Verordening op de ambtelijke bijstand, gemeente Beesel, 2017

De raad van de gemeente Beesel besluit de volgende verordening vast te stellen,

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Paragraaf 1 Ambtelijke bijstand

Artikel 1

• 1. Een raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens deze verordening.

Artikel 2

• 1. Een raadslid wendt zich tot een ambtenaar met een verzoek om:

  • a. feitelijke en technische informatie van geringe omvang;

  • b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

• 2. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 3. Een raadslid wendt zich tot de griffie met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. Onder bijstand dient te worden verstaan het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van (redactionele dan wel inhoudelijke) ondersteuning bij de vormgeving van voorstellen, amendementen, moties en dergelijke.

• 4. De bijstand, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend door de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen. In geval van meer complexe dan wel politiek gevoelige verzoeken om bijstand, wordt het verzoek om bijstand door griffier en secretaris uitgezet.

• 5. Een raadslid wendt zich tot het college met verzoeken die niet voldoen aan lid 1.

Artikel 2

• 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffie of de secretaris ambtelijke bijstand, als bedoeld in artikel 1, eerste en vierde lid, tenzij:

  • a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b. dit het belang van de gemeente kan schaden.

• 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de burgemeester, de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

• 4. De griffie verleent ambtelijke bijstand, tenzij:

  • a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt, dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad, resp. de commissie, waarin hij zitting heeft;

  • b. dit het belang van de gemeente kan schaden.

• 5. Indien de bijstand om deze redenen wordt geweigerd, deelt de griffier dit met redenen omkleed mede aan de burgemeester en het raadslid of de fractievertegenwoordiger, dat het verzoek om bijstand heeft ingediend.

• 6. Bij verzoeken om feitelijke informatie, inzage in of afschrift van documenten en verzoeken om bijstand mag de ambtenaar, die informatie verstrekt of bijstand verleent, niet tot geheimhouding verplicht worden.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris of door de griffie wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk met redenen omkleed over het verzoek. De burgemeester kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium.

Artikel 4

• 1. Indien een raadslid niet tevreden is over de ambtelijke bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

• 3. De burgemeester kan besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium.

Paragraaf 2 Slotbepalingen

Artikel 5

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 januari 2017, na bekendmaking en na intrekking van de voorgaande verordening ambtelijke bijstand d.d. 13 oktober 2003.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als: verordening ambtelijke bijstand, gemeente Beesel, 2017.

Aldus vastgesteld door de raad van Beesel in zijn openbare vergadering van 12 december 2016.

drs. E.J.C. Apeldoorn-Feijts

Griffier

dr. P. Dassen-Housen

Burgemeester

Toelichting

Artikel 1

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen, die het verlenen van bijstand aan raadsleden juist bemoeilijken. Door aan ieder raadslid een recht op informatie en op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden, dat dit recht ook geëffectueerd kan worden.

Indien het gaat om het verzoek om informatie van feitelijke aard en van geringe omvang dan wel inzage in of afschrift van openbare documenten, kan een raadslid rechtstreeks contact opnemen met een ambtenaar uit de reguliere ambtelijke organisatie.

Het begrip document wordt hier overigens gebruikt in de betekenis die het in de Wet openbaarheid van bestuur heeft. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikel 25, 55 en 86 van de Gemeentewet.

Verzoeken om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties dan wel andersoortige bijstand worden bij de griffie ingediend.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Het is niet mogelijk in de verordening hiervoor vaste termijnen op te nemen in verband met de verschillen in aard en omvang van de werkzaamheden voor een verzoek. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

Op grond van het derde lid is er bij twijfel een rol voor de secretaris weggelegd. Deze zal moeten beslissen of het een verzoek als bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b betreft.

Artikelen 2 en 3

Beoordeling of één van de in artikel 2 genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie. Ook het recht op bijstand van de griffier wordt beperkt door twee uitzonderingssituaties. Hiermee wordt voorkomen, dat raadsleden de griffier om advies verzoeken in kwesties, die los staan van de gemeentelijke taakvelden. Bovendien dient de griffier, evenals de overige ambtenaren en de secretaris, te waken voor bescherming van het belang van de gemeente. Ook de griffier kan derhalve op basis van artikel 2, leden 4 en 5 besluiten de gevraagde bijstand te weigeren. In artikel 3 is aangegeven, dat de uiteindelijke beslissing over het niet verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan de burgemeester. Het ligt in de rede, dat hij hierover overleg voert met de secretaris en de griffier (en indien nodig ook het betrokken raadslid). De burgemeester kan ook besluiten een zaak voor te leggen aan het presidium. Reden hiervoor is enerzijds de spagaat, waarin de burgemeester nog steeds verkeert en welke een beslissing kan bemoeilijken, en anderzijds het bieden van een mogelijkheid voor de voltallige raad om als hoogste gemeentelijke orgaan een beslissing te nemen. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg de burgemeester verzoeken verantwoording over zijn besluit af te leggen (artikel 180 Gemeentewet).

Een ambtenaar mag niet tot geheimhouding verplicht worden. De betreffende ambtenaar kan daardoor namelijk in een moeilijke positie ten opzichte van zijn portefeuillehouder komen te verkeren. De mogelijkheid om aan de behandelend ambtenaar geheimhouding op te leggen is daarom uitgesloten. Uiteraard kan de griffier, gezien de vertrouwensrelatie tussen griffier en raadsleden en gelet op de specifieke aard van de functie van griffier, wel om geheimhouding worden verzocht.

Artikel 4

Ook indien – naar de mening van het raadslid op onvoldoende wijze aan zijn of haar verzoek om hulp gehoor wordt gegeven kan de zaak aan een hogere instantie worden voorgelegd: de burgemeester is daar gezien zijn eigenstandige positie in het gemeentelijke bestuur de meest aangewezen instantie voor. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier hierover eerst overleg te voeren met de secretaris. De burgemeester kan ook besluiten de zaak voor te leggen aan het presidium. Hiervoor geldt dezelfde reden als hiervoor bij artikel 3 is aangegeven.

Artikel 5

Behoeft geen verdere toelichting