Reglement van orde van college van burgemeester en wethouders Asten 2016

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Asten;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

Reglement van Orde 2016 voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders vast te stellen.

Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een lid van het college.

• 3. Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter of secretaris.

Artikel 2. Vergadering en vergaderstukken

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag en verder zo vaak de voorzitter of een lid van het college het nodig acht.

• 2. Indien een lid van het college een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen op te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering.

• 3. De digitale agenda met bespreekpunten inclusief de volledige verzameling vergaderingstukken, wordt doorgaans drie dagen van te voren beschikbaar gesteld voor alle leden van het college.

• 4. Onderwerpen waarover tijdige agendering als bedoeld in lid 2 niet mogelijk is, maar waarvan door de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk 8 uur vóór de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

• 5. Met toestemming van de voorzitter wordt de genoemde termijn in lid 4 bekort tot de vergadering zelf.

Artikel 3. Vergader- en besluitquorum

• 1. In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

• 2. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

Artikel 4. Mandatering en machtiging

• 1. Indien het quorum volgens artikel 3 er niet is én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, is een lid, dan wel zijn de aanwezige leden van het college, bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit is zoveel mogelijk passend in het bestaande beleid.

• 2. De burgemeester verleent hierbij, conform artikel 171 van de Gemeentewet, het desbetreffende lid of leden van het college volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen uitvoeren.

• 3. In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan.

• 4. In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting te geven over de uitoefening van het mandaat, de machtiging of de volmacht.

Artikel 5. Rol gemeentesecretaris

• 1. De secretaris is in de vergadering van het college aanwezig en bij afwezigheid treedt diens plaatsvervanger op.

• 2. De secretaris zorgt voor alles wat binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

• 3. Indien het functioneren van de secretaris het onderwerp is van de beraadslagingen, kan het college de secretaris verzoeken de vergadering te verlaten en treedt in dat geval diens plaatsvervanger op.

Artikel 6. Deelneming derden aan de vergadering

• 1. Een lid van het college kan in overleg met de secretaris en/of voorzitter besluiten (een) ambtelijk medewerker(s) of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn/hun mening ten aanzien van een onderwerp te geven, dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

• 2. Op degene(n) die op grond van dit artikel is/zijn toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging, zijn de bepalingen van dit reglement van toepassing.

Artikel 7. Geheimhouding

• 1. Met inachtneming van artikel 55 Gemeentewet kan het college geheimhouding opleggen op grond van een belang benoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur omtrent het behandelde in een besloten vergadering en omtrent de inhoud van de stukken die aan het college worden overlegd.

• 2. Op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur kan geheimhouding ook worden opgelegd door de burgemeester of een commissie ten aanzien van stukken die zij aan het college voorleggen.

• 3. Bij de oplegging van de geheimhouding wordt zo mogelijk bepaald per wanneer de geheimhouding is opgeheven.

• 4. Voor de geheime agenda en het verslag en de besluitenlijst over het geheime gedeelte geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55 Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 8. Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij lid 3 wordt toegepast.

• 3. Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.

• 1. a. Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

  • b. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

• 2. a. Indien bij een stemming voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken én de stemming beperkt is tot één persoon, beslist de voorzitter.

  • b. Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming plaatsvindt. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de voorzitter.

Artikel 9. Besluitvorming en besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor de besluitenlijst(en) van de collegevergadering

• 2. De besluitenlijst(en) bevat(ten) ten minste:

  • a. De namen van de aanwezige en afwezige leden;

  • b. De namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging (niet zijnde ambtenaren/deskundigen die om advies/toelichting in de vergadering zijn gevraagd);

  • c. Een formulering van de genomen besluiten.

• 3. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4. Indien een lid van het college hiertoe verzoekt, wordt aantekening gemaakt dat hij heeft tegengestemd.

• 5. Indien de secretaris hiertoe verzoekt, wordt aantekening gemaakt van zijn afwijkend advies.

• 6. De besluitenlijst(en) wordt/worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 7. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor openbaarmaking van de besluitenlijst(en) op de gemeente gebruikelijke wijze en wordt/worden de besluitenlijst(en) toegezonden aan de leden van de raad.

• 8. Van het behandelde waaromtrent geheimhouding is opgelegd, wordt een afzonderlijk verslag en/of besluitenlijst gemaakt. De secretaris ziet toe op een adequate archivering hiervan.

Artikel 10. Parafenbesluiten

• 1. Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop door geen van de collegeleden is aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst en dat door ieder lid van het college voor akkoord is geparafeerd.

• 2. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit voor akkoord heeft geparafeerd.

• 3. De parafenbesluiten worden in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst en toegezonden op de wijze zoals omschreven onder artikel 11.

Artikel 11. Openbare vergadering

• 1. De vergaderingen van het college vinden met gesloten deuren plaats.

• 2. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 3. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12. Uitleg reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing daarvan beslist het college van burgemeester en wethouders op voorstel van de voorzitter.

Artikel 13. Intrekking oude regeling

Het reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders vastgesteld op 24 mei 1994 wordt ingetrokken.

Artikel 14. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.

• 2. Dit reglement wordt aangehaald als ‘Reglement van orde college van burgemeester en wethouders Asten 2016’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Asten van 13 september 2016

College van burgemeester en wethouders,

mr. W.M.W. Verberkt

secretaris

mr. H.G. Vos

burgemeester

Toelichting op Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders

Algemene Toelichting

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) vast voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden. Onder werkzaamheden wordt blijkens de Memorie van Toelichting bij de Gemeentewet onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De RvO’s van diverse andere gemeenten, veelal gebaseerd op het Modelreglement van orde van de VNG, zijn als basis gebruikt voor het RvO. De meeste zaken zijn direct afgeleid uit de Gemeentewet, hierin is weinig beleidsvrijheid. In het reglement zijn alle regels die voor de vergaderorde van belang zijn integraal opgenomen.

Toelichting op artikel 1 Verdeling werkzaamheden

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde komt in het zogenaamde constituerende beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de in artikel 168 Gemeentewet geboden mogelijkheid tot mandaatverlening aan individuele leden van het college. Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Met lid 3 wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering.

Toelichting op artikel 2 Vergadering en vergaderstukken

Met dit artikel wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53 lid 1 Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemene flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. De Gemeentewet laat zich niet uit over de competentie tot het beleggen van een vergadering. Dit is aan de gemeenten zelf over gelaten. Uit het tweede deel van lid 1 en uit lid 2 in dit RvO volgt dat naast de burgemeester (artikel 53 Gemeentewet) ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in lid 2 houdt overigens niet in dat aan de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van lid 1 staat daarin in de weg. Lid 2 geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Door niet voor te schrijven in welke vorm de toezending van de oproep moet gebeuren, kunnen de stukken voor de vergadering zo nodig per e-mail verzonden worden. In dit artikel wordt tevens aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda en de volledige verzameling vergaderstukken beschikbaar stelt aan de leden van het college. De tekst weerspiegelt de huidige werkwijze. Hierbij weegt de secretaris al naar gelang de omstandigheden af of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de leden van het college of dat dit in de vergadering gebeurt.

Toelichting op artikel 3 Vergader- en besluitquorum

De tekst van dit artikel komt overeen met artikel 56 Gemeentewet. Dit artikel is niet in het Modelreglement van de VNG opgenomen. Hoewel de bedoeling is alleen het hoogstnodige te regelen in het RvO, is deze tekst voor de volledigheid en overzichtelijkheid toch opgenomen. Ingevolge de wetsgeschiedenis staat het aan het college vrij in het RvO een zwaarder quorumvereiste te stellen. In dit reglement is hiervoor niet gekozen. Het in de Gemeentewet ter zake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing. Bij het niet behalen van het quorum kan geen besluitvorming plaatsvinden. Er moet dan een nieuwe vergadering worden uitgeschreven. De Gemeentewet bepaalt hiervoor geen termijn. Om toch besluiten te kunnen nemen, werd in het verleden in deze situatie de vergadering gesloten en onmiddellijk daarna werd een nieuwe vergadering geopend. Met het oog op de transparantie is in dit reglement gekozen voor het expliciet regelen van de besluitvorming door een minderheid van het college door het gebruik maken van de mogelijkheid tot onderlinge machtiging (zie artikel 5). Bepalend voor het quorum is het aantal leden van het college dat aanwezig is. Het staat los van de omvang van de aanstelling tot wethouderschap. Deeltijdwethouders tellen even zwaar als voltijdwethouders.

Toelichting op artikel 4 Mandatering en machtiging

Artikel 168 Gemeentewet biedt de mogelijkheid een lid van het college te machtigen tot uitoefening van een of meer bevoegdheden van het college. Daarbij wordt met ‘machtigen’ bedoeld zowel het mandateren, het geven van volmacht en het machtigen tot uitoefenen van feitelijke bevoegdheden. In dit artikel is bepaald dat de uitoefening van de beslissingsbevoegdheid van het college door een dienstdoend lid van het college kan geschieden voor zover dit op enig moment vanwege spoedeisendheid noodzakelijk is. Dit geldt wanneer naar het oordeel van het aanwezige lid of leden van het college geen uitstel mogelijk is vanwege financiële, juridische of maatschappelijke gevolgen. Aanvullend is bepaald dat het besluit/handeling zoveel mogelijk binnen de bestaande beleidskaders moet passen. In sommige gevallen is een privaatrechtelijke rechtshandeling vereist om uitvoering te kunnen geven aan een besluit dat namens het college is genomen. In het tweede lid is geregeld dat voor die gevallen een volmacht is verleend door de burgemeester.

Toelichting op artikel 5 Rol gemeentesecretaris

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 en 104 Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de organisatiebesluiten. Deze tekst is afgeleid van de artikelen 103 lid 1 en 104 Gemeentewet, waarbij is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde staat bij de uitoefening van hun taak in de vergadering van het college aanwezig is.

Toelichting op artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

De artikelen 55 lid 1 en 57 Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de leden van het college en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen in de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Toelichting op artikel 7 Geheimhouding

In afwijking van de VNG verordening is volledigheidshalve een artikel opgenomen over het opleggen van deze geheimhouding. De inhoud verwijst naar de relevante artikelen van de Gemeentewet. Het feit dat een vergadering in beslotenheid plaatsvindt, betekent niet automatisch dat er ook geheimhouding rust op de stukken. Hiervoor dient een apart besluit te worden genomen. Tegen het besluit tot opleggen van geheimhouding staat bezwaar open. Het maken van bezwaar is alleen mogelijk voor (rechts)personen die een rechtstreeks belang hebben bij het geheimhoudingsbesluit. Indien geen geheimhouding wordt opgelegd, dan kan een ieder het stuk opvragen op grond van de Wet openbaarheid van bestuur. Wel blijft het dan mogelijk om in het kader van de afweging van belangen, het verzoek tot openbaarmaking niet te honoreren. De rechter kan toetsen of de afweging juist is gemaakt. Het derde lid bepaalt dat ook het tijdstip wordt vastgesteld per wanneer de geheimhouding wordt opgeheven. Als dit niet mogelijk is, moet het college te zijner tijd een apart besluit nemen om de geheimhouding op te heffen. Voor de geheimhoudingstermijnen bestaan geen algemene richtlijnen. Wel geldt als uitgangspunt dat de wetgever de frequentie en duur van de geheimhouding zoveel mogelijk wil beperken. Ingevolge de Archiefwet worden in beginsel alle bestuurlijke stukken na 20 jaar openbaar. De Gemeentewet legt niet automatisch geheimhouding op op de geheime agenda en de verslaglegging hiervan. Hiervoor is een apart besluit van het college vereist. Het college maakt voor elk van de achterliggende onderwerpen en stukken van de geheime agenda een afzonderlijke afweging tot geheimhouding. Er kan van worden uitgegaan dat deze overwegingen ook de agendering en de verslaglegging aangaan. Om die reden is in dit reglement voorzien in een algemene bepaling waarbij op de agenda en het verslag van het geheime gedeelte standaard geheimhouding wordt opgelegd.

Toelichting op artikel 8 Stemmingen

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd ten aanzien van personen als een van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus niet of mondeling gestemd. De stem van een deeltijdwethouder telt even zwaar als die van een voltijdwethouder. Er vindt dus geen correctie op een eventuele deeltijdfactor plaats.

Toelichting op artikel 9 Besluitvorming en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Let op: de besluiten hebben rechtskracht zodra zij door het college zijn genomen. Hieraan doet niet af dat de besluitenlijst nog moet worden vastgesteld. Het is wel mogelijk dat bij de vaststelling van de besluitenlijst blijkt dat een agendapunt ten onrechte als besluit is benoemd. In dat geval worden eventueel al genomen uitvoeringshandelingen gestaakt c.q. teruggedraaid. Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, wordt ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag en/of besluitenlijst gemaakt. Dit wordt door de secretaris afzonderlijk bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven (zie artikel 9).

Toelichting op artikel 10 Parafenbesluiten

Dit artikel regelt het nemen van parafenbesluiten en komt niet voor in het Modelreglement van de VNG. Wel wordt in de toelichting in het Modelreglement vermeld dat, indien gebruik wordt gemaakt van een zogenoemd parafenbesluit, een concept-besluit dat door de leden van het college van parafen wordt voorzien dit daarna door het college als een definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd. Zie hiervoor de uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 (LJN nr. AH 9850, zaaknr. 200200757/1). In deze uitspraak staat vermeld dat doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, deze besluitvorming bekendgemaakt moet worden. Om te komen tot bevoegd genomen parafenbesluiten is dit artikel in het RvO opgenomen. In lid 1 is bepaald wanneer een conceptbesluit aan te merken is als een parafenbesluit. Omdat duidelijk moet zijn wanneer een parafenbesluit genomen is, wordt in lid 3 bepaald dat de datum van het besluit is de datum waarop het laatste lid van het college het besluit voor akkoord heeft geparafeerd.

Toelichting op artikel 11 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is de hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Deze bevoegdheid wordt uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt lid 2 van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Toelichting op artikel 12 Uitleg reglement, artikel 13 Intrekking oude regeling en artikel 14 Inwerkingtreding en citeertitel

Deze artikelen behoeven geen nadere uitleg.