel 1

Klankbordgesprekken

Bij het verschijnen van de Handreiking burgemeesters van mei 2016 (benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming) is de term Klankbordgesprekken ingevoerd. Dit omdat de gemeenteraad het functioneren van de burgemeester niet beoordeelt in de rol van werkgever, maar als bestuurlijke partner van de burgemeester, die afspraken maakt over met de burgemeester over wederzijds functioneren en over mogelijkheden om de samenwerking te optimaliseren. De term 'klankborden' past bij een cultuur van gezamenlijk reflecteren op het functioneren van het gemeentebestuur en de rol van de burgemeester daarin in het bijzonder. De gemeenteraad bepaalt in deze verordening de samenstelling van de commissie en bepaalt uit hoeveel fractievoorzitters de commissie bestaat. Daarbij sluit Hengelo aan bij de meeste raden die vinden dat de samenstelling van de commissie die klankbordgesprekken met de burgemeester voert anders, beperkter, van aard mag zijn dan die van de commissies die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereiden. Dit om bij klankbordgesprekken het 'tribunaaleffect' te vermijden.

Artikel 2 Samenstelling commissie

• 1. De commissie bestaat uit 7 fractievoorzitters, te benoemen door de gemeenteraad.

• 2. Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.

• 3. De voorzitter leidt het gesprek en treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

• 4. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Toelichting op artikel 2

Samenstelling commissie

De gemeenteraad bepaalt de samenstelling van de commissie en bepaalt of elke fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Veelal is de samenstelling van de commissie die klankbordgesprekken met de burgemeester voert anders, beperkter, van aard dan die van de commissie die de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voorbereidt. Dit, om bij klankbordgesprekken het 'tribunaaleffect' te vermijden. Het 'tribunaaleffect' kan bij grotere commissies overigens ook iets worden gemitigeerd door woordvoerders aan te wijzen. In deze verordening wordt voorgesteld om commissie voor de klankbordgesprekken te laten bestaan uit 7 fractievoorzitters. Bij benoeming of herbenoeming plaatsvinden door geeft daarom de mogelijkheid om de samenstelling van de commissie van taak tot taak - benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming - te laten variëren. De commissie wordt op grond van artikel 9 na afronding van haar taak ontbonden. Hengelo heeft een voorkeur voor een vaste commissie, die de klankbordgesprekken met de burgemeester voert: artikel 9 is daarop dan ook aangepast.

Raadslidmaatschap

De commissie bestaat uit raadsleden. Dit brengt mee dat het lidmaatschap van de commissie eindigt bij beëindiging van het raadslidmaatschap.

Bij tijdelijke beëindiging van het raadslidmaatschap, bijvoorbeeld bij tijdelijke vervanging wegens zie kte, kan het commissieli dmaatschap herleven zodra het raadslidmaatschap herleeft, tenzij de betrokkene in de commissie inmiddels blijvend is vervangen door een ander raadslid.

Geen plaatsvervangende leden

Deze bepaling is opgenomen om te voorkomen dat de commissie een 'duiventil' wordt. Indien een van de leden van de commissie blijvend uitvalt, kan er wel blijvende vervanging plaatsvinden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

• 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie.

• 2. De secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 3. De secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.

Artikel 4 Geheimhouding

• 1. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.

• 2. De commissie legt bij de klankbordgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek. De voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.

• 3. De commissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 4. De commissie en de gemeenteraad zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid verplicht, niet opheffen.

• 5. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

• 6. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de secretaris.

Toelichting op artikel 4

Geheimhouding

Voor de geheimhouding rond het houden van Klankbordgesprekken vallen we terug op artikel 84 en met name op artikel 86 Gemeentewet. Dat wil zeggen dat de commissie bij elk gesprek geheimhouding dient op te leggen. Het gebruik maken van deze algemene geheimhoudingsregeling betekent ook dat de andere raadsleden (en fractievertegenwoordigers) die niet aan het Klankbordgesprek hebben deelgenomen, ook het verslag mogen lezen, want ook die raadsleden zijn aan de algemene geheimhoudingsbepalingen gehouden. Zie ook artikel 7 over het ter inzage leggen van het verslag.

Artikel 5 Vergaderingen

• 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste de helft plus 1 van het aantal leden dit noodzakelijk achten.

• 2. De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie en indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.

• 3. De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig Is.

Toelichting op artikel 5

Termijn van aankondiging/uitnodiging

Indien spoed niet is geboden, ligt een ruimere termijn voor uitnodiging, bijvoorbeeld twee weken, voor de hand.

Artikel 6 Nadere bepalingen over klankbordgesprekken

• 1. Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 2. Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.

• 3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.

• 4. De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast.

• 5. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.

• 6. Drie van de kiankbordgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.

• 7. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Toelichting op artikel 6

Kl ankbordgesprekken

Kl ankbordgesprekken zijn niet vrijblijvend. Deelnemers committeren zich aan de periodieke feedback en aan de afspraken die hieruit volgen. Deze verordening biedt een gestructureerde basis om signalen 'luid en duidelijk' met elkaar te delen. Het gaat zowel om signalen die de burgemeester kansen biedt om succesvol te blijven als om signalen die een gemeenteraad nodig heeft over het functioneren van de raad aan het hoofd van de gemeente. Daarbij is een cultuur gewenst waarin gemeenteraad en burgemeester elkaar open en eerlijk tegemoet treden.

Frequentie

Een keer per twee jaar met elkaar overleggen over het wederzijds functioneren is te weinig als er problemen zijn en - zo wordt in de circulaire aangegeven- te veel als het goed gaat. Dit laatste blijkt In de praktijk niet juist te zijn. In goede tijden wordt door een regelmatig reflectiemoment een manier van communiceren ontwikkeld waarop in mindere tijden kan worden teruggegrepen. En ook als het goed gaat, mag daar natuurlijk bij stil worden gestaan.

Het advies is k l ankbordgesprekken daarom periodiek, in elk geval jaarlijks, te laten plaatsvinden, maar het absolute minimum is tweejaarlijks.

Wij spreken uit om het Klankbordgesprek jaarlijks te doen plaatsvinden: echter in het jaar waarin de Benoeming of Herbenoeming plaatsvindt, kan het qua planning zo uitkomen dat er in dat jaar geen Klankbordgesprek kan plaatsvinden. Om in een dergelijk jaar niet in strijd te zijn met deze verordening hebben we opgenomen dat we minimaal eens in de twee jaar een klankbordgesprek hebben.

Overigens kunnen fractievoorzitters dan wel de burgemeester ook de wens kenbaar maken om tussentijds een klankbordgesprek te hebben.

Voorbereiding en informatiebronnen

Een klankbordgesprek wordt gestart op initiatief van de raadsgriffier. De raadsgriffier vormt een spilfunctie in het proces. Aan het klankbordgesprek zijn geen vormvereisten verbonden. De raad van Hengelo vindt dat hij met een vertegenwoordiging vanuit de raad bestaande uit 7 fractievoorzitters recht doet aan het belang van een goed Klankbordgesprek.

Een goed klankbordgesprek valt of staat met een goede voorbereiding. De burgemeester opereert niet in een vacuüm. De gesprekken kunnen bijvoorbeeld worden voorbereid in, en de resultaten daaruit teruggekoppeld via het fractievoorzittersoverleg.

In de voorbereiding kan worden gesproken met een of meer leden van het college, een samenwerkingspartner op het gebied van OOV, de gemeentesecretaris en de raadsgriffier. Van al deze gesprekken worden verslagen opgemaakt. Die verslagen vormen de basis voor het gesprek. Het verdient aanbeveling de kring van geraadpleegden niet groter te maken dan hier aangegeven. Vanzelfsprekend kunnen de burgemeester en de benoemde fractievoorzitters voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien. Zie ook artikel 4.

Het is ook van belang in en buiten het gesprek kritiek te organiseren en ook daadwerkelijk te geven. De praktijk leert dat te laat - of niet - gegeven kritiek tot grote problemen kan leiden in de onderlinge samenwerking en - uiteindelijk - bij de herbenoemingsprocedure. Het is ook de taak van de raadsgriffier om hem bekende kritiek op het functioneren van de burgemeester en/of de gemeenteraad zichtbaar en bespreekbaar te maken.

De commissaris van de Koning

Het is te adviseren om bij serieuze kritiek op het functioneren dit vroegtijdig met de commissaris van de Koning te bespreken.

Artikel 7 Verslag

• 1. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag wordt voor raadsleden onder geheimhouding ter inzage gelegd bij de raadsgriffier.

• 2. Een afschrift van het verslag van het klankbordgesprek wordt toegezonden aan de burgemeester en de commissaris van de Koning.

Verslag bij klankbordgesprekken

Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Het kan bondig en beknopt, ook puntsgewijs. Wel is van belang dat het verslag een goed beeld geeft van het gesprek en de gemaakte afspraken, zodat de overige raadsleden bij inzage, de commissie die het volgende klankbordgesprek voert en de commissaris van de Koning zich een goed beeld daarvan kunnen vormen. Daarom is het van belang ook de sfeer te schetsen, waarin het gesprek plaatsvond.

Artikel 8 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 9 Ontbinding van de commissie

De commissie is ontbonden met ingang van de dag volgende op die waarop het verslag van het laatst te houden klankbordgesprek voor de verkiezingen van een nieuwe raad is vastgesteld.

Artikel 10 Archivering

De raadsgriffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waar onder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.

Artikel 11 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 6 december 2016.

De raadsgriffier,

de voorzitter.