De taken van de raadscommissies zijn vastgelegd in artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet. De raadscommissies bereiden de besluitvorming van de raad voor en overleggen met het college of de burgemeester. Wat betreft de invulling van de taken van de raadscommissies zijn ruwweg twee modellen te onderscheiden. In het eerste model is een raadscommissie vooral gericht op voorbereiding en informatievoorziening en vindt het politieke debat plaats in de raad, in het tweede vindt het politieke debat plaats in een raadscommissie en geschiedt de besluitvorming door de raad.
De taak om de besluitvorming van de raad voor te bereiden komt tot uitdrukking in de taak advies uit te brengen over een voorstel of onderwerp. De raadscommissie kan ook uit eigener beweging advies aan de raad uitbrengen, ook dit advies kan aanleiding zijn voor besluitvorming in de raad. De taken van de raadscommissie zijn in essentie dezelfde als die van de raad, die van kaderstellend, controlerend en volksvertegenwoordigend orgaan.
De raadscommissie bepaalt evenals de raad haar eigen agenda. Dit betekent dat niet het college maar (de voorzitter van) de raadscommissie bepaalt of een voorstel aan de raadscommissie wordt voorgelegd alvorens het in de raad wordt besproken. In het Model Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2014 is om dit te coördineren een agendacommissie ingericht. Deze commissie is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afstemming van raads- en commissievergaderingen. Veelal zal het echter wel zo zijn dat een onderwerp eerst in een raadscommissie wordt besproken.
Artikel 4 - Samenstelling; benoeming commissievoorzitter
De raad bepaalt de samenstelling van de raadscommissies. Wel schrijft artikel 82, derde lid, van de Gemeentewet voor dat de raad moet zorgen voor een evenwichtige vertegenwoordiging van de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen. Om dit te bereiken schrijft het eerste lid van dit artikel voor dat een raadscommissie bestaat uit een minimum en maximum aantal leden per fractie. De verhoudingen in de raadscommissies hoeven overigens blijkens jurisprudentie niet exact overeen te komen met de verhoudingen in de raad.
De commissieleden worden door de raad benoemd, op voordracht van de fracties. Dit houdt in dat het aan de fracties zelf is om te bepalen wie de betreffende fractie vertegenwoordigen in de verschillende commissies. Het is enkel mogelijk – overeenkomstig het derde lid zelfs verplicht - de benoeming van een voorgedragen lid te weigeren als het een “burgerlid” betreft die niet voldoet aan de vereisten van de Gemeentewet (zie verder de toelichting op het derde lid).
Uit het derde lid volgt dat de leden van een raadscommissie geen raadslid hoeven te zijn. Wel zijn het de fracties die de leden voordragen. Op grond van het derde lid moeten commissieleden, evenals raadsleden, voldoen aan hetgeen is bepaald in de artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet. Dit betekent onder andere dat zij achttien jaar moeten zijn, over een geldige verblijfstitel moeten beschikken, hun nevenfuncties openbaar moeten maken, geen functie als bedoeld in artikel 13 mogen vervullen en niet in strijd mogen handelen met artikel 15. Om te beoordelen of wordt voldaan aan de eisen van de Gemeentewet, ligt het voor de hand om gebruik te maken van een geloofsbrievenonderzoek. Het verdient aanbeveling dit onderzoek uit te laten voeren door de commissie die voor raadsleden en wethouders het op basis van artikel V 4 van de Kieswet verplichte geloofsbrievenonderzoek uitvoert. De vereisten die onderzocht moeten worden zijn immers gelijk. Dit onderzoek (alleen naar de niet-raadsleden) gaat vooraf aan het raadsbesluit waarmee de commissieleden benoemd worden.
Artikel 18 - Spreekrecht burgers
Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Doordat de raadsvergadering het sluitstuk is van het besluitvormingsproces dat lang daarvoor is begonnen (ambtelijke organisatie, college, commissies) is er voor gekozen een ruim spreekrecht op te nemen in de commissieverordening. Op dit moment zijn de fracties nog bezig hun mening te vormen. Een inspreekmogelijkheid tijdens de raadsvergadering is doorgaans minder effectief (‘schijnspreekrecht’). Naast het spreekrecht beschikken burgers ook over het instrument van het burgerinitiatief om onderwerpen op de agenda te plaatsen.
De burgers die wensen in te spreken moeten zich binnen een ‘redelijke termijn’ voor de vergadering melden bij de griffier. De griffier kan, indien nodig, de persoon naar de juiste raadscommissie verwijzen. Uiteraard kan, afhankelijk van de beschikbaarheid, ook gekozen worden voor aanmelding bij de commissiegriffier. Procedureel is het handig om als ‘redelijke termijn’ circa 48 uur aan te houden. Door niet uitdrukkelijk een termijn op te nemen, kan hiermee flexibel worden omgegaan en de servicegerichtheid naar de burger worden vergroot.
Als richtlijn kan vijf minuten spreektijd per inspreker worden aangehouden. Op voorstel van de voorzitter, die in eerste instantie voor een ordentelijk verloop van de vergadering moet zorgen en dus moet kunnen aanvoelen of een verkorting of verlenging van de spreektijd gewenst is, kan van deze richtlijn worden afgeweken.
De voorzitter geeft insprekers de gelegenheid te reageren op de eerste behandelingstermijn van het agendapunt waarbij ze hebben ingesproken en zorgt ervoor dat insprekers na afronding van de bespreking van het betreffende agendapunt een terugkoppeling krijgen.
Op basis van artikel 14, derde lid, wordt het verslag toegezonden aan de burgers die hebben ingesproken.
Artikel 25 - Opheffing geheimhouding
De raad kan de geheimhouding die een raadscommissie aan de raad oplegt, opheffen. Wel bestaat er een overlegverplichting, waarmee recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Bijlage 1: Doelen van de diverse bijeenkomsten van raad en raadscommissies
Vastgesteld door het presidium op 9 maart 2015
-op maandagavond zijn procedurecommissies, trainingen voor raads- en commissieleden en interne bijeenkomsten van raad en fracties gepland;
-op donderdagavond de openbare vergaderingen en andere publieksavonden
.
a. Agendacommissie Maandag 19.30 - 20.30 uur
Doel van deze commissie is het borgen van de planning voor de raad en de commissieleden.
De Agendacommissie bestaat uit de fractievoorzitters en de commissievoorzitters, de voorzitter van de raad, de griffier en de raadsadviseur (in verband met agendering van de inhoudelijke commissies).
Taak van de agendacommissie.
De agendacommissie stelt aan het begin van de vergadercyclus de agenda’s van de commissies op. Deze commissie bekijkt de planning voor de komende weken van de diverse bijeenkomsten die vanuit de commissies worden belegd, de inhoud van de raadsspreekuren, de beeldvormingsavonden, de werkbezoeken
Let op: niet altijd zullen alle bijeenkomsten al helemaal duidelijk zijn; daar wordt enige flexibiliteit nodig geacht.
b. Themabijeenkomst / training Maandag 20.00 – 22.00 uur
Doel van deze avonden is ruimte te hebben om trainingen en speciale bijeenkomsten voor de raad te kunnen plannen.
Raadsleden/commissieleden
De griffie. De griffie krijgt vanuit de commissies of het presidium/de raad opdracht om de bijeenkomsten/trainingen te organiseren (voorbeelden: training Lezen van beleid, 19 januari 2015, en Integriteit, 2 maart 2015).
c.1 Technisch spreekuur Donderdag 19.00 – 19.45 uur
Gelegenheid voor college/organisatie om technische toelichtingen te geven op voorstellen die geagendeerd staan, al of niet op verzoek vanuit de (agenda)commissie(s).
Raadsleden en commissieleden. Aanmelden verplicht (advies van de werkgroep).
De griffie, op verzoek van college/organisatie of van de agendacommissie en wordt met betrokken wethouder c.q. medewerker afgestemd.
c.2 Ronde tafelgesprek Donderdag 20.00 – 22.00 uur
Interactieve bijeenkomsten met inwoners, deskundigen etc. over onderwerpen die de raad kiest uit de Lange Termijn agenda, om vooraan in het beleidsvormingstraject te zitten.
Raadsleden en commissieleden, burgers, vertegenwoordiging van burgers (genodigd en ongenodigd)
Raad /commissies /fracties
Griffie organiseert in samenwerking met raadsleden, ambtelijke medewerkers, externen.
d. Commissieavond Donderdag 19.30 – 22.00 uur (IZ, AZ)of 20.00 – 22.30 uur (RZ)
De oordeelsvormende bijeenkomsten zijn een belangrijke schakel in het besluitvormingsproces. Door onderling debat worden de vragen en meningen duidelijk.
De leden zijn de voorzitter en de commissieleden zoals afgevaardigd uit de fracties.
De griffie ondersteunt de voorzitter en de commissie. De portefeuillehouder(s) wordt/worden uitgenodigd bij de vergadering aanwezig te zijn.
Insprekers krijgen gelegenheid in de commissievergadering te reageren op de eerste termijn en de voorzitter van de commissie zorgt ervoor dat aan het einde van het betreffende agendapunt de inspreker een terugkoppeling krijgt.
Gasten van de Raad worden actief uitgenodigd en krijgen na elk agendapunt gelegenheid om te reageren.
Aanwezig publiek krijgt de mogelijkheid te reageren na de eerste termijn.
De commissies bereiden ten behoeve van de raad de raadsvoorstellen voor. Argumenten worden uitgewisseld. De commissies adviseren de raad of het voorstel nog politiek besproken zal worden in de raad of dat het een hamerstuk is.
e. Raad Donderdag 20.00 – 22.30 uur
Besluitvorming. De raadsvergadering is de enige wettelijke verplichting van de raad in de vergadercyclus.
De leden zijn de toegelaten en beëdigde leden van de raad. De voorzitter van de raad en de griffier zijn bij elke vergadering wettelijk aanwezig.
Aan het begin van de raadsvergadering is er gelegenheid voor inspreken over geagendeerde voorstellen. De inspreker krijgt een terugkoppeling naar aanleiding van zijn inspraak.
Er kan i.p.v. inspraak ook gelegenheid zijn om petities e.d. aan de raad aan te bieden.
In de raadsvergadering besluit de raad over voorstellen die het college of een lid/fractie of een burgerinitiatief bij de raad heeft ingediend.
f. Presidium (seniorenconvent) Maandag 19.30 – 20.30 uur
Buiten de vergadercyclus om vergadert het presidium eens per kwartaal op maandag.
Doel: Het presidium heeft tot doel de werkwijze van de raad te bewaken en hierover af te stemmen met voorzitter en griffier. In het overleg kunnen de deelnemers belangrijke zaken met elkaar bespreken.
Fractievoorzitters, voorzitter raad en griffier