Toelichting bij de Regeling Melding Vermoeden Misstand Leidse regio 2016

1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

Het bevoegd gezag is volgens deze regeling het hoogste orgaan binnen een organisatie. Betrokkenheid van het bevoegd gezag bij de behandeling van een meldingen is belangrijk. Het bevoegd gezag dient daarom ook te allen tijde te worden geïnformeerd over de ontvangst van een melding. Tevens draagt zij verantwoordelijkheid voor het (al dan niet) instellen van een onderzoek naar aanleiding van de melding en voor het oordeel naar aanleiding van het ingestelde onderzoek.

Voor het griffiepersoneel werkzaam bij de gemeente is de werkgeverschapstaak neergelegd bij de raad. De gemeenteraad is dus het bevoegd gezag. De uitoefening van het dagelijks werkgeverschap is vaak belegd bij een aparte werkgeverscommissie met uitsluitend raadsleden. Deze regeling kan conform de reguliere procedures worden vastgesteld door deze (werkgevers)commissie.

De definitie van het begrip misstand is aangepast. De nieuwe definiëring sluit aan bij de regelingen voor provincies en rijk.

Een vermoeden van een misstand valt uiteen in drie brede categorieën:

een schending van wettelijke voorschriften.

een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu.

een onbehoorlijke wijze van functioneren die een gevaar vormt voor het goed functioneren van de openbare dienst.

Voor een toelichting op het begrip ‘misstand’ verwijzen wij naar het ‘Besluit van 15 december 2009, houdende een regeling voor het melden van een vermoeden van een misstand bij de sectoren Rijk en Politie’.

De melder is iedere ambtenaar of aan een ambtenaar gelijkgestelde die een melding van een vermoeden van een misstand doet. Het gaat dus niet alleen om ambtenaren,

maar ook om stagiaires, vrijwilligers, oproepkrachten, ZZP’er, etc. Een melding mag worden gedaan tot 12 maanden na uitdiensttreding.

Artikel 2 Bescherming van de melder

Uitgangspunt is dat de identiteit van de melder geheim wordt gehouden. Dit is alleen anders indien de melder hier zelf toestemming voor geeft. Een ieder die betrokken is bij de behandeling van een melding moet zorgvuldig omgaan met de identiteit van de melder. Indien de melder niet heeft ingestemd met bekendmaking van zijn identiteit kan hij de melding vertrouwelijk doen bij de vertrouwenspersoon Integriteit (VPI). Informatie die de melder dan toekomt wordt verzonden aan de VPI. De VPI moet er zorg voor dragen dat de informatie bij de melder terecht komt.

De bescherming ziet ook op de ambtenaar die een misstand heeft gemeld in een andere organisatie dan zijn eigen organisatie. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als een medewerker tijdelijk samenwerkt met collega’s van een andere gemeente, of participeert in de projectorganisatie met andere organisaties. Noodzakelijk is wel dat de ambtenaar uit hoofde van zijn functie die misstand gewaar wordt.

Aan de bescherming zijn de voorwaarden verbonden zoals opgesomd in dit artikel. Deze voorwaarden dienen om te voorkomen dat een onzorgvuldige en/of onjuiste melding bij een andere organisatie leidt tot verstoorde verhoudingen.

De melder heeft op grond van deze regeling recht op juridische bijstand wanneer hij als gevolg van het te goeder trouw melden van een vermoeden van een misstand nadelige gevolgen ondervindt in zijn rechtspositie.

De deelnemende organisaties hebben een rechtsbijstandverzekering afgesloten bij Centraal Beheer Achmea waarbij dit risico verzekerd is.

Artikel 3a De integriteitscoördinator

De besturen van de vier regiogemeenten en Servicepunt 71 hechten groot belang aan een actief integriteitsbeleid en het streven om daarbij zoveel mogelijk gemeenschappelijk op te trekken en het beleid onderling goed af te stemmen. In dat kader past het besluit tot de benoeming van een regionale integriteitscoördinator.

De in de regeling genoemde hoofdtaken van deze functionaris kunnen nader worden gespecificeerd in onderstaand profiel.

Centraal aanspreekpunt

De integriteitscoördinator:

is benaderbaar voor directies, management, ondernemingsraden, integriteitsfunctionarissen en vertrouwenspersonen integriteit (VPI) voor overleg, klankbord en advies;

heeft een voorbeeldfunctie op het gebied van integriteit.

Regionale regiefunctie

De integriteitscoördinator:

houdt het thema integriteit actief onder de aandacht in afstemming met de lokale functionarissen integriteitsbeleid en VPI’s;

zorgt voor regionale afstemming en coördinatie van beleid, vertrouwenswerk en activiteiten;

houdt ontwikkelingen en actualiteit bij en wisselt deze informatie uit.

Coördinerend adviseur

De integriteitscoördinator:

adviseert en ondersteunt de deelnemende gemeenten/organisaties bij het opstellen, implementeren en evalueren van integriteitsbeleid in nauwe samenwerking met de lokale functionarissen integriteitsbeleid en VPI’s;

volgt wat er in de organisaties gebeurt en brengt op grond hiervan (on)gevraagd advies uit;

zoekt aansluiting bij bestaande activiteiten en ontwikkelingen zodat integriteitbeleid integraal onderdeel uit kan maken van het organisatiebeleid;

zorgt voor ontwikkeling en borging van kennis en expertise binnen de organisaties op het gebied van integriteit;

adviseert over de ontwikkeling en inzet van integriteitsinstrumenten, zoals trainingen, workshops, presentaties en folders.

Regiefunctie bij meldin g

De integriteitscoördinator:

ziet toe op naleving van de Regeling melden vermoeden misstanden;

voert een intakegesprek met de melder en/of VPI;

beoordeelt de ernst van de melding en verdere behandeling in overleg met gemeentesecretaris / algemeen directeur van de betreffende organisatie waar de melding vandaan komt en leden van het regionale meldpunt;

treedt op als voorzitter van het regionale meldpunt;

geeft namens en onder verantwoordelijkheid van de betreffende organisatie opdracht tot (extern) onderzoek en treedt hierbij op als regievoerder en contactpersoon;

per gemeente/organisatie:

legt inhoudelijk verantwoording af aan de gemeentesecretaris / algemeen directeur over de afhandeling van een melding;

rapporteert jaarlijks in samenwerking met de VPI over aantal en soort meldingen en de wijze van afhandeling;

rapporteert aan het Bedrijfsvoeringsoverleg (BVO) over de werking van het meldpunt: aantal en soort meldingen, de wijze van afhandeling en inzet als coördinator.

Artikel 3b De Vertrouwenspersoon Integriteit

De keuze voor het aantal vertrouwenspersonen integriteit en hun benoeming vindt plaats onder regie van het bevoegd gezag, De vertrouwenspersoon integriteit (VPI) kan een belangrijke rol vervullen in het proces van integriteitbewustwording, advisering en bij een vertrouwelijke melding ook voor de doorgeleiding van de melding. Het ligt voor de hand om bij grotere organisaties meerdere vertrouwenspersonen te benoemen, vanwege de werklast en het waarborgen van toegankelijkheid.

De in de regeling genoemde hoofdtaken van de VPI kunnen nader worden gespecificeerd in onderstaand profiel.

Aanspreekpunt

De VPI:

is benaderbaar voor elke medewerker met vragen, problemen of twijfels die betrekking hebben op integriteit;

informeert medewerkers en management over zijn/haar rol, taken en werkwijze;

heeft een voorbeeldfunctie op het gebied van integriteit;

brengt en houdt het thema integriteit actief onder de aandacht bij management en medewerkers en stemt daarbij af met de functionaris integriteitsbeleid en de regionale integriteitscoördinator.

Opvang, advies en begeleiding

De VPI:

vervult de rol van klankbord en ‘gids’ en adviseert de (potentiele) melder welke stappen hij of zij kan nemen. Daarbij kan ook een beroep worden gedaan op het Adviespunt Klokkenluiders.

verwijst indien nodig de melder door naar andere functionarissen, zoals de vertrouwenspersoon voor ongewenst gedrag of de HRM-adviseur, of naar (hulp)verleningsinstanties. De VPI ondersteunt de melder bij het inschakelen van deze personen en/of instanties.

adviseert en ondersteunt de melder bij het maken van een juiste afweging voor de mogelijk te ondernemen actie(s). Als de melder besluit om een melding te doen bij het regionale/externe meldpunt, biedt de VPI hierbij begeleiding en ondersteuning.

fungeert als intermediair tussen melder, regionale/externe meldpunt en andere betrokkenen als een medewerker een vertrouwelijke melding wil doen;

de melder op de hoogte van de voortgang en afhandeling van de melding en verleent indien nodig nazorg.

Rapportage en overleg

De VPI:

rapporteert jaarlijks in samenwerking met de regionale integriteitscoördinator aan het bevoegd gezag over het aantal en de soort meldingen binnen de gemeente/organisatie en de wijze van afhandeling. Deze rapportage wordt tevens naar de Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt;

overlegt periodiek met de functionaris integriteitsbeleid, de regionale integriteitscoördinator en collega VPI’s van de andere gemeenten/organisaties.

De vertrouwenspersoon geniet dezelfde bescherming tegen nadelige gevolgen van zijn rechtspositie als de melder. Ook de vertrouwenspersoon heeft op grond van de regeling recht op juridische bijstand indien hij als gevolg van zijn werkzaamheden die hem op basis van deze regeling zijn toebedeeld negatieve gevolgen ondervindt in zijn rechtspositie. Ook dit risico is meeverzekerd voor organisaties die een rechtsbijstandverzekering hebben afgesloten bij Centraal Beheer Achmea. Lokaal dient dit gecontroleerd te worden in de polisvoorwaarden.

Artikel 4 Het regionale meldpunt

Het bedrijfsvoeringsoverleg (BVO) heeft op 16 juli 2014 besloten tot het inrichten van een regionaal meldpunt bij SE/HRM van Servicepunt71 voor de uniforme registratie en intake van interne meldingen uit de vijf organisaties om daarmee de coördinatie en ondersteuning van het vertrouwenswerk en de kennisdeling te bevorderen.

De samenstelling van het regionaal meldpunt is wisselend en afhankelijk van de aard en omvang van de melding. De integriteitscoördinator bepaalt in opdracht van het bevoegd gezag, bij wie het vermoeden van een misstand is gemeld, per melding de samenstelling van het regionaal meldpunt.

2. Interne meldingsprocedure

Artikel 6 Melding

Het is aan de ambtenaar te bepalen waar hij zijn melding in eerste instantie wil doen. Het zal aan de omstandigheden liggen of dat zijn leidinggevende – de naast hogere leidinggevende als de melding de direct leidinggevende betreft - dan wel de VPI is. Het is belangrijk dat hij de melding doet. Indien gewenst kan de ambtenaar er voor kiezen de melding anoniem te doen via de VPI. De identiteit van de ambtenaar is in dat geval alleen bekend bij de VPI. De organisatie zal in de communicatie over de regeling duidelijk moeten zijn in de mogelijkheden.

Een directe melding bij het externe meldpunt is mogelijk. Dat ligt voor de hand als de melding gaat over bijvoorbeeld een handelwijze van college of directie. Artikel 12 gaat hier verder op in.

De identiteit van de melder wordt niet verder bekend dan noodzakelijk is voor de behandeling van de melding. Hierover vindt vooraf overleg plaats met de melder.

Wanneer een (vermoeden van) een misstand een strafbaar feit betreft, moet uiteraard altijd aangifte worden gedaan bij de politie. De procedure uit deze regeling kan daarvoor niet in de plaats treden. Van ambtsmisdrijven moet op grond van artikel 162 Strafvordering aangifte worden gedaan.

Artikel 7 Melding door een ex-ambtenaar

Zoals in de toelichting bij artikel 6 al opgemerkt kunnen ook ex-ambtenaren – waarbij de definitie van ambtenaar is als die genoemd in artikel 1 – een vermoeden van een misstand melden. Dat kan gedurende een periode van een jaar na de ontslagdatum. Procedurevoorschriften zijn hierbij hetzelfde als voor de ambtenaar die nog werkzaam is voor de organisatie.

Artikel 8 Informeren van het bevoegd gezag

Het bevoegd gezag moet zo snel mogelijk op de hoogte wordt gesteld van een melding van een vermoede misstand. Belangrijk is dus dat (direct-)leidinggevenden binnen de organisatie goed op hoogte zijn van het bestaan van deze regeling en de bijhorende procedures. Ook als een melding wordt gedaan zonder bekendmaking van de identiteit van de melder kan een onderzoek plaatsvinden.

Artikel 9 Ontvangstbevestiging door het bevoegd gezag

Door of namens het bevoegd gezag wordt zo spoedig mogelijk een ontvangstbevestiging gezonden aan de melder met een samenvatting van de procedure die daarop volgt. Het is van belang daarbij de datum van ontvangst van de melding te noemen gezien de termijnen genoemd in artikel 11 en het gevolg van het overschrijden ervan.

Indien de identiteit van de melder niet bekend is gemaakt, wordt hem de ontvangstbevestiging toegezonden via de vertrouwenspersoon bij wie hij de melding heeft gedaan. Deze vertrouwenspersoon zorgt ervoor dat de melder de ontvangstbevestiging ontvangt.

Daarnaast worden eventueel andere betrokkenen geïnformeerd. Bij een melding van een vermoeden van een misstand kan de integriteit van andere personen werkzaam bij of voor de organisatie in het geding zijn en onderwerp zijn van onderzoek. Daarom is de bepaling opgenomen dat het bevoegd gezag deze betrokkenen informeert maar daarbij geldt wel als beperking dat het onderzoeksbelang niet wordt geschaad.

Artikel 10 Onderzoek door het bevoegd gezag

De integriteitscoördinator doet in opdracht van het bevoegd gezag zo snel mogelijk onderzoek. Het bevoegd gezag bepaalt in overleg met de integriteitscoördinator op welk niveau en door wie onderzoek wordt gedaan. Afhankelijk van bijvoorbeeld de aard van de vermoede misstand of van de plaats in de organisatie van degenen die daarbij vermoedelijk betrokken zijn, kan het onderzoek worden opgedragen aan de direct leidinggevende van de melder, aan de directeur van een dienst, aan een veiligheidsfunctionaris of wellicht aan een extern bureau of persoon.

In het tweede lid is bepaald dat het onderzoek niet mag worden verricht door een persoon die mogelijk betrokken is bij de vermoede misstand, ter voorkoming van mogelijke vooringenomenheid en ongewenste beïnvloeding.

Het bevoegd gezag kan bij het onderzoek een (externe) deskundige raadplegen. Ook deze deskundige dient zorgvuldig om te gaan met de identiteit van de melder.

Artikel 11 Standpunt en kennisgeving door het bevoegd gezag

Het bevoegd gezag krijgt tien weken de tijd om onderzoek te doen en een standpunt te bepalen.

De praktijk wijst uit dat het onderzoek de nodige tijd vergt. Als een melding vertrouwelijk wordt gedaan kan dit een reden zijn voor een langere termijn omdat het bevoegd gezag hierdoor meer tijd nodig kan hebben om alle relevante feiten boven tafel te krijgen. Indien de periode van tien weken niet voldoende is, kan het bevoegd gezag de vaststelling van het standpunt met maximaal vier weken verdagen. De betrokkenen worden hiervan voor het verstrijken van deze tien weken op de hoogte gesteld. Deze termijnen zijn gelijk aan de termijnen genoemd in de Algemene wet bestuursrecht (Awb).

3. Externe meldingsprocedure

Artikel 12 Melding bij het externe meldpunt

Er is geen harde termijn gegeven voor de melding bij het externe meldpunt. ’Redelijk’ zal per geval ingevuld moeten worden; het oordeel is aan het meldpunt zelf. Als het meldpunt tot de conclusie komt dat de melding te laat wordt gedaan volgt niet ontvankelijkheid. Dat is opgenomen in artikel 14.

Vertrouwelijke melding bij de commissie is mogelijk. In dat geval zorgt het externe meldpunt ervoor dat de identiteit van de melder niet bekend wordt.

Aan de rechtstreekse gang naar het externe meldpunt is de voorwaarde verbonden dat daarvan alleen gebruik kan worden gemaakt indien daartoe aanleiding bestaat. Een rechtstreekse melding bij het externe meldpunt kan bijvoorbeeld geëigend zijn als het gaat om een vermoeden van een misstand begaan door (leden van) het college of directie. Ook andere situaties of omstandigheden waardoor de melder onvoldoende vertrouwen heeft in een interne melding zijn denkbaar. De melder moet daarbij enigszins kunnen concretiseren waarom hij niet intern wil melden. Het is vervolgens aan het externe meldpunt om te oordelen of de melder zich terecht rechtstreeks tot het externe meldpunt heeft gewend, of dat de melder de kwestie eerst intern aanhangig had moeten maken.

Tevens kan melding bij het externe meldpunt worden gedaan als de melder zich niet kan vinden in het standpunt van het bevoegd gezag en/of deze niet tijdig is ontvangen door de melder.

Artikel 13 Ontvangstbevestiging door het externe meldpunt

De melder ontvangt een ontvangstbevestiging van het externe meldpunt. Het is van belang de datum van ontvangst van de melding te noemen, gezien de termijnen genoemd in artikel 16.

Alle betrokkenen worden over de melding geïnformeerd, tenzij daardoor het onderzoeksbelang kan worden geschaad.

Artikel 14 Niet ontvankelijkheid

Een melding is niet ontvankelijk indien naar het oordeel van het externe meldpunt er geen sprake is van een misstand of een misstand van voldoende gewicht.

De melding is niet-ontvankelijk als de melder zich niet heeft gehouden aan de termijnen als genoemd artikel 11. Dit geldt ook als een melding niet binnen een redelijke termijn is geschied.

Een melding is niet ontvankelijk indien rechtstreekse melding bij het externe meldpunt is gedaan, maar er geen sprake is van zwaarwegende belangen die een interne procedure in de weg staan.

Tevens is een melding niet-ontvankelijk als geen sprake is van een melder als bedoeld in artikel 1 sub c en/of de melder al langer dan 12 maanden uit dienst is.

Indien de melding niet ontvankelijk is worden betrokken hiervan binnen vier weken op de hoogte gesteld.

Artikel 15 Onderzoek door het externe meldpunt

Het externe meldpunt stelt zo snel mogelijk na ontvangst van de melding een onderzoek in. Het externe meldpunt kan inlichtingen winnen bij het bevoegd gezag, dat verplicht is hieraan mee te werken. Indien nodig wordt een (externe) deskundige geraadpleegd. Het externe meldpunt beslist of er al dan niet een deskundige wordt geraadpleegd. Ook deze (externe) deskundige gaat zorgvuldig om met de identiteit van de melder.

Artikel 16 Advies en kennisgeving door het externe meldpunt

Het externe meldpunt krijgt acht weken de tijd om onderzoek te doen en een advies uit te brengen. Indien de periode van acht weken niet voldoende is, worden betrokkenen hiervan voor het verstrijken van deze acht weken op de hoogte gesteld. Het externe meldpunt kan het uitbrengen van het advies met maximaal vier weken verdagen.

Het externe meldpunt maakt het advies aan het bevoegd gezag in geanonimiseerde vorm openbaar, tenzij zwaarwegende belangen zich hiertegen verzetten. Het advies wordt echter niet openbaar gemaakt voordat het bevoegd gezag zijn standpunt bekend heeft gemaakt of, indien er geen standpunt bekend is gemaakt, de termijn van vier weken waarbinnen het bevoegd gezag dit moet doen is verstreken.

Artikel 17 Standpunt bevoegd gezag naar aanleiding van het advies van het externe meldpunt

Het bevoegd gezag moet binnen twee weken een besluit nemen op het advies van het meldpunt. Gekozen is voor een relatief korte termijn. Als een gemotiveerd advies van het externe meldpunt beschikbaar is, moet het bevoegd gezag snel tot een besluit kunnen komen. De belangen van de melder en de eventuele andere betrokkenen binnen de organisatie wegen hierbij zwaar: onzekerheid moet niet langer duren dan noodzakelijk.

Artikel 18 Jaarverslag

Door de Onderzoeksraad (of een ander extern meldpunt) wordt jaarlijks een jaarverslag opgemaakt met het aantal en de aard van de meldingen en de uitgebrachte adviezen. Dit is in lijn met de plicht voor de VPI om de interne meldingen te monitoren en daarvan jaarlijks een verslag op te maken.

Het jaarverslag van de Onderzoeksraad gaat naar het bevoegd gezag en de Ondernemingsraad en wordt openbaar gemaakt.