Besluit vervanging archiefbescheiden Gemeente Utrecht 2017

Het College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Utrecht, gelezen het advies van de gemeentearchivaris van 25 november 2016 en gelet op:

• artikel 7 Archiefwet 1995;

• artikel 6 Archiefbesluit 1995;

• Hoofdstuk 3a Archiefregeling;

• Archiefverordening gemeente Utrecht 2014;

• Besluit Informatiebeheer gemeente Utrecht 2014.

Besluit vast te stellen het volgende

Besluit vervanging archief bescheiden Gemeente Utrecht 2017

Artikel 1

1. De Gemeente Utrecht gaat, met ingang van de in artikel 3 genoemde datum, over tot routinematige vervanging door digitale reproducties van de papieren archiefbescheiden, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd.

2. De Gemeente Utrecht gaat over tot retrospectieve vervanging door digitale reproducties van de papieren archiefbescheiden uit de periode 1 januari 2013 tot en met 31 december 2016, tenzij individuele hoofden van beheereenheden ervoor kiezen om de papieren ordening tot een latere datum (maar dan wel uiterlijk tot de datum als in artikel 3 genoemd) voort te zetten. Op basis van de gemaakte keuzes hieromtrent worden papieren archiefbescheiden vernietigd.

Artikel 2

1. De routinematige digitale reproductie van archiefbescheiden vindt plaats op de wijze zoals beschreven in het Handboek kwaliteit Postlogistiekcentrum van de Gemeente Utrecht. Dit Handboek maakt onlosmakelijk onderdeel uit van voorliggend besluit.

2. De digitale bestanden die door de reproductie ontstaan worden beheerd in de informatiehuishouding van de Gemeente Utrecht met inachtneming van het Kwaliteitssysteem Documentaire Informatie van de Gemeente Utrecht. Dit kwaliteitssysteem maakt onlosmakelijk onderdeel uit van voorliggend besluit.

3. De processen waar dit besluit op van toepassing is, zijn gespecificeerd in de systematische ordeningsstructuur van processen en informatie (conform artikel 18 Archiefregeling en artikel 6 onder d Besluit informatiebeheer Gemeente Utrecht 2014), die onlosmakelijk onderdeel uitmaakt van voorliggend besluit.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2017.

Artikel 4

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging archiefbescheiden gemeente Utrecht 2017.

Toelichting

De Gemeente Utrecht neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van de informatiehuishouding. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, samenhang en volledigheid. Ook sluit volledig digitaal werken aan bij de ambities van de overheid om alle dienstverlening aan de burger in 2017 digitaal te laten plaatsvinden.

Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de Gemeente Utrecht. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden waarvan de originelen na scanning niet worden vernietigd) zijn beschreven in het Handboek kwaliteit Postlogistiekcentrum.

Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden.

De uitvoering van de in artikel 1 lid 2 genoemde vernietiging vindt plaats op een nader te bepalen tijdstip na goedkeuring door het Strategisch Informatie Overleg.

Bij het scannen van papieren archiefbescheiden is het uiteraard belangrijk dat de daarin opgenomen gegevens blijven behouden. Ook moeten de digitale bestanden toegankelijk zijn en blijven. De Gemeente Utrecht heeft hiertoe een reeks waarborgen georganiseerd die zijn beschreven in het Kwaliteitssysteem Documentaire informatie en in het Handboek kwaliteit Postlogistiekcentrum. Onderdeel van de kwaliteitsbewaking is een periodieke interne monitoring door het Kennis- en Kwaliteitcentrum Documentaire informatie (KKCD) om de werkwijzen te controleren en evalueren. Ook de gemeentearchivaris zal vanuit zijn toezichthoudende rol bewaken of de vervanging en het informatiebeheer voldoen aan de kwaliteitseisen.

Bezwaar

Het vervangingsbesluit is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht, zoals de toelichting bij artikelen 6 en 7 van het Archiefbesluit 1995 expliciet vermeldt. Het vervangingsbesluit staat dan ook open voor bezwaar.

Bij de Gemeente Utrecht kunt u online bezwaar maken. U kunt geen bezwaar maken per e-mail. U kunt ook schriftelijk (per post) bezwaar maken. Stuur uw bezwaarschrift naar:

Gemeente Utrecht

T.a.v. Concernafdeling Informatie en Procesmanagement

Postbus 16200

3500 CE Utrecht

Wat staat in uw bezwaarschrift?

• Uw naam en adres

• Uw telefoonnummer (zodat we snel contact met u kunnen opnemen)

• Datum van het bezwaarschrift

• Reden(en) van bezwaar

• Uw handtekening

Bezwaar gemaakt, en dan?

• U krijgt altijd een ontvangstbevestiging (schriftelijk of per e-mail).

• De gemeente neemt binnen 6 weken een besluit. Als het nodig is, mogen we dit één keer met 6 weken verlengen. De commissie handelt binnen 12 weken een bezwaar af.

• In sommige gevallen wordt u gebeld door een juridisch medewerker van de gemeente, dit is afhankelijk van de bezwaarprocedure. Samen met u wordt dan het geschil bekeken en onderzoeken we of er een oplossing is zónder hoorzitting. Van dit telefoongesprek maken we een gespreksverslag.

Besluit blijft gelden tijdens bezwaarprocedure

Het besluit van de gemeente blijft gelden tijdens een bezwaarprocedure. Wilt u dit besluit tijdelijk uitstellen? Dien dan een verzoek in bij de voorzieningenrechter van de rechtbank. Dit verzoek heet ‘voorlopige voorziening’.

Utrecht, 13 december 2016

Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Utrecht,

de burgemeester, de gemeentesecretaris,