Beleidsregels voor het gebruik van locaties voor evenementen
 
Collegebesluit 150714-32
Aanleiding
Op 9 juni 2015 (nr 26) heeft het college een voorgenomen besluit genomen voor vaststelling van de Beleidsregels voor het gebruik van locaties voor evenementen. Het stuk is naar de raad verzonden met het verzoek om wensen en bedenkingen kenbaar te maken aan het college. Op 3 juli 2015 heeft de themacommissie Vestigingsklimaat dit onderwerp behandeld.
Uit de terugkoppeling van de vergadering van de themacommissie:
De fracties D66, GL, VVD, CDA, GrvA , TVP en SP nemen, met inachtneming van de
gemaakte opmerkingen, een positief standpunt in over de beleidsregels
evenementenlocaties.
De fracties OPA, VT, PvdA en LST vinden de nota erg onduidelijk en vinden dat deze
nader moet worden uitgewerkt.
Wensen en bedenkingen zijn gegeven.
Naar aanleiding van de geuite wensen en bedenkingen doet de wethouder de
volgende toezeggingen:
1. In het definitieve besluit wordt nader ingegaan op de bereikbaarheid van
evenementen voor mensen met een beperking
2. Nagegaan wordt of het mogelijk is bij bepaalde evenementen gebruik te maken
van 'geluidsarme' generatoren.
3. De laatste zin onder punt 1.3 van de collegenota wordt als volgt gewijzigd: "De
gemaakte afwegingen in deze beleidsregels 'zullen' ook worden toegepast voor
andere locaties in de gemeente" (i.p.v. 'kunnen').
4. Nagegaan wordt of in de Beleidsregels het woordje 'kunnen' bij de eerste bullit
onder het kopje 'Te nemen maatregelen en/of te stellen voorwaarden' (paragraaf 5.6
Effecten op flora en fauna) kan worden gewijzigd in 'zullen'.
5. De op te stellen evenementenkalender wordt breed in de stad gecommuniceerd.
6. De term 'accent op muziek' wil zeggen dat er sprake kan zjin van versterkte
muziek. Dit wordt in de tekst aangepast.
7. Een vergunning kan meer dagen tellen. Voor het maximum per locatie telt het
aantal dagen. Dit zal scherper worden geformuleerd in de nota.
8. De eindtijden worden opgenomen in het definitieve besluit.
9. De nota wordt gecontroleerd op taalfouten.
10. De suggestie om te gaan werken met gele/rode kaarten bij overtredingen wordt
besproken met de burgemeester als portefeuillehouder handhaving.
11. Nagegaan wordt of er iets gedaan kan worden met mobiele geluidsschermen.
Met inachtneming van bovengenoemde en verwerking hiervan, waar aan de orde, in de beleidsregels en/of de locatiematrix (zie hieronder) kunnen de beleidsregels voor het gebruik van locaties voor evenementen nu definitief worden vastgesteld.
Beoogd effect/ bestuurlijk kader
Versterking vestigingsklimaat. De ontwikkeling van Tilburg als evenementenstad draagt bij aan de bekendheid van Tilburg. De portefeuillehouder heeft aan de commissie Vestigingsklimaat toegezegd dat voor de zomer van 2015 het locatie gebonden evenementenbeleid wordt aangeboden aan de raad.
Besluit
Het college besluit om de Beleidsregels voor het gebruik van locaties voor evenementen en de bijbehorende locatiematrix definitief vast te stellen en in te laten gaan op 1 januari 2016.
Argumenten
1.1. De Beleidsregels zijn aangepast n.a.v. de discussie in de commissie Vestigingsklimaat van 3 juli 2015.
De portefeuillehouder heeft de volgende toezeggingen gedaan n.a.v. de behandeling in de commissie:
  • 1.
    In het definitieve besluit wordt nader ingegaan op de bereikbaarheid van evenementen voor mensen met een beperking; Actie: Dit wordt meegenomen in de vergunningverlening. Dit wordt ook als aandachtspunt meegenomen bij het opstellen van de locatiebeschrijvingen (zie ook paragraaf 5.4 van de Beleidsregels).
  • 2.
    Nagegaan wordt of het mogelijk is bij bepaalde evenementen gebruik te maken van 'geluidsarme' generatoren. Actie: Initiatiefnemers moeten in de vergunningsaanvraag de opstelling en soort generator aangeven. We zullen bij de vergunningverlening zoveel mogelijk sturen op het gebruikmaken van 'geluidsarme' generatoren.
  • 3.
    De laatste zin onder punt 1.3 van de collegenota wordt als volgt gewijzigd: "De gemaakte afwegingen in deze beleidsregels 'zullen' ook worden toegepast voor andere locaties in de gemeente" (i.p.v. 'kunnen'). Actie: is hieronder aangepast. Zie punt 1.4.
  • 4.
    Nagegaan wordt of in de Beleidsregels het woordje 'kunnen' bij de eerste bullit onder het kopje 'Te nemen maatregelen en/of te stellen voorwaarden' (paragraaf 5.6 Effecten op flora en fauna) kan worden gewijzigd in 'zullen'. Actie: is aangepast in paragraaf 5.6
  • 5.
    De op te stellen evenementenkalender wordt breed in de stad gecommuniceerd. Actie: Dit wordt meegenomen bij het opstellen van de evenementenkalender in oktober.
  • 6.
    De term 'accent op muziek' wil zeggen dat er sprake kan zijn van versterkte muziek. Dit wordt in de tekst aangepast.
    Actie: is aangepast in de locatiematrix bij het Reesfhofpark.
  • 7.
    Een vergunning kan meer dagen tellen. Voor het maximum per locatie telt het aantal dagen. Dit zal scherper worden geformuleerd in de nota. Actie: is aangepast in de locatiematrix in de laatste kolom.
  • 8.
    De eindtijden worden opgenomen in het definitieve besluit. Actie: is toegevoegd aan paragraaf 5.5 van de Beleidsregels. Is ook aangepast in de locatiematrix in de laatste kolom.
  • 9.
    De nota wordt gecontroleerd op taalfouten.
    Actie: De tekst van de Beleidsregels is gecontroleerd en is aangepast indien nodig.
10. De suggestie om te gaan werken met gele/rode kaarten bij overtredingen wordt besproken met de burgemeester als portefeuillehouder handhaving.
Actie: Dit wordt besproken met de burgemeester.
11.Nagegaan wordt of er iets gedaan kan worden met mobiele geluidsschermen. Actie: Dit wordt onderzocht.
1.1.a. In aanvulling op bovenstaande en zoals toegezegd in de raadsvergadering van 13 juli bij de bespreking van raadsvragen over boombeschadiging bij een recent evenement in het Leijpark, besluit het college om in de matrix bij de locaties met gevoelige flora en fauna op te nemen dat er ook toezicht zal komen bij de op- en afbouw.
Dit heeft geleid tot aanpassing van de tekst in de matrix bij de locaties Interpolistuin, Muzentuin, Factoriumtuin, Leijpark, Reeshofpark en Wilhelminapark.
1.2 Het locatie gebonden evenementenbeleid is aangekondigd in de nota Van stad van evenementen naar Evenementenstad en is een uitwerking van deze nota.
In de nota (Paragraaf 4.5 Servicegerichte organisatie) staat vermeld:
We vinden het belangrijk dat we de evenementen in onze stad op een goede manier kunnen ondersteunen en faciliteren. Daarom willen we de dienstverlening aan evenementenorganisatoren verbeteren"
Het locatiebeleid wordt beschreven als een van manieren om een bijdrage te leveren aan het ondersteunen en faciliteren:
"Daarnaast willen we voor de bestaande evenementenlocaties locatiebeleid ontwikkelen. In het locatiebeleid staan alle voorwaarden voor de betreffende locatie, zoals het maximum aantal bezoekers, geluidsnormen, toegestane tijden, maximale aantal evenementen per jaar. Ook bevat dit plan informatie over afmetingen, wandelpaden, calamiteitenroutes, draagkracht (wanneer er een parkeergarage onder het plein is), het trafohuis, omwonenden etc."
De beleidsregels zijn een uitwerking van de eerder door het college vastgestelde nota. Het beleid en de ambitie uit die nota vormt het uitgangspunt.
1.3 Het bepalen van de relevante aspecten is mede gedaan op basis van een uitgebreide consultatieronde met belanghebbenden.
In de periode 25 maart tot 1 mei 2015 hebben er gesprekken plaatsgevonden met diverse belanghebbenden. Tevens is er een gemeentebrede bijeenkomst georganiseerd en was een ieder in de mogelijkheid om een schriftelijke reactie te geven. Ten behoeve van deze consultatieronde heeft een inventarisatie plaatsgevonden van 22 veel gebruikte evenementenlocaties en de cityring. De relevante aspecten zijn vastgesteld op basis van ervaringen en deskundigheid van ambtelijke betrokkenen bij evenementen en de uitkomsten uit de consultatieronde. Ook het belang van deze aspecten voor het bepalen van de geschiktheid van locaties is op dezelfde wijze bepaald.
1.4 Evenementen kunnen nog steeds in de gehele stad worden georganiseerd.
Ten behoeve van het opstellen van beleidsregels is er prioriteit gegeven aan 22 voor evenementen veel gebruikte locaties. Dat wil niet zeggen dat er alleen op deze locaties evenementen mogelijk zijn. Integendeel. Evenementen zijn in de gehele stad welkom. De gemaakte afwegingen in deze beleidsregels zullen ook toegepast worden voor andere locaties in de gemeente.
1.5 De beleidsregels zijn aanvullend op al gebruikte kaders en eisen die gebruikt worden bij het verlenen van een evenementenvergunning.
De beleidsregels dragen bij aan meer duidelijkheid voor organisatoren en vormen een afwegingskader voor het gebruik van locaties. Dit afwegingskader is een nadere invulling van al gebruikte uitgangspunten voor de beoordeling van evenementen zoals de gevolgen voor openbare ruimte en openbare orde en veiligheid.
1.6 Unieke kenmerken van een locatie zijn bepalend waarom een organisator kiest voor een specifieke locatie
Unieke kenmerken of kwaliteiten kunnen te maken hebben met omvang, voorzieningen zoals het medegebruik van gebouwen, en het karakter van de locatie zoals een groene omgeving en de aanwezigheid van water of horeca. Niet alle evenementen zijn gebonden aan een specifieke locatie, indien nodig kan het gesprek worden aangegaan om evenementen te verplaatsen.
1.7 Een locatiegerichte aanpak vraagt om maatwerk
Het is maar beperkt mogelijk om generieke uitgangspunten te benoemen voor locatiebeleid. Dit is bijvoorbeeld van toepassing bij geluid waarbij de omgeving van grote invloed is op hoe geluid wordt ervaren. Dit speelt ook een rol bij ecologie waarbij gevolgen voor flora en fauna en de te nemen maatregelen afhankelijk is van de aanwezige soorten.
Maatwerk in de vorm van op te stellen locatiebeschrijvingen maakt het tevens mogelijk om met belanghebbenden het gesprek aan te gaan over de kenmerken van de locatie en de (on)mogelijkheden die dit met zich meebrengen.
Om maatwerk te kunnen leveren is daarom een grote rol weggelegd voor de locatiebeschrijving. Vanuit de gemeente zal behalve kennis over de locatie ook de kaders uit de beleidsregels en de locatiematrix worden ingebracht.
1.8 Door het beleid op 1 januari 2016 in te laten gaan vindt er geen wijziging plaats tijdens het evenementenseizoen 2015.
Voor organisatoren zijn de regels en voorwaarden voor het organiseren van evenementen bekend. Op basis hiervan dienen organisatoren een aanvraag voor een evenementenvergunning in. Indien er halverwege 2015 de regels aangepast worden dan heeft men als organisator geen tijd om hier rekening mee te houden.
De periode tot 1 januari 2016 is ook nodig om de gemeentelijke processen en procedures hier op in te richten.
1.9 De locatiematrix geeft de inzet weer van het college bij de op te stellen locatiebeschrijvingen
De locatiematrix is een uitwerking voor de 22 geïnventariseerde locaties op basis van de beleidsregels. Hierdoor wordt duidelijk hoe de beleidsregels worden uitgewerkt. De locatiebeschrijving sluit hier op aan door maatwerk te bieden voor een specifieke locatie waarbij ook belanghebbenden worden betrokken.
Kosten en dekking
De verdere uitwerking in locatiebeschrijvingen worden opgepakt binnen de huidige ambtelijke capaciteit. Voorwaarde hiervoor is wel dat er een prioritering wordt opgesteld welke locaties als eerste wordt opgepakt voor de uitwerking van de locatiebeschrijvingen.
Vervolg
Informatie betrokkenen:
Belanghebbenden die zich hebben gemeld tijdens de consultatieronde worden op de hoogte gesteld van de beleidsregels en het definitieve besluit van het college. Op basis van dit definitieve besluit wordt een reactie opgesteld voor de betrokkenen uit de consultatieronde.
Locatiebeschrijvingen
Er wordt een voorstel gemaakt voor een prioritering van locaties voor het opstellen van locatiebeschrijvingen en hiermee wordt gestart zodat het college voor het einde van het jaar de eerste locatiebeschrijvingen kan vaststellen voor het evenementenseizoen 2016.
Vergunningen evenementen
De te stellen voorwaarden worden verwerkt in de werkwijze voor het verlenen van evenementenvergunningen zodat deze voor 1 januari 2016 gereed zijn.
Evaluatie
Ervaringen met het locatie gebonden evenementenbeleid worden meegenomen in de evaluatie van het Evenementenbeleid 2012-2016.
Bijlagen
  • 1.
    Beleidsregels t.a.v. het gebruik van locaties voor evenementen
  • 2.
    Locatiematrix
Naar boven