Archiefverordening gemeente Koggenland 2015
De raad van de gemeente Koggenland;
 
heeft het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 december 2014 gelezen en neemt de onderbouwing daarvan over, en
 
gelet op artikelen 30, eerste lid, artikel 31 en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 en de Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland
 
BESLUIT
 
vast te stellen de
 
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening).
 
Hoofdstuk I. Algemene bepalingen
Artikel 1
In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
  • a.
    archiefbescheiden: documenten en andere informatieobjecten, ongeacht hun vorm overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de wet;
  • b.
    archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen gemeentelijke archiefbewaarplaats;
  • c.
    archiefruimte; een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet
  • d.
    beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats;
  • e.
    beheereenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel / organisatieonderdelen;
  • f.
    de wet: de Archiefwet 1995;
  • g.
    archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;
  • h.
    gemeenschappelijke regeling: Gemeenschappelijke regeling Westfries Archief
  • i.
    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
  • j.
    informatiesysteem Samenhangend geheel van documentatie, mensen, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd.
  • k.
    ordeningssysteem: systeem van ordening van archiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief Informatiebestand
Hoofdstuk II. De zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet, alsmede voor voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm of status.
Artikel 5
  • 1.
    Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd gedurende de in de geldende gemeentelijke selectielijst vastgestelde bewaartermijn.
  • 2.
    Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden (ongeacht of deze voor vernietiging of blijvende bewaring bestemd zijn) in aanmerking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht vast in het Besluit Informatiebeheer.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders doen minimaal één keer in de twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij voegen daarbij over het verslag (verslagen) van de directeur van het Westfries Archief aan hen heeft uitgebracht betreffende de uitvoering van de taken van het Westfries Archief, alsmede het verslag dat de archivaris aan hen heeft uitgebracht aangaande het toezicht op de zorg en het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 9
Burgemeester en wethouders bevorderen /zien erop toe dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersoon zoveel mogelijk geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Hoofdstuk III Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 10
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Artikel 11
De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek (of vergelijkbaar niveau) als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 12
  • 1.
    De beheerders verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
  • 2.
    De archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden, de ruimten en informatiesystemen waarin deze zich bevinden.
Artikel 13
De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 14
De beheerders doen aan de archivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:
  • a.
    opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
  • b.
    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte;
  • c.
    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
  • d.
    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering, conversie, migratie of emulatie van een informatiesysteem;
  • e.
    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.
  • f.
    vervanging door reproducties, teneinde de vervangen bescheiden te vernietigen, conform artikel 7 van de wet.
Artikel 15
De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan burgemeester en wethouders betreffende de uitoefening van het toezicht.
Hoofdstuk IV Slotbepalingen
Artikel 16
De Archiefverordening gemeente Koggenland 2009 wordt ingetrokken.
Artikel 17
Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking.
Artikel 18
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Koggenland 2015.
 
De raad van de gemeente Koggenland,
26 januari 2015, agendapunt

de griffier,

mevrouw drs. P.M. Tromp

de voorzitter,

R. Posthumus

Memorie van toelichting
 
Dit model Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995.
Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden,die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Deze verordening is, evenals wet en besluit, van toepassing op papieren en digitale archiefbescheiden.
Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Hoofdstuk III is een uitwerking van het toezicht bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet en is aangepast aan de op 1 oktober 2012 in werking getreden Wet revitalisering generiek toezicht en de per die datum gewijzigde Archiefwet.
 
De Archiefverordening 2015 is de opvolger van de Archiefverordening 2009. De archiefverordening moest worden aangepast om verschillende redenen:
  • –
    de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Dit houdt in dat de archivaris en de archiefbewaarplaats door het college van Burgemeesters en wethouders worden benoemd.
  • –
    De Archiefregeling is in 2010 herzien en opnieuw vastgesteld.
  • –
    De inwerkingtreding van het Interbestuurlijk toezicht op 1 oktober 2012. Dit houdt in dat het toezicht op de zorg, naast het toezicht op het beheer, belegd is bij de archivaris.
 
Artikelsgewijze toelichting
 
Artikel 1
Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. a. archiefbescheiden: Dit is een kernbegrip binnen de informatiehuishouding. Het gaat om alle informatieobjecten, ongeacht de vorm (papier of digitaal) die door een organisatie worden ontvangen of opgemaakt uit hoofde van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van die organisatie. De definitie van het begrip archiefbescheiden omvat, op grond van artikel 1, onder c. 3º, van de Archiefwet ook de particuliere archieven en de collecties die berusten in de archiefbewaarplaats.
 
Artikel 2
De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. De wet en bijbehorende regelgeving stellen nog geen inhoudelijke eisen aan de inrichting van een digitaal archief (ook e-depot genoemd). Het digitaal archief kan gezien worden als het equivalent van de archiefbewaarplaats en de archiefruimten voor papieren archiefbescheiden. In de toekomst wordt de wet hier wellicht op aangepast. Vooruitlopend daarop zijn Burgemeester en wethouders ook zorgdrager voor het inrichten en in stand houden van de digitale archieven ( al dan niet overgedragen).
 
Artikel 3
Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer.
 
Artikel 4
Met de status van archiefbescheiden wordt in dit artikel bedoeld of het om een concept of definitief stuk. Tevens wordt met de status in archief technische zin de dynamische, semi-statische en statische fase bedoeld.
 
Artikel 5
De Archiefregeling hoofdstuk 2, duurzaamheid van archiefbescheiden, telt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. De Archiefregeling hoofdstuk 3, geordende en toegankelijke staat, telt nadere regels omtrent de kwaliteit en de procedures voor de informatiesystemen waarin de archiefbescheiden zijn gearchiveerd. In paragraaf 2 van dit hoofdstuk worden nog specifieke regels gesteld ten aanzien van digitale archiefbescheiden.
 
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer.
 
Artikel 8 en artikel 15
De gemeenteraad verneemt op deze manier tweejaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.
 
Artikel 15
De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van burgemeester en wethouders aan de raad zoals bedoeld in artikel 8.
 
Naar boven