Gemeente Landgraaf - Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad 2016

De gemeenteraad van de gemeente Landgraaf,

gelet op de artikelen 61 a, 61 c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

gelet op de handreiking burgemeesters Benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van mei 2016;

besluit:

vast te stellen de "Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad 2016".

Artikel 1 Algemene bepalingen

1. De raad stelt uit haar midden een commissie samen die het klankbordgesprek met de Burgemeester voert.

2. De verslagen van de klankbordgesprekken in de benoemingsperiode wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de Burgemeester.

Artikel 2 Samenstelling commissie

1. De commissie bestaat uit de voorzitters van de fracties die deel uitmaken van de gemeenteraad. Een fractie kan een ander raadslid voordragen als lid van de commissie.

2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

3. Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de fractie van het desbetreffende lid een vervanger. Heeft de fractie slechts één zetel dan kan er geen vervanger worden aangewezen.

4. De commissie laat zich ondersteunen door een door de commissie aangewezen ambtelijk secretaris.

5. De commissie kan zich laten informeren door adviseurs.

6. De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider.

Artikel 3 Porcedure en tijdschema

1. De commissie voert tenminste een maal per jaar een klankbordgesprek met de Burgemeester.

2. Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de Burgemeester heeft.

3. De ambtelijk secretaris agendeert en organiseert de klankbordgesprekken.

4. De ambtelijk secretaris onderhoudt de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning.

Artikel 4 Voorzitterschap van de commissie

1. De voorzitter leidt het gesprek.

2. De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten.

Artikel 5 Geheimhouding

1. De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken.

2. De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.

3. Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten.

4. De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan individuele raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 6, lid 1 en artikel 8, lid 6.

5. De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen.

6. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

7. De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.

8. Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de ambtelijk secretaris, de adviseurs en een mogelijke externe gespreksleider.

Artikel 6 Voorbereiding gesprek

1. Commissieleden en Burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande verslagen in de benoemingsperiode in te zien.

2. Commissieleden en Burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.

3. Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de Burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten.

4. Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.

5. Bij verhindering van meer dan twee leden van de commissie vindt het klankbordgesprek niet plaats en zorgt de ambtelijk secretaris voor een nieuwe afspraak.

Artikel 7 Het gesprek

1. Het gesprek vindt plaats in beslotenheid.

2. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de Burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten.

3. Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de Burgemeester is benoemd.

4. De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken:

a. het functioneren van de Burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters;

b. het functioneren van de Burgemeester als voorzitter van het college;

d. het functioneren van de Burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet;

e. die invulling en de uitvoering van de eigen portefeuille, met name de handhaving van de openbare orde en veiligheid;

f. de vertegenwoordiging van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa;

g. de representatie van de gemeente;

h. de relatie en het contact met de ambtelijke organisatie, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie;

i. de nevenfuncties en integriteit;

j. de verwachte en gewenste ontwikkelingen en de rol van de burgemeester daarin;

k. de door de commissie en de Burgemeester ingebrachte thema’s.

Artikel 8 Verslaglegging

1. Van het klankbordgesprek wordt een verslag opgemaakt.

2. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft een duidelijk beeld van het besprokene.

3. Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.

4. Indien leden van de commissie of de burgemeester zich niet kunnen verenigen met (delen van) het verslag worden deze opvattingen aan het verslag gehecht.

5. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter, de Burgemeester en de ambtelijk secretaris.

6. Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de Burgemeester en de commissaris van de Koning gestuurd.

Artikel 9 Archivering

1. De ambtelijk secretaris draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het vastgestelde verslag.

2. Na het aftreden van de Burgemeester worden alle stukken van de commissie die betrekking hebben op het functioneren van de Burgemeester door de ambtelijk secretaris vernietigd.

Artikel 10 Slotartikelen

1. De "Verordening Functioneringsgesprek burgemeester en raad 2011" wordt ingetrokken.

2. Deze verordening wordt aangehaald als "Verordening klankbordgesprekken burgemeester en raad 2016" en treedt in werking met ingang van de dag na die van bekendmaking.

Aldus besloten in de openbare besluitvormende raad, gehouden op 13 oktober 2016.

De griffier, De voorzitter,