Regeling buitenlandse dienstreizen voor ambtenaren van de gemeente Rotterdam 2016

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam,

 

gelezen het voorstel van de wethouder van Financiën, Organisatie, Haven, Binnenstad en Sport van 4 oktober 2016 met kenmerk: BCO-HCJ/16bb7299;

 

gelet op artikel 107 van het Ambtenarenreglement;

 

overwegende dat:

  • –

    Rotterdam een wereldspeler is in de haven- en logistieke sector en op het gebied van duurzaamheid en watermanagement;

  • –

    daarnaast de stad internationale ambities heeft op het terrein van sport, cultuur, congressen en toerisme;

  • –

    om tot versterking van deze posities te komen en om ervaringen op andere terreinen uit te wisselen, het vanzelf spreekt dat Rotterdam internationale betrekkingen onderhoudt en dat ambtenaren in dat verband buitenlandse dienstreizen maken;

  • –

    de gemeente opereert vanuit een publiek belang, het noodzakelijk is hiervoor spelregels vast te stellen;

  • –

    algemene bestuurlijke uitgangspunten van doelmatigheid, soberheid en het vermijden van (de schijn van) belangenverstrengeling de basis zijn van het handelen van ambtenaren in het kader van buitenlandse dienstreizen;

  • –

    overwegingen van duurzaamheid een rol spelen bij de beslissing om een ambtenaar een buitenlandse dienstreis te laten maken;

  • –

    daarbij tevens aandacht wordt besteed aan de wijze waarop de reis, het verblijf, de omvang van de delegatie en andere aspecten worden georganiseerd;

  • –

    in deze regeling wordt bepaald in welke gevallen en onder welke voorwaarden een ambtenaar een buitenlandse dienstreis kan maken;

  • –

    voor zover in deze regeling niet uitgewerkt, de rechtspositionele kaders van deze reizen zijn vastgelegd in de geldende arbeidsvoorwaardelijke regelingen;

besluit vast te stellen:

 

Regeling buitenlandse dienstreizen voor ambtenaren van de gemeente Rotterdam 2016

Artikel 1 Algemeen

  • 1.

    Een buitenlandse dienstreis binnen Europa kan worden gemaakt nadat daarvoor toestemming is verleend:

    • –

      voor de algemeen directeur door het college;

    • –

      voor de concerndirecteur van het cluster, de directeur Veiligheid, de directeur Concernaudit en de concerncontroller door de algemeen directeur;

    • –

      voor de overige ambtenaren door de concerndirecteur van het cluster. De concerndirecteur kan zijn bevoegdheid mandateren aan directeuren van het cluster.

  • 2.

    Een buitenlandse dienstreis buiten Europa kan worden gemaakt nadat daarvoor toestemming is verleend door de burgemeester als portefeuillehouder Internationale Betrekkingen en nadat de aanvraag ter informatie van de vakwethouder is gebracht.

  • 3.

    Voor dienstreizen in het kader van belangenbehartiging bij de Europese Unie in Brussel kan worden volstaan met een jaarlijkse toestemming vooraf voor de te maken buitenlandse dienstreizen door degene die onder het eerste lid bevoegd is om toestemming te verlenen.

  • 4.

    Bij de te verlenen toestemming wordt in de overwegingen meegenomen:

    • –

      de aanleiding en het doel van de reis;

    • –

      de beleidsoverwegingen en het gemeentelijke belang bij de te maken reis;

    • –

      de uitnodigende partij en de eventuele wederkerigheid;

    • –

      het programma en de (voorgenomen) datum of periode;

    • –

      de samenstelling van het reisgezelschap;

    • –

      de geraamde kosten en de wijze waarop deze worden gedekt.

  • 5.

    De teamleider Public Affairs bij het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning wordt tijdig geïnformeerd over voorgenomen reizen en kan vooraf om advies worden gevraagd.

  • 6.

    Deze regeling geldt niet voor ambtenaren die:

    • –

      hun werkplek (mede) buiten Nederland hebben;

    • –

      hun werkzaamheden verrichten onder de verantwoordelijkheid van een andere opdrachtgever.

Toelichting

  • •

    artikel 1, lid 1:

    Hiertoe is een digitaal aanvraagformulier beschikbaar dat op het gemeentelijke intranet is te vinden.

  • •

    artikel1, lid 4, 3e streepje:

    Met de overweging van wederkerigheid wordt bedoeld dat men zich vooraf bewust is of en in hoeverre tegenbezoeken en inkomende bezoeken aan de orde kunnen blijken te zijn.

Artikel 2 Uitnodiging

  • 1.

    Uitnodigingen voor buitenlandse werkbezoeken, vergaderingen en dergelijke worden slechts geaccepteerd indien het gemeentelijke belang daarbij is gebaat.

  • 2.

    Buitenlandse dienstreizen worden niet gemaakt op kosten van een commerciële partij.

  • 3.

    De kosten van een buitenlandse dienstreis op uitnodiging van een niet-commerciële partij kunnen geheel of gedeeltelijk worden vergoed indien de uitnodiging afkomstig is van:

    • –

      een Nederlandse overheidsinstelling of een orgaan van de Europese Unie;

    • –

      een overheidsinstelling of een niet-gouvernementele organisatie waarbij de dienstreis wordt gemaakt in het belang van de ontvangende partij en bedoeld is voor het assisteren bij of het verlenen van maatschappelijke of humanitaire hulp;

    • –

      een overheidsinstelling of een niet-gouvernementele organisatie en de gemeentelijke belangen door een weigering van de uitnodiging kunnen worden geschaad. In dat geval mag van de gemeente geen vergelijkbare tegenprestatie worden verwacht.

  • 4.

    Voor zover een vergoeding als bedoeld in het vorige lid wordt ontvangen, komt deze ten goede van het cluster.

Toelichting

  • •

    artikel 2, leden 1 en 2:

    Als een ambtenaar door een bedrijf of een buitenlandse mogendheid wordt uitgenodigd, kan de uitnodiging worden geaccepteerd als aan de overige voorwaarden wordt voldaan, maar komen de reis- en verblijfskosten van de ambtenaar altijd voor rekening van de gemeente.

  • •

    artikel 2, lid 3:

    Bij Europese instanties kan worden gedacht aan de Europese Commissie, het Comité van de Regio’s, de Europese Centrale Bank, de Raad van Europa. De Verenigde Naties zijn een voorbeeld van een niet-gouvernementele organisatie.

Artikel 3 Reisgezelschap

De kosten van eventueel met de delegatie meereizende derden worden niet vergoed.

Artikel 4 Meereizen van de partner

De partner van de ambtenaar reist niet mee, ook niet indien dit voor eigen rekening gebeurt.

Artikel 5 Verlenging van een reis

Een buitenlandse dienstreis wordt niet verlengd voor privé-doeleinden, ook niet indien dit voor eigen rekening gebeurt.

Artikel 6 Boeking van reis en verblijf

  • 1.

    De reis en het verblijf van de ambtenaar worden georganiseerd onder verantwoordelijkheid van en betaald door het betreffende cluster.

  • 2.

    Voor zover de ambtenaar zijn reis en verblijf zelf organiseert, worden de werkelijk gemaakte kosten op basis van declaratie vergoed, met inachtneming van hetgeen in de artikelen 7 en 8 is bepaald.

Artikel 7 Reiskosten

  • 1.

    Voor een buitenlandse dienstreis kan met inachtneming van redelijkheid en doelmatigheid gebruik worden gemaakt van trein, taxi, vliegtuig en andere vormen van (openbaar) vervoer. De door de ambtenaar ter plaatse werkelijk gemaakte reiskosten worden vergoed.

  • 2.

    De kosten van vliegreizen binnen Europa worden vergoed op basis van ‘economyclass’.

  • 3.

    Voor zover dat passend is, kan voor intercontinentale vluchten meer comfort of een hogere klasse worden geboekt, met ‘businessclass’ als maximum.

  • 4.

    Op het binnenlandse deel van een buitenlandse dienstreis zijn de bepalingen van het Besluit kostenvergoedingen van toepassing.

  • 5.

    Bij vliegtuigmaatschappijen worden geen persoonsgebonden rechten opgebouwd binnen loyaliteitsprogramma’s zoals ‘frequent flyer miles’.

Toelichting

  • •

    Artikel 7, lid 3:

    Hiermee wordt de duur van de vlucht bedoeld.

  • •

    artikel 7, lid 4:

    Hiermee worden de kosten bedoeld die binnen Nederland nodig zijn om de buitenlandse reis te kunnen maken, zoals de treinreis naar Schiphol.

Artikel 8 Verblijfkosten

  • 1.

    De in verband met een buitenlandse dienstreis noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden, logies en kleine uitgaven worden vergoed.

  • 2.

    De kosten voor het logies worden vergoed op basis van de werkelijk gemaakte kosten met als maximum het daarvoor genoemde bedrag in de ‘Tarieflijst logies- en overige kosten dienstreizen’ van de Reisregeling buitenland van de rijksoverheid.

  • 3.

    Voor zover de plaatselijke omstandigheden, zoals veiligheid, verhoogd prijsniveau tijdens conferenties, dat noodzakelijk maken kunnen de ambtenaar na verkregen toestemming de kosten van logies worden vergoed die hoger zijn dan het maximum van de in het tweede lid genoemde tarieflijst.

  • 4.

    De kosten voor maaltijden en kleine uitgaven worden vergoed op basis van de werkelijk gemaakte kosten, met als maximum het daarvoor als overige kosten genoemde bedrag in de ‘Tarieflijst logies- en overige kosten dienstreizen’ van de Reisregeling buitenland van de rijksoverheid.

  • 5.

    Indien in afwijking van het vierde lid voor de overige kosten een vaste dagvergoeding ter hoogte van het maximumbedrag wordt verstrekt, dient de ambtenaar daaruit alle te maken kosten te voldoen.

  • 6.

    Een vergoeding wordt niet verstrekt voor zover het reisprogramma in de bedoelde uitgaven voorziet.

  • 7.

    Indien de feitelijke reisduur afwijkt van die in de aanvraag wordt dit door de ambtenaar gemeld, waarna een eventuele vaste dagvergoeding als bedoeld in het vijfde lid wordt aangepast.

Artikel 9 Budgethouder

  • 1.

    De concerndirecteur van het cluster is budgethouder voor de reis- en verblijfkosten voor buitenlandse dienstreizen.

  • 2.

    De budgethouder is verantwoordelijk voor:

    • a.

      het inzichtelijk maken van de door de ambtenaar gemaakte kosten;

    • b.

      het inzamelen van kwitanties en rekeningen die betrekking hebben op de uitgaven die door de ambtenaar zijn gedaan;

    • c.

      het indienen van de financiële verantwoording.

Artikel 10 Reisverslag

  • 1.

    Binnen twee maanden na afloop van de dienstreis wordt door de ambtenaar een reisverslag aan zijn concerndirecteur aangeboden.

  • 2.

    Indien de reis door een concerndirecteur is gemaakt, wordt het verslag aan de vakwethouder aangeboden.

  • 3.

    De concerndirecteur kan bij een reis binnen Europa met maximaal één overnachting besluiten dat het eerste en tweede lid niet van toepassing zijn.

  • 4.

    Het verslag behandelt in ieder geval het resultaat van de reis, een korte financiële verantwoording en de feitelijke reisduur in dagen. De reisaanvraag wordt ter informatie bijgevoegd.

Artikel 11 Financiële verantwoording

De kosten van dienstreizen worden zodanig geadministreerd dat uitsplitsing per reis per ambtenaar en eventuele doorbelasting aan gemeentelijke organisatieonderdelen mogelijk zijn.

Toelichting

Hiertoe is een digitale tool beschikbaar.

Artikel 12 Jaarlijks overzicht

Ten behoeve van de Concerndirectie wordt jaarlijks per cluster een overzicht gemaakt van de gemaakte buitenlandse dienstreizen volgens een vast model. Een afschrift hiervan wordt ter informatie aan de burgemeester en de wethouder Financiën gestuurd.

Toelichting

Hiertoe is een digitaal formulier beschikbaar.

Artikel 13 Overig

  • 1.

    In onvoorziene situaties kan de concerndirecteur aan de algemeen directeur vragen een besluit te nemen.

  • 2.

    In gevallen waarin toepassing van deze regeling kan leiden tot een uitkomst die niet in overeenstemming is met de bedoeling van deze regeling kan de algemeen directeur gevraagd worden een besluit te nemen.

Toelichting

De teamleider Public Affairs bij het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning wordt voorafgaand aan het besluit van de algemeen directeur om advies gevraagd over situaties zoals bedoeld in dit artikel.

Artikel 14 Inwerkingtreding

  • 1.

    Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na dagtekening van het Gemeenteblad waarin het wordt geplaatst.

  • 2.

    Bij de inwerkingtreding van dit besluit komen de bestaande regels van de clusters voor buitenlandse dienstreizen voor ambtenaren te vervallen.

Artikel 15 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Regeling buitenlandse dienstreizen voor ambtenaren van de gemeente Rotterdam 2016.

 

Aldus vastgesteld in de vergadering van 4 oktober 2016.

De secretaris,

Ph.F.M. Raets

De burgemeester,

P.J. Langenberg, l.b.

Dit gemeenteblad 2016, nummer 155, is uitgegeven op 5 oktober 2016 en ligt op werkdagen van 8.30 tot 16.00 uur ter inzage bij het Bestuurlijk Informatiecentrum Rotterdam (BIR), locatie Stadswinkel Centrum, Coolsingel 40 (zijde Doelwater, tegenover hoofdbureau politie)

(Zie ook: www.bis.rotterdam.nl – Regelgeving of Gemeentebladen chronologisch)

Naar boven